Ihr Unternehmen ist modern und innovativ und dieses Image vertreten Sie gegenüber Ihren Kunden. Wie sieht es jedoch mit Ihrer Kommunikation aus? Nachlässige oder altbackene Formulierungen können einen negativen Eindruck bei den Empfängern Ihrer Werbebriefe, Mailings und Geschäftskorrespondenz hinterlassen. Eine große Anzahl nicht mehr zeitgemäßer, antiquierter und unnützer Floskeln, Redewendungen, Grußformeln und Wörter haben sich während der letzten Jahrzehnte einen festen Platz in der Kommunikation erobert. Geschäftsführer, Sachbearbeiter, Buchhalter, Vertriebler und Sekretärinnen verwenden sie gleichermaßen, ohne darüber nachzudenken.
Auch Ihre Kunden verwenden wahrscheinlich diese Art der altbackenen und überholten Kommunikation und überlesen Ihre Floskeln. Allerdings sollte Ihr Unternehmen das erste sein, das die Kommunikation seiner Geschäftskorrespondenz und E-Mails überarbeitet und in Zukunft mit modernen, zeitgemäßen und ansprechenden Formulierungen positiv auffällt. Alleine durch frische und innovative Formulierungen, Texte, Grußworte und Werbebotschaften widmen Ihre Kunden Ihren Botschaften die entsprechende Aufmerksamkeit.
Weit verbreitet hält sich immer noch die Meinung, die Verwendung bestimmter, altmodischer und steifer Floskeln drückt einen gewählten Schreibstil und eine besondere Höflichkeit aus. Diese Sichtweise trifft zwar immer noch auf konservative Berufsbranchen wie Banken, Juristen, Behörden und Gerichte zu. Im täglichen freien Wettbewerb geht es darum, auf der Höhe der Zeit zu sein und Kunden gezielt positiv anzusprechen oder neue Zielgruppen aufzubrechen. Viele Wörter der beliebtesten Floskeln können Sie ersatzlos streichen, weil sie für Ihre Kunden keinen informationellen Mehrwert darstellen und Ihre Texte lediglich künstlich aufblasen. Durch die Verwendung dieser Floskeln wirken Ihre Texte sperrig und schwer lesbar. Zudem neigen wir dazu, unsere Sprache gerne durch Superlativen, Überbetonung und übermäßiger Höflichkeit „aufzupolieren“. Die Satzkonstruktionen, die dabei herauskommen, sind grammatikalisch inkorrekt und stellen Wiederholungen vorheriger Textteile dar. Die Formulierung „zu unserer vollsten Zufriedenheit“ gehört zum Beispiel in diese Kategorie. Sie wird zwar zwingend in den Texten von Arbeitszeugnissen verwendet, hat in der übrigen Geschäftskorrespondenz jedoch nichts zu suchen. Das Adjektiv „voll“ lässt nicht mehr steigern. Mehr als zufrieden sein kann ein Mensch nicht.
Viele Wörter verwenden wir sinngemäß falsch. Wenn Sie Ihre Kunden auffordern, sich „baldmöglichst“ bei Ihnen zu melden, verwenden Sie eine dieser sperrigen Wortkonstruktionen, die sich nicht nur schlecht lesen lassen, sondern auch sinngemäß falsch sind. Der Begriff „möglich“ fällt in die Kategorie der Konjunktive und Modalverben wie „hätte“, „sollte“, „könnte“ und „würde“. Konjunktive drücken die Beschreibung einer Situation aus, die nicht real ist, sondern etwas, das wir uns vorstellen oder wünschen, also eine Idealsituation. Mit Ihrem Schreiben fordern Sie Ihren Kunden jedoch nicht auf, sich bei Ihnen innerhalb einer bestimmten Zeit zu melden. Mit dieser Aufforderung wünschen Sie lediglich, dass der Kunde sich bei Ihnen meldet, ohne Ihn konkret aufzufordern. Zudem weiß er nicht, innerhalb welcher Frist er sich bei Ihnen melden soll, denn „baldmöglichst“ ist alles, nur keine klare Terminansage. Die überhöfliche Schreibweise im Konjunktiv wird leider noch allzu oft verwendet. Warum schreiben Sie nicht aktiv und sagen, was Sie wollen? Dabei müssen Sie nicht auf höfliche Umgangsformen verzichten. Sagen Sie Ihrem Kunden, dass er sich bei Ihnen melden soll: „Ich sehe Ihrer Antwort gerne bis zum 01.03.2015 entgegen.“ Dieser Satz ist durch die Verwendung des Wortes „gerne“ höflich und fordert den Kunden auf, sich zu einem festgelegten Termin zu melden. Eine weitere Konjunktivform, die Sie vermeiden sollten ist das Wort „möchte“. Viele Unternehmen schreiben: „Mit diesem Schreiben möchten wir Ihnen heute unser Angebot unterbreiten.“ Warum sagen Ihrem Kunden, was Sie „möchten“? Verwenden Sie die aktive Schreibweise: „Wir unterbreiten Ihnen heute unser Angebot ….“ Auf die Verwendung des Satzteils „mit diesem Schreiben“ verzichten Sie, da der Kunde Ihr Angebot in den Händen hält und diese beiden Wörter überflüssig sind.
