Personalakten sind für alle Mitarbeiter im Unternehmen interessant, geben sie doch vielfältige Informationen über private Verhältnisse preis. Kursiert da nicht das Gerücht, dass Herr B sich verschuldet hat und sein Gehalt gepfändet wird? Und wie sieht das aus mit der Scheidung von Frau A? Viel gesagt hat sie nicht darüber. Und warum wurde das neue Projekt von Kollege C nicht weiter verfolgt, hat er sich etwa übernommen oder ist er nicht kompetent genug? Außerdem wollten wir immer schon wissen, was der Vorgesetzte D verdient. Man ist ja nicht neugierig, aber wissen möchte man es schon.
Diese und ähnliche Informationen werden in den Personalunterlagen der einzelnen Mitarbeiter festgehalten. Die Personalabteilung muss diese sensiblen Dokumente sorgfältig unter Verschluss halten, um sie vor ungebetener Einsichtnahme zu schützen. Bei analogen Dokumenten eignen sich verschließbare Schränke, digitale Akten werden mit entsprechenden Passwörtern vor einem unbefugten Zugriff geschützt. Sie werden ausschließlich für Zwecke der Personalwirtschaft und der Personalverwaltung verwendet. Eine darüberhinausgehende Verwendung hat nur mit Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters zu erfolgen. Arbeiten mehrere Mitarbeiter in der Personalabteilung, haben sie nur Einsicht in die Akten, für die sie zuständig sind. Neben den Personalverantwortlichen hat lediglich ein ausgesuchter und definierter Kreis Zugang zu diesen Akten. Medizinische Unterlagen, Zeugnisentwürfe und Dokumente zu nicht weiter verfolgten Projekten sind getrennt von der Personalakte aufzuheben. Der Betriebsrat hat kein generelles Recht auf Einsicht in die Personalakten. Die Einsicht der Betriebsratsmitglieder erfolgt auf Antrag im Einzelfall.
Die Mitarbeiter der Personalabteilung unterzeichnen in der Regel eine Verschwiegenheitserklärung und sind dem Datenschutz verpflichtet. Ein kurzer Plausch, Klatsch und Tratsch in der Mittagspause, in der man den Kollegen das Neueste über die privaten Verhältnisse der Mitarbeiter erzählt, ist ein absolutes „No-Go“. Anderenfalls agieren die Mitarbeiter der Personalabteilung wie ein Auskunftsbüro und nehmen sich wichtig, weil sie über die Informationen verfügen, zu denen alle anderen Mitarbeiter auch gerne Zugang hätten. Personalakten sind für die Mitarbeiter in der Regel ein Buch mit sieben Siegeln. Für die Allgemeinheit sollte dies so bleiben. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz haben Mitarbeiter ein Recht auf Einsichtnahme in ihre Personalakten (§ 83 BetrVG). Dieses Recht betrifft alle Akten im materiellen Sinn, so auch die elektronischen Akten, die die analogen Akten in Papierform nach und nach ersetzen.
Die Vorstellungen von Führungskräften und ihrer Mitarbeiter gehen in dieser Hinsicht mitunter weit auseinander. Der Begriff Personalakte ist rechtlich nicht definiert und daher relativ. Allgemein anerkannt ist, dass Personalakten den Werdegang der Mitarbeiter vollständig, sachlich und zutreffend dokumentieren, um einen zielgerichteten Personaleinsatz und eine effektive Personalplanung zu ermöglichen. Personalakten verzeichnen eine Sammlung von Aufzeichnungen und Schriftstücken über dienstliche und persönliche Verhältnisse. Sie erfüllen eine zahlungsbegründete Funktion. Mitarbeiter haben das Recht, Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören, auf Antrag entfernen zu lassen. Stellen Mitarbeiter fest, dass die Akte ihrer Meinung nach unwahre oder unzutreffende Tatsachen enthält, haben sie das Recht auf eine Gegendarstellung, die den Dokumenten hinzugefügt wird. Abmahnungen werden nach Ablauf eines bestimmten Zeitraumes aus der Akte entfernt. Ob der Mitarbeiter berechtigt ist, Kopien anzufertigen oder Notizen zu machen, ist nach der ständigen Rechtsprechung bei den analogen Akten in Papierform streitig. Demzufolge hat der Mitarbeiter nicht das selbstverständliche Recht, den Inhalt einer elektronischen Akte vollständig auszudrucken. Nach allgemeinem Rechtsempfinden darf er sich persönliche Notizen machen. Mitarbeiter haben nur während ihrer Beschäftigungszeit ein Recht auf Einsichtnahme. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind sie lediglich berechtigt, sich auf die Fürsorgepflicht berufen.
Nach der ständigen Rechtsprechung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften für das Führen von Personalakten. Wie reagieren Personalverantwortliche, wenn ein Mitarbeiter mit Ausscheiden aus dem Unternehmen die Herausgabe seiner Personalakte verlangt? Das zuvor zitierte Betriebsverfassungsgesetz (§ 83) gewährt den Mitarbeitern das Recht auf Einsichtnahme in ihre Personalakten, nicht auf deren Herausgabe. Die Personalabteilung ist nicht verpflichtet, dem Mitarbeiter seine Personalakte herauszugeben, da er keinen gesetzlichen Anspruch auf Herausgabe hat.
