„Ordnung ist das halbe Leben“ oder „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“ – wer kennt sie nicht, die vielen Sprüche, die sich mit dem oftmals verhassten Thema Chaosbeseitigung beschäftigen. Für die einen ist es notwendiges Übel, für andere notwendiger Lebensbestandteil: die Ordnung. Fakt ist, aus dem Geschäftsalltag ist ein gewisses Maß an Ordnung und System nicht wegzudenken, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Für Ordnung und Struktur gibt es viele kleine Helferlein. Am Computer sorgen eine Vielzahl von Programmen oder Apps für effizientes Arbeiten. Digitale To-Do-Listen, verknüpfte Kalender, Ordnerstrukturen oder Ablagesysteme erleichtern den Büroalltag und reduzieren frühere Zeiten für die Suche nach bestimmten Dokumenten um ein Vielfaches. In vielen Unternehmen ist daher das Digitalisieren von Dokumenten Standard.
Auch wenn der Trend immer stärker in Richtung papierloses Büro geht, ganz ohne funktioniert die Praxis vielerorts doch nicht: handschriftlich unterzeichnete Verträge, Belegexemplare, Zeugnisse, amtliche Bescheinigungen, Flyer oder Prospekte … die Liste der gedruckten Materialien ließe sich noch beliebig erweitern. Dazu kommt die Vorliebe vieler Menschen, Unterlagen und Dokumente in gedruckter Form zu bearbeiten, längere Texte nicht am PC zu lesen oder handschriftliche Notizen zu machen. Wo die digitale Welt an ihre Grenzen stößt, müssen klassische Ablagesysteme für die nötige Ordnung und Struktur sorgen.
Ordner, Ringbücher, Sammelschuber, Ablagekörbe – viele Produkte helfen bei der Organisation der Geschäftsunterlagen. Ob alphabetisch, nach Themen oder nach Datum, für jede Fragestellung oder jede Vorliebe gibt es das passende System zur Ablage. Wichtig ist vor allem, dass das System einheitlich und nachvollziehbar ist. Nur so können Dritte – Vertreter im Krankheits- oder Urlaubsfall, neue Mitarbeiter – schnell und unkompliziert die begonnene Ordnung beibehalten und weiterführen. Auch die Suche nach bestimmten Unterlagen wird so vereinfacht.
Ein besonderes Highlight im Geschäftsalltag sind Ordner in individueller Optik. Statt eintönigem Grau oder standardisierten Farben tragen Ordner- und Ablagesysteme im Unternehmensdesign zu einer stärkeren Identifikation der Mitarbeiter mit der Firma bei. Hochwertige Arbeitsmaterialien steigern zudem die Zufriedenheit des Personals. Die Tücke liegt bekanntlich im Detail – und so können Ordner, die oft ausgetauscht werden müssen, schlecht schließen oder abgegriffen aussehen den reibungslosen Arbeitsablauf stören und eine Quelle ständiger Unzufriedenheit werden.
Ein weiterer Vorteil individueller Ordner ist die optische Verdeutlichung bestimmter Unternehmens- oder Ablagestrukturen. Unter Beibehaltung genereller Corporate Design-Richtlinien ist eine visuelle Abgrenzung unterschiedlicher Unternehmensbereiche in der Ordnerstruktur möglich – verschiedene Farbkonzepte oder Grafikelemente erleichtern die Orientierung und ermöglichen ein schnelles Erfassen des richtigen Ablageplatzes. Auch Strukturierungen in Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, Kundensegmente, Auftragsbereiche, Warengruppen oder andere Einteilungskriterien sind mit einfachen Gestaltungsmitteln umzusetzen. Corporate Design und Arbeitserleichterung gehen so Hand in Hand und tragen zu einem ganzheitlichen Auftritt des Unternehmens bei.