Verzichten Sie auf die Verwendung zu vieler Substantive und greifen Sie auf die aktive Schreibweise mit Werben und direkter Ansprache zurück. Auf diese Weise vermeiden Sie einen passiven, unpersönlichen Schreibstil mit zu vielen Modalwerben und das Stilmittel „man“. Vermeiden Sie die Konjunktivform und sagen Sie Ihren Kunden, was Sie zu bieten haben und was Sie erwarten. Integrieren Sie Handlungsaufforderungen, lassen Sie Ihre Kunden aktiv werden und verzichten Sie auf schwammige Wortkonstruktionen, mit denen Ihre Kunden nichts anfangen können. Redewendungen und Satzteile, die rein rhetorischer Natur sind, sollten Sie nur minimal einsetzen oder ganz auf Sie verzichten. Einzig in Ihren Werbebotschaften sind Redewendungen, rhetorische Stilmittel und die bildhafte Sprache geeignet, um das Kopfkino und das Vorstellungsvermögen Ihrer Kunden in Gang zu setzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Sätze nicht zu lang sind, setzen Sie lieber einen Punkt mehr am Satzende als zu wenig. Zu lange Sätze wirken durch zu viele Kommas und Einschiebungen verschachtelt und sind schwer lesbar.
Setzen Sie Infinitivsätze mit „zu“ sparsam ein und ersetzen Sie sie durch eine einfache Satzkonstruktion. „Der Kunde behauptet, das Produkt ausprobiert zu haben“. Schreiben Sie stattdessen: „Herr Müller sagt, er hat das Produkt ausprobiert.“ In diese Kategorie fällt auch die indirekte Rede, die Zitierform. Solche Texte sind schwerer lesbar als ein aktiver Schreibstil. Schreiben Sie nicht „Der Kunde sagt, er habe bei Produkt XY einen Konstruktionsfehler entdeckt“, sondern „Laut Aussage des Kunden Müller ist bei Produkt XY ein Konstruktionsfehler aufgetreten.“ Natürlich ist die Verwendung der Infinitivform grammatikalisch und stilistisch einwandfrei, im Interesse einer erhöhten Lesbarkeit setzten Sie dieses Stilmittel sparsam ein.
Im Fall unserer heutigen Informationsflut liest kaum noch jemand lange, eckige und zu hochgestochene Texte. Ihre Kunden wollen auf einen Blick sehen, was Sie zu bieten haben und sich nicht erst durch ein Textdickicht lesen. Verzichten Sie auf zu viel Fachterminologie, Fremdwörter und Wirtschafsanglizismen, deren Bedeutung Ihre durchschnittlich informierten Kunden nicht kennen. Dieses „Fachchinesisch“ ist ausschließlich solchen Berufszweigen wie Banken, Behörden, Gerichten und Juristen vorbehalten. Verwenden Sie diese Ausdrücke ausschließlich, wenn Sie ihre Bedeutung kennen, andernfalls blamieren Sie sich. Umgehen Sie Füllwörter ohne Aussagekraft wie „anbei“, „beiliegend“, „bezüglich“, „hinsichtlich“, „folgendermaßen“, „irgendein“, „in der Tat“. Diese Liste ist nicht abschließend.
Ein Tipp zum Schluss: Besuchen Sie die Seiten „schreiblabor.com“ und „wortliga.de“. Dort bekommen Sie viele praktische Tipps, wie Sie Ihre Texte zeitgemäß, stilsicher und grammatikalisch korrekt formulieren.
