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Nicht nur Telefon und Drucker – 5 Geräte, die ebenfalls in jedes Büro gehören

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Frau am Geschäftstelefon

Für einige ist das Diktiergerät am Schreibtisch das wichtigste Gerät im Büro, für andere die Spielkonsole im Pausenraum. Technische Hilfsmittel sind aus unserer Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie erhöhen unsere Produktivität, verbessern unsere Motivation und sorgen dafür, dass Arbeiten effizient erledigt werden. Spätestens seit die Digitalisierung unser Arbeitsleben in allen Bereichen verändert, kommen wir in Büros ohne technischen Support nicht mehr aus. Wir haben im Folgenden die fünf Geräte zusammengestellt, die neben Telefon und Drucker in keinem Büro fehlen dürfen.

Die technische Ausstattung eines Büros entscheidet über den Unternehmenserfolg

Wir leben in digitalisierten Zeiten, in denen technische Geräte und moderne Medien zum Arbeitsalltag dazugehören. Wer zum Beispiel heute noch Akten nach Stichworten durchforsten muss, statt digitale Unterlagen von einem Computer auf Stichworte hin durchsuchen zu lassen, hat es schwer, gegen die Konkurrenz zu bestehen. Nur wer technisch auf der Höhe der Zeit ist, wird Kunden zufriedenstellen und am Markt Bestand haben können. Ebenso sind verschiedene Geräte eine gute Möglichkeit, um die Motivation der Belegschaft zu steigern und für mehr Produktivität zu sorgen. Bestes Beispiel hierfür ist ein praktischer Kaffeeautomat für den Pausenraum, der für den kleinen Wachmacher für Zwischendurch sorgt.

Hierbei ist jedoch nicht alles, was geht, auch sinnvoll. Geräte, die großen Konzernen Vorteile bringen, können für kleine Betriebe zu teuer sein. Deswegen ist eine individuelle Anpassung der Geräte an den Betrieb entscheidend. Welche Arbeiten sind im Büro zu erledigen und welches Optimierungspotenzial können Technologien und Geräte hierzu beisteuern? Einige Geräte können auch nicht ohne Weiteres implementiert, genutzt und gepflegt werden. Gelegentlich werden hierfür Schulungen notwendig. Ob sich die Investition in ein Gerät für ein Unternehmen lohnt, sollte daher im Vorfeld genau analysiert werden.

Diese fünf Geräte gehören in jedes Büro

Einige Unternehmen arbeiten mit Virtual Reality Brillen oder bieten ihren Mitarbeitern einen Whirlpool im Freizeitbereich. Solche Geräte machen eine Menge her, sind aber nicht für jedes Unternehmen und jedes Büro geeignet. Die folgende Auswahl beschränkt sich daher auf Geräte, die in zahlreichen Arbeitsumfeldern sinnvoll sind und sich für nahezu alle Unternehmen mit Bürotätigkeiten eignen.

1. Kaffee für die Personalküche

Für viele Menschen ist ein Start in den Arbeitstag ohne einen Kaffee gar nicht vorstellbar. Gerade in Großraumbüros ist daher eine hochwertige Kaffeemaschine ein unverzichtbares Gerät. Ein Vollautomat kann klassischen Kaffee ebenso zubereiten wie Espresso oder Cappuccino.

Bei der Auswahl ist entscheidend, dass das Gerät für den individuellen Bedarf und die Größe der Belegschaft Menge zugeschnitten ist. Große Geräte haben selbst mit einem hohen Kaffeebedarf kein Problem, nehmen dafür aber eine Menge Platz ein. Kleine Geräte sind kompakt und praktisch, stoßen bei einem hohen Kaffeebedarf aber schnell an ihre Grenzen. Damit die Belegschaft stets gut gelaunt und energiegeladen in den Tag starten kann, sollte bei der Wahl des passenden Kaffeevollautomaten auch auf den Funktionsumfang geachtet werden.

Kaffeeautomat mit Kaffeetasse

2. Geräte für flexibles Arbeiten

PCs sind in vielen Büros immer noch die Standardausrüstung. In einigen Fällen ist auch die Anschaffung von Laptops und Tablets für flexibleres Arbeiten sinnvoll.

