Zu den Pflichten, die frisch gebackene und natürlich auch alle etablierten Unternehmer leisten müssen, zählt auch das Steuerwesen. Neben der jährlich verpflichtenden Steuererklärung ist es insbesondere auch die Umsatzsteuererklärung, die zu den Arbeiten für den Jahresabschuss des Unternehmens zählt. Besonders junge Gründern macht diese Erklärung nicht selten Kopfzerbrechen. Doch die Umsatzsteuererklärung ist gar nicht so schwer und für bestimmte Unternehmer nicht einmal Pflicht.
Dieser Beitrag beschreibt, wie die Umsatzsteuererklärung funktioniert, welche Hilfsmittel es gibt und wer von der Umsatzsteuerpflicht sogar befreit ist.
Eigentlich ist es ganz simpel: Wer von seinen Kunden bei Lieferungen und Leistungen Umsatzsteuer (in Form von Mehrwertsteuer) erhebt, hat auch eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Denn die Umsatzsteuer ist nichts, was in die betriebliche Kasse fließt und damit unternehmerisches Eigentum wird. Die Umsatzsteuer - das Wort "Steuer" sagt es eigentlich schon - gehört dem Fiskus. Für den Betriebsablauf bedeutet das, dass der Unternehmer die Steuer von Kunden einnimmt und dann dem Finanzamt weiterreicht. Aus diesem Grund bezeichnet man die Umsatzsteuer auch als einen sogenannten durchlaufenden Posten. Die Zahlung von Umsatzsteuer und damit auch die Verpflichtung der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung ist in einem eigenen Gesetz, dem Umsatzsteuergesetz (UStG) genau geregelt.
Damit insbesondere die jungen und kleinen Unternehmen steuerrechtliche Erleichterungen genießen, hat der Gesetzgeber die sogenannte Kleinunternehmerregelung konzipiert. Als Kleinunternehmer gelten solche Unternehmer, deren Umsätze sich unter einer bestimmten Bemessungsgrenze befinden. Diese Grenze wird durch den Gesetzgeber ab und zu angepasst. Kleinunternehmer wird man allerdings nicht automatisch. Es ist Voraussetzung, dass der jeweilige Unternehmer bei seinem zuständigen Finanzamt dafür den Antrag stellt, der meist unkompliziert bewilligt wird. Zu den Erleichterungen, die nach der Bewilligung für den Kleinunternehmer gelten, zählt auch die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Die Regelungen zur Kleinunternehmer-Eigenschaft sind im Einkommensteuergesetz (EStG) aufgeführt.
Die beiden Begriffe klingen ähnlich, aber sie haben eine andere Bedeutung. Die Umsatzsteuererklärung ist eine Erklärung, die zusammen mit den übrigen Formularen der betrieblichen Steuerklärung im Rahmen des Jahresabschlusses erstellt und an das Finanzamt geschickt wird. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird bereits während des jeweiligen Geschäftsjahres erforderlich. Meist werden die Unternehmer dazu vierteljährlich veranlagt. Dann hat der Unternehmer die Verpflichtung, am dem Quartal folgenden 10. eines Monats (also beispielsweise am 10. April für den Zeitraum von Januar bis März) eine Art kleine Umsatzsteuererklärung zu machen und dem Finanzamt zu schicken. Die fällige Umsatzsteuer wird dann abgebucht.
Rund um die Umsatzsteuererklärung gibt es zwei Unterarten der Umsatzsteuer zu unterscheiden. Die Umsatzsteuer, die bei den Lieferungen und Leistungen dem Kunden berechnet wird, bezeichnet man auch als berechnete Mehrwertsteuer. Sie ist der Teil der Umsatzsteuer, der - wie oben beschrieben - dem Finanzamt abzuführen ist und als Zahllast gegenüber dem Finanzamt gilt.
Doch auch der Unternehmer zahlt im Rahmen des typischen Geschäftsbetriebs Umsatzsteuer - zum Beispiel dann, wenn er Rohstoffe, Büromaterial oder Maschinen kauft. Diese Umsatzsteuer ist die klassische Mehrwertsteuer, die es natürlich auch bei unternehmerischen Käufen gibt und wird als Vorsteuer. Diese Art Umsatzsteuer generiert gegenüber dem Finanzamt einen Erstattungsanspruch - das heißt, der Unternehmer bekommt dieses Geld wieder.
Im Rahmen der Umsatzsteuererklärung werden also Vorsteuer und berechnete Mehrwertsteuer jeweils aufsummiert und einander gegenübergestellt. Übersteig die Mehrwertsteuer die Vorsteuer, hat der Unternehmer eine Zahllast, im umgekehrten Fall einen Erstattungsanspruch.
Wer wertvolle Unterstützung bei seiner Umsatzsteuererklärung schätzt, kann eines der modernen Software-Produkte nutzen. Diese Programme führen effizient und erfolgreich zur rechtskonformen Umsatzsteuererklärung. Doch diese kann der Unternehmer mit ein paar wenigen Tätigkeiten auch optimal vorbereiten:
Die korrekte Umsatzsteuererklärung ist also auch für steuerliche Laien kein Hexenwerk. Durch die stets gleichen Vorgänge ist sie leicht erlernbar und per Software-Unterstützung auch unkompliziert zu bearbeiten und abzuschicken.
