Prozesscontrolling mittels externer Beraterleistung

Prozesscontrolling mittels externer Beraterleistung

Controlling ist nicht nur ein exzellentes Kontrollinstrument im Rechnungswesen. Auch zur Kontrolle geordneter Prozessabläufe lässt sich Controlling sehr gut einsetzen, denn es reicht nicht aus, Ziele zu formulieren und auf eine geordnete Umsetzung durch die beteiligten Stellen zu vertrauen. Hier greift der Spruch „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“.

Ist die Personaldecke Ihres Unternehmens nicht breit genug aufgestellt, um Ressourcen für das auf den Planungsprozess folgende „Follow Up“, das Umsetzungscontrolling, freizustellen, denken Sie über den Einsatz eines externen Beraters nach. Oft gestaltet sich der Einsatz einer externen Dienstleistung kostengünstiger als Mitarbeiter anderer Abteilungen für eine Aufgabe freizustellen, die eigentlich nicht in ihrer Stellenbeschreibung steht und die sie von eigenen wichtigen Aufgaben abhält. Der externe Controller tritt als Moderator, Berater, Coach oder als Projektleiter auf, der Ihre Personaldecke zeitlich hervorragend ergänzt. Ist der Planungsprozess eines Projektes abgeschlossen, kehren die involvierten Mitarbeiter schnell zu ihren eigentlichen Aufgaben zurück, der Arbeitsalltag hat sie wieder. Finanz- und Betriebsmittel, Ziele, Kompetenzen, Zeitrahmen und Maßnahmen sind definiert und entsprechend durchgeplant. An dieser Stelle versäumen viele Unternehmen, die für das Umsetzungs-Controlling keinen Mitarbeiter freistellen, den Anschluss an die Planungsphase zu finden. Das gut durchdachte Projekt dümpelt nun vor sich hin, jeder, der es sich zeitlich leisten kann, beschäftigt sich mal hier und mal dort damit, ein zielgerichtetes und strategisches Vorgehen bleibt jedoch aus. Am Ende des Projektes, wenn der Termin der Fertigstellung näher rückt, wundern Sie sich, dass die Umsetzungsergebnisse zu wünschen übrig lassen und das Projektende innerhalb des gesteckten Zeitrahmens nicht möglich ist. Also rufen Sie Ihr Planungsteam erneut zusammen und beginnen mit der hektischen Umsetzungsphase, um die Frist zur Fertigstellung einzuhalten.

Dieses ziellose Vorgehen nützt jedoch weder Ihnen, noch Ihren Mitarbeitern und der Kunde bekommt am Ende vielleicht ein Produkt mit Fehlern, die sich bei einem geordneten Vorgehen hätten vermeiden lassen. An dieser Stelle zeigt sich, dass es sich lohnt, in die Beratungs-Dienstleistung eines externen Controllers zu investieren, am Ende sparen Sie sogar noch finanzielle Mittel, da Sie personelle Ressourcen nicht ungeplant freistellen müssen und sich teure Nachbesserungen, Mängelrügen oder sogar Stornierungen aufgrund von Produktfehlern ersparen. Ein gut durchdachtes „Follow Up“ beginnt schon am ersten Tag, an dem das Projekt noch in den Kinderschuhen steckt. Bereits in dieser Frühphase entscheiden Sie über den Einsatz eines externen Controllers, um auf diese Weise eine maximale und zielsichere Steuerung der vorgegebenen Ziele zu erreichen. Sowohl bei dem internen (betriebseigenen) als auch dem externen Prozesscontrolling arbeiten Sie mit Zielvereinbarungen, die Ihnen die Möglichkeit geben, sich jederzeit über den aktuellen Stand des Projektes zu informieren. Sie informieren regelmäßig über das Tagesgeschehen und bauen den aktuellen Stand in Ihre Wochen- und Mitarbeitergespräche ein. Auch Ihre Kollegen in der Führungsetage informieren Sie regelmäßig darüber, wie sich die Dinge entwickeln. Verlieren Sie die Zielsetzung während der Projektsitzungen nicht aus den Augen. Die Veranstaltung eins Controlling-Workshops ist sinnvoll. In diese Gespräche binden Sie Ihren externen Controller mit ein, der auf dieser Grundlage unkompliziert mit Ihren Mitarbeitern zusammen arbeitet.

Nach der Planungsphase, an der er maßgeblich beteiligt ist, verfolgt er den Prozessablauf vom Rand aus, er ist ein objektiver Beobachter, der in die Umsetzungsmaßnahmen nicht involviert ist, ihren Fortschritt jedoch regelmäßig kontrolliert und den Teammitgliedern als Berater, Coach und Mentor zur Seite steht. Er greift rechtzeitig ein, wenn er merkt, dass sich Probleme und/oder Verzögerungen ergeben, die die Teammitglieder aus verschiedenen Gründen vielleicht nicht wahrnehmen. Der externe Controller ist nicht in die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander und die Firmeninterna involviert und muss keine Rücksichten auf persönliche Befindlichkeiten nehmen. Die Teammitglieder sind eventuell aus Rücksicht auf andere Kollegen oder persönlicher Vor- oder Nachteile nicht sofort bereit, Probleme einzugestehen. Der externe Berater als Nichtverantwortlicher geht die Hintergründe anders an, verteilt und sensibilisiert Verantwortlichkeiten und Notwendigkeiten erneut und umgeht die Betriebsblindheit der Teammitglieder. Eine der wichtigsten Aufgaben des externen Controllers ist, darauf zu achten, wann Kurskorrekturen notwendig sind. Im Laufe des Prozesses ist es unvermeidlich, dass auch bei sorgfältiger Ausführung Abweichungen von den gesteckten Zielvorgaben auftreten und Pläne von der Realität abweichen. Pläne und Ziele basieren jedoch auf gewissen Annahmen und Zeitplänen und nehmen die Zukunft vorweg. Ungeplante Abweichungen machen den Prozessverlauf anfällig für unerwünschte Einwirkungen von außen. Diese antizipiert der externe Prozess-Controller und lenkt das Projekt wieder in die geplante Richtung. Er ermittelt, wo das Projekt und die involvierten Mitarbeiter stehen, wie groß die festgestellte Abweichung ist und ergreift die notwendigen Mittel, um gegenzusteuern. Diesen geänderten Prozessverlauf müssen alle Mitarbeiter mittragen und die notwendigen Korrekturen zur Planumsetzung ergreifen.

Fazit

Ein zielführender und gut durchdachter Planungsprozess nützt wenig, solange sich niemand mit der effizienten Umsetzung beschäftigt. Bereits in der Planungsphase entscheiden Sie über den Einsatz eines externen Prozess-Controllers. In Projekt- und Mitarbeitergesprächen kommunizieren Sie Zielsetzungen und überzeugen Ihre Mitarbeiter davon, wie vorteilhaft der Einsatz eines externen Beraters ist, der nach der Planungsphase das Projekt objektiv beobachtet und an den richtigen Stellen korrigierend eingreift.

Mit dem Einsatz eines objektiven Dienstleisters vermeiden Sie Probleme, die sich durch persönliche Mitarbeiterbeziehungen und Rücksichtnahme auf individuelle Befindlichkeiten ergeben können. Ihre finanziellen Mittel sind gut angelegt, wenn die Personaldecke Ihres Unternehmens nicht breit genug aufgestellt ist, um interne Mitarbeiter mit der Umsetzung des Prozess-Controllings zu betrauen. Auf diese Weise vermeiden Sie Projektverzögerungen und Fehler, die Sie am Ende teuer zu stehen kommen.

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