Internetrecherchen, die Datenablage und das Verfassen von Texten und Berichten gelingt auch mit diesen Tools sehr leicht. Außerdem sind solche Geräte für die interne und externe Kommunikation geeignet. Kundengespräche und Verhandlungen mit Geschäftspartnern und Zulieferern lassen sich via E-Mail, Chat oder Videokonferenz gelegentlich einfacher und schneller erledigen als am Telefon.

Durch ihre mobile Einsatzfähigkeit bieten sie zudem mehr Flexibilität, etwa, wenn manche Mitarbeiter zwischendurch im Home-Office arbeiten oder einen Außentermin haben. Hinzu kommt, dass für die meisten Unternehmen heutzutage Daten die wichtigste Ressource sind. Über den mobilen Zugang zu einer Cloud oder den Servern des Unternehmens haben alle Berechtigten stets Zugriff auf die Unternehmensdaten und können diese nutzen.

3. Helfer für das analoge Büro

Der Umgang mit Akten gehört selbst in Zeiten digitaler Datenverarbeitung zum Büroalltag dazu. Deswegen sind beispielsweise Bindegeräte für die Büroarbeit eine enorme Hilfe. Mit dieser handlichen Maschine werden einzelne Dokumente, die zusammengehören, verbunden und können leicht abgelegt und bei Bedarf durchgeblättert werden. Je besser die Bindung, desto zuverlässiger halten die Unterlagen zusammen.

Andersherum kann es notwendig sein, vorhandene Dokumente zu vernichten. Das ist zum Beispiel bei veralteten Unterlagen der Fall. Im Rahmen des Datenschutzes sollten die einzelnen Papiere nicht einfach nur weggeschmissen, sondern mit einem Aktenvernichter geschreddert werden.

4. Geräte für einen ergonomischen Arbeitsplatz

Im Namen der Gesundheit der Belegschaft sollten in einem Büro ausreichend ergonomisch gestaltete Geräte zur Verfügung stehen. Diese reduzieren die Gefahr von Fehlhaltungen bei der Arbeit und sich daraus ergebenden Gesundheitsbeeinträchtigungen. Zu diesem Thema sollte sich jeder Gründer vor der Ausstattung seines Büros ohnehin einmal mit den Vorgaben der Bildschirmarbeitsverordnung vertraut machen.

Für Tätigkeiten am PC sind zum Beispiel Handauflagen hilfreich. Durch diese kommt es nicht so leicht zu Sehnenscheidenentzündungen. Auch eine ergonomische Tastatur entlastet Finger und Gelenke bei der Arbeit am Rechner. Ebenfalls sinnvoll können Monitorarme und Monitorständer sein, mit denen sich ein Bildschirm perfekt auf die eigenen Bedürfnisse einstellen lässt. Weitere hilfreiche Geräte sind Notebookständer und Dokumentenhalter. Diese sind für alle Menschen wichtig, die bei der Büroarbeit viel lesen müssen.

ergonomische Computertastatur
5. Lösungen für eine saubere Arbeitsumgebung

Ein gesundes Arbeitsumfeld ist für den Erfolg eines Unternehmens extrem wichtig. Das gilt für die Belegschaft ebenso wie für die Geräte. In geschlossenen Räumen können sich gerade in der Luft verschiedene Schadstoffe sammeln. Deswegen sollten in Büros unbedingt Luftraumfilter zum Einsatz kommen. Diese befreien die Büroluft von schädlichen Partikeln und Feinstaub, die insbesondere durch den Einsatz technischer Geräte entstehen.

Ebenso wichtig ist es, die EDV vor schädlichen Stoffen und Verschmutzungen zu schützen. Diese können die Leistungsfähigkeit der einzelnen Geräte beeinträchtigen und den Verschleiß beschleunigen. Besonders effizient sind zum Beispiel Oberflächenreiniger und EDV-Reinigungstücher.

Fazit: Geräte sollten auf die individuellen Ansprüche angepasst sein

Es gibt eine Vielzahl von Geräten und Tools, die die Arbeit in Büros erleichtern. Diese müssen allerdings individuell ausgewählt und auf den persönlichen Bedarf angepasst werden. Arbeitsutensilien sollten hierbei ebenso in den Blick genommen werden wie Freizeitgeräte für den Pausenraum. Auf diese Weise sorgen die technischen Errungenschaften dafür, dass die Arbeit gut von der Hand geht und die Belegschaft stets motiviert und engagiert bleibt.

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