So erstellen Sie eine effiziente Projektdokumentation

So erstellen Sie eine effiziente Projektdokumentation

Eine Projektdokumentation ist umfangreich und zeitaufwändig, und damit äußerst unbeliebt. Diese ungeliebte Aufgabe schieben wir gerne vor uns her, je länger, desto besser, am besten wäre es, sie würde ganz entfallen. Leider ist das nicht möglich, denn Projektdokumentationen sind unumgänglich, machen wir also das Beste daraus. Je genauer Sie Ihre Projektdokumentation durchführen, desto weniger Arbeit haben Sie. Die Dokumentationspflichten beginnen bereits in der Anfangsphase, wenn das Projekt noch in den Kinderschuhen steckt und nur als Entwurf existiert. Die Dokumentationspflicht endet jedoch nicht, sobald das Projekt praktisch abgeschlossen ist, also auf die eine oder andere Weise erfolgreich abgenommen und in Betrieb genommen wurde. An diesem Punkt angekommen, sind wir erleichtert und freuen uns zu Recht über unseren Erfolg.

Also gehen wir großzügig über zur Tagesordnung über und widmen uns anderen Aufgaben. Aber halt, da war doch noch etwas, dass wir noch unbedingt erledigen müssen. Richtig, die Dokumentation wartet auf uns, schließlich wollen Vorgesetzte und alle die es angeht, über den Stand der Dinge informiert werden. Eine ordentliche Projektdokumentation hilft jedoch nicht nur Ihren Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern, sondern auch Ihnen selbst. In den meisten Fällen bekommen wir jedoch einen gegenteiligen Eindruck vermittelt, wir dokumentieren nur für andere, uns selbst hilft das überhaupt nicht. Dabei helfen gut gemachte Dokumentationen, Ordnung in Ihre Projekte zu bringen und damit Verzögerungen bei vergleichbaren Aufgaben zu vermeiden. Dokumentation ist auch immer ein Ordnungsmittel.

Die folgenden Unterlagen gehören in eine ordentliche Projektdokumentation

Die Projektdokumentation ist nach DIN 69901 geregelt und besagt, dass sie die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele eines Projektes“ enthält. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektabschlusses und beinhaltet alle Unterlagen, die den gesamten Projektablauf dokumentieren. Dazu gehören Auftragsdokumente, Berichte, Strukturpläne, allgemeine Pläne, Sitzungsprotokolle, Schriftverkehr, Terminvereinbarungen, Betriebsanleitungen, sowie alle weiteren Dokumente, die dazu geeignet sind, den Projektverlauf wiederzugeben. Oft wird die Dokumentation auch mit dem Abschlussbericht gleichgesetzt, was jedoch nicht korrekt ist. Der Abschlussbericht ist ein separates Dokument, der den ganzen Projektverlauf noch einmal zusammenfasst und auf den aktuellen Endstand bringt. Eine detaillierte Projektdokumentation ist zwar wünschenswert, jedoch darf sie nicht Überhand nehmen, da Ihnen dann schnell der Überblick fehlt. Schwellen die analogen und virtuellen Projektordner mit zunehmenden Unterlagen zu sehr an, überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob sich einige der Dokumente durch Aktualisierung erledigt haben und damit obsolet geworden sind. Dünnen Sie Ihre Projektordner aus, wenn sich die Gelegenheit dazu ergibt. Die Projektdokumentation ist regelmäßig ein Instrument der Qualitätssicherung.

So bauen Sie Ihre Projektdokumentation richtig auf

Mit der Ausgangssituation beschreiben Sie das Problem, das zur Durchführung Ihres Projektes geführt hat. Sie stellt die Ist-Situation dar. Benennen Sie die Ziele und damit den Zustand, der mit der Durchführung am Ende erreicht werden soll (Soll-Zustand). Mit den Rahmenbedingungen beschreiben Sie die gesetzlichen Vorschriften und Normen sowie die Bedingungen des Projektträgers. Die zentrale Dokumentation ist die Aufgabenstellung, denn alle mit der Umsetzung betrauten Mitarbeiter müssen wissen, welche Anforderungen an sie bestehen und über den gleichen Informationsstand verfügen. Ferner ist das Projekt abzugrenzen. Der Hauptteil ist die Dokumentation, die wiedergibt, unter welchen Rahmenbedingungen die Realisierung erfolgt. In diesem Teil stellen Sie das Projekt ausführlich mit allen Berechnungen vor. Hier stehen die kompletten Zahlen zur Finanzierung aus dem Controlling unter Berücksichtigung möglicher Probleme, Aufwand und Organisation zur Verfügung. Der Schluss enthält Ihr Fazit und den Projektabschluss, der die offizielle Beendigung feststellt und die Abnahme und Inbetriebnahme dokumentiert. Das Fazit kann sowohl Ihre persönliche Einstellung als auch sachliche Fakten enthalten. Sie fassen die wichtigsten Projektpunkte noch einmal in komprimierter Form zusammen. Mit der Abschlusspräsentation legen Sie alle Unterlagen vor, eventuell gleichfalls in verkürzter Form. Für nachfolgende Projekte stellt eine vollständig verfasste und effiziente Dokumentation eine spürbare Arbeitserleichterung dar.

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