„Fertigen Sie zu diesem Thema doch bitte schnell noch eine Präsentation an“. Diesen Satz hören wir täglich in vielen Unternehmen. Nun fragen Sie sich, wie Sie das vorgegebene Thema optisch, stilistisch und grafisch so optimal umsetzen, dass Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzten begeistern. Zuerst machen Sie sich Notizen, fertigen eine Stichwortliste an, sortieren Ihre Gedanken und greifen auf eine vorgefertigte Design-Folie Ihres Grafikprogramms zurück. Damit ist der Anfang zwar gemacht, aber es liegt noch ein langer Weg bis zur perfekten Präsentation vor Ihnen.
Zu der Präsentation gehören jedoch nicht nur die Folien auf dem Projektor, sondern auch Sie als Redner, denn Sie stehen im Mittelpunkt. Einzelne Folien dienen nur als Orientierungshilfe für Ihren Vortrag. Daher reicht es nicht aus, wenn Sie Ihre Präsentation während Ihres Vortrages einfach ablesen. Diese Methode wirkt hölzern und einfallslos und ist garantiert dazu geeignet, Ihre Zuhörer zum Einschlafen zu bringen. Wie aber begeistern Sie mit Ihrer Präsentation? Unterteilen Sie Ihren Vortrag auf den Folien in Überschriften und versehen Sie die einzelnen Themen mit Grafiken, die eine Orientierung erleichtern. Arbeiten Sie mit thematischen Absätzen, halten Sie diese jedoch kurz, denn die Folien dienen ausschließlich als Orientierungshilfe und enthalten nicht Ihren ganzen Vortrag. Mit Hilfe von Überschriften, Absätzen, Stichpunkten und Grafiken ist es leichter, Ihre Präsentation so vorzutragen, dass sie nicht langweilig und einfallslos wirkt. Sie müssen Ihre Folien allerdings genau kennen, ein kurzer Blick während Ihres Vortrages muss genügen, um den roten Faden nicht zu verlieren. Andernfalls fangen Sie an, abzuschweifen und sich zu versprechen: „Das kommt noch später, auf der nächsten Folie, glaube ich.“ Dieser Vortrag hinterlässt bei Ihren Zuhörern keinen guten Eindruck, denn sie merken, dass Sie mit dem Thema und Ihrer eigenen Präsentation nicht vertraut sind. Gestalten Sie Ihren Vortrag abwechslungsreich und fügen Sie nach einem Text Grafiken ein. Verwenden Sie Aufzählungen, Texteinzüge, in Versalien (Großbuchstaben, auch Majuskel), Minuskel (Kleinbuchstaben), Fett- oder Kursivschrift, kurz alles, was dazu geeignet ist, Ihre Präsentation aufzupeppen. Setzen Sie diese grafischen und typografischen Mittel maßvoll und an richtiger Stelle ein.
Schreiben Sie alles auf, das Ihnen während Ihrer Vorbereitung zum Thema gerade einfällt und kürzen Sie Ihren Vortrag, wenn Sie ihn fertig geschrieben haben. Erst wenn Ihnen der fertige Text mit allen grafischen Elementen vorliegt, bekommen Sie beim Lesen und Durcharbeiten ein Gefühl dafür, welche Punkte und Ausführungen zu lang sind, nicht zum Thema gehören oder umformuliert werden müssen. In der Kürze liegt die Würze. In den meisten Fällen wird das Programm Power Point für die Anfertigung von Präsentationen benutzt. Verwenden Sie vorerst alles, was Ihnen für die Gestaltung des grafischen Teils Ihrer Präsentation wichtig erscheint und kürzen Sie anschließend. Erweitern Sie die Präsentation auf den Folien um eigene Anmerkungen und geben Sie Ihren Zuhörern nach Beendigung ein Handout mit, damit sie das Gesagte vertiefen können. Berücksichtigen Sie das Kleingedruckte. In diese Rubrik gehören die Kopf- und Fußzeile Ihrer Präsentation, die den Ort und das Datum Ihres Vortrages, das Thema und Ihren Namen enthalten. Diese Angaben sind wichtig bei der Aushändigung von Handouts, damit Ihre Zuhörer Ihren Vortrag später einordnen und auf Sie zurückführen können. Berücksichtigen Sie diese Angaben auch, wenn Sie Ihre Präsentation ins Netz stellen.
Beschränken Sie sich mit Ihrer Präsentation auf eine Kernbotschaft, die Sie mit wenigen kurzen, aber prägnanten Sätzen vermitteln, denn je mehr Sie erzählen, umso weniger nehmen Ihre Zuhörer mit. Lange, ausschweifende Vorträge, die schnell auch mal den roten Faden verlieren, langweilen Ihre Zuhörer unnötig. Die Folien, die Sie zur Orientierung nutzen, sollten gleichfalls klar und übersichtlich strukturiert sein. Peppen Sie diese Folien durch verschiedene Schrifttypen und visuelle Mittel wie Grafiken, Aufzählungen und Texteinzüge auf, übertreiben Sie es jedoch nicht. Beenden Sie Ihre Präsentation mit einem prägnanten Argument und einer humorvollen Pointe.
