Für StartUps ist es essenziell die eigene Kostenstruktur transparent zu gestalten - nur wer die Fakten kennt, kann Verbesserungspotenziale ausmachen. So werden selbst in größeren Unternehmen die Druckkosten gerne unterschätzt, dabei machen sie laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner etwa 1 bis 3 Prozent des Jahresgewinns aus. Nicht eingeschlossen ist der Verlust an Produktivität bei technischen Komplikationen. Lohnt das Druckerleasing also auch für StartUps?
Unternehmensgründer eint meist eine kluge Geschäftsidee, Leistungsbereitschaft und ein gewisser Optimismus - Expertise bei der Wartung von Druckern gehört nicht dazu. Das "papierlose Büro" dürfte aber auch weiterhin Zukunftsmusik sein; auf Ausdrucke lässt sich keinesfalls verzichten. Wer viel druckt, kann mit dem falschen Druckersystem ebenso viel Geld verschenken, der Preis je Seite variiert erheblich. Doch dazu muss nicht nur der Markt sondiert werden, auch bei technischen Problemen ist dann Eigeninitiative gefragt: Steht der Drucker still, können keine Rechnungen verschickt oder Angebote erstellt werden; insbesondere die wichtige Geschäftskommunikation basiert heute auf Papier. Zudem vergeuden Mitarbeiter viel Zeit bei den Versuchen, den Drucker wieder zum Arbeiten zu bewegen. Eine Studie des Druckeranbieters Xerox legte vor einigen Jahren offen, dass etwa 50 Prozent der Druckkosten keineswegs auf Verbrauchsmaterialien oder die Geräte selbst entfallen, sondern vielmehr der Wartung geschuldet sind.
Drucker-Hersteller wie Konica-Minolta bieten deshalb Druckerleasing auch für StartUps und Selbstständige an. Deren Vorteil liegt darin, dass sie ohne eine stattliche Anfangsinvestition ein modernes Druckersystem nutzen können, welches die Produktivität durch die hohe Druckgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit maximiert. Zudem sind solche Systeme skalierbar: Sollte das junge Unternehmen wachsen, wird einfach die Inanspruchnahme der Dienstleistung erhöht. Bei gekauften Druckern hingegen kommt ein Punkt, an dem die Kosten wegen der Anschaffung eines weiteren Gerätes sprunghaft ansteigen. Zudem sind die Druckkosten transparent, weil nur für jeden Seitenausdruck überhaupt gezahlt wird. Demnach kann das Scannen zur effektiven Dokumentenverwaltung als kostenlos angesehen werden. Zu guter Letzt kümmert sich der Druckerhersteller um die Wartung des Systems - bei Stillstandszeiten muss der Unternehmer selbst nicht aktiv werden. Die Anschaffung eines eigenen Systems dürfte sich wohl nur bei einer geringen Druckleistung von weniger als 500 Seiten monatlichen lohnen, weil dann der Seitenpreis bei den Leasing-Systemen erheblich ansteigt. Bei höherer Druckleistung sind Seitenpreise unterhalb von 4 Cent möglich - selbst Kaufsysteme drucken meist nicht günstiger, müssen aber zunächst angeschafft werden. Fachleute schätzen das Sparpotenzial des Leasings auