Eine effiziente Gliederung der Personalkosten erleichtert Ihrer Personalabteilung den Arbeitsalltag. In welcher Form Sie Ihre Personalkosten gliedern, hängt von der Unternehmensgröße, der Branchenzugehörigkeit, der Anzahl der Mitarbeiter und weiteren betrieblichen Abläufen und Prozessen ab. Die Personalkosten werden in erster Linie in der Lohn-und Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter erfasst, aus der nicht nur das Entgelt für die erbrachte Arbeitsleistung hervorgeht, sondern auch die an die Sozialversicherungen abzuführenden Beiträge. Diese Abrechnung erfasst jedoch nicht alle Beträge, die in diesem Zusammenhang anfallen, da weiterführende Angaben zum Beispiel im Bereich der Weiterbildungskosten oder Pensionsrückstellungen im Rechnungswesen zu finden sind. Stehen alle für Ihr Unternehmen relevanten Personalkosten zur Verfügung, gliedern Sie diese nach zweckmäßigen und effizienten Gesichtspunkten.
Die zuvor genannten Punkte können Sie innerbetrieblich noch feiner auswerten, indem Sie zum Beispiel die Bruttolöhne und Bruttogehälter weiter untergliedern in Zuschläge (Feiertage, Urlaub, Überstunden), Prämien und Zulagen. Der große Posten der Sozialversicherungsbeträge lässt sich feiner untergliedern in Beiträge zur Kranken- und Rentenkasse, zur Pflegeversicherung und Berufsgenossenschaft. Weitere separate Posten können Kosten für das innerbetriebliche Vorschlagswesen, Weiterbildung, soziale Einrichtungen, freiwillige Aufwendungen, Recruiting und Freisetzung (Abfindungen bei Entlassungen) sein. Erweitern können Sie die Personalkosten um die Schwerbehindertenabgabe, das Mutterschaftsgeld, vermögenswirksame Leistungen und zusätzliches Urlaubsgeld.
Für die Kostenrechnung ist nicht nur eine zweckgemäße und effiziente Gliederung notwendig, sondern gleichzeitig zwischen dem betriebsbedingten und neutralen Personalaufwand zu unterscheiden. Die betriebsbedingten Personalaufwendungen stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit Ihrem Betriebszweck. Sie entstehen durch den Verzehr (Verbrauch) von Dienstleistungen und/oder Gütern während der Erbringung von Leistungen. Die neutralen Personalaufwendungen stehen dagegen nicht im Zusammenhang mit Ihrem Betriebszweck, sondern entstehen unregelmäßig in außergewöhnlicher Höhe.
Ferner muss Ihre Kostenrechnung zwischen periodenfremden, betriebsfremden und außerordentlichen Personalkosten unterscheiden. Bei den periodenfremden Aufwendungen handelt es sich um betriebliche Kosten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt entstehen, deren Abrechnung jedoch in eine andere Periode fällt. In diesen Bereich fallen zum Beispiel Steuernachzahlungen oder Prozesskosten, wenn die dafür gebildeten Rücklagen nicht ausreichend sind. Betriebsfremde Personalkosten fallen unabhängig von der eigentlichen Leistungserstellung an und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Betriebszweck. Beispiel: Personaleinsatz in der Buchhaltung eines Handelsunternehmens. Außerordentliche Personalaufwendungen entstehen zwar durch Ihren Geschäftsbetrieb, jedoch sind diese für den regulären Ablauf ungewöhnlich. Aus diesem Grund sind sie von den ordentlichen Personalaufwendungen zu trennen, um eine realistische Abbildung betrieblicher Änderungen zu vermitteln. Diese außerordentlichen Personalaufwendungen betreffen den Einsatz von zusätzlichem Personal während der Weihnachtszeit, in Zeiten der Auftragsspitzen oder zur Abwicklung einzelner, sonst unüblicher Aufträge wie das Anfertigen von Übersetzungen und Texten oder das Erstellen von Homepages. Diese Unterscheidung ist nicht nur bei der Festlegung der Einzelkosten im Fertigungsbereich und der Allgemeinkosten im Bereich der Hilfslöhne wichtig. Auch in Ihren Büroabteilungen, also außerhalb der klassischen Fertigung, fallen diese verschiedenen Personalkosten an.
Mit dieser weiteren Untergliederung verhindern Sie, dass diese Personalaufwendungen in der Kostenrechnung erscheinen. In der Regel stützt sich die Aufteilung Ihrer Personalkosten auf die Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Informationen zu weiteren Personalkosten wie Aufwendungen für soziale Einrichtungen oder die betriebliche Altersvorsorge erhalten Sie aus der Kosten- und Finanzbuchhaltung.
Die Personalkostenrechnung erfolgt im Rahmen der Kostenstellenrechnung, um die einzelnen Aufwendungen den jeweiligen betrieblichen Kostenträgern zuzuordnen. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitskontrolle wird auf eine detaillierte Analyse geringer Personalaufwendungen verzichtet. Mit Ausnahme der Fertigungslöhne verrechnen Sie Ihre Personalaufwendungen durch Schlüsselung und Umlagen auf die einzelnen Kostenträger. Personalkosten, für die eine direkte Zuordnung nicht möglich ist, lassen sich mittels geeigneter Schlüsselgrößen durch den Betriebsabrechnungsbogen und die innerbetriebliche Leistungsrechnung auf die einzelnen Kostenstellen verteilen und dort verrechnen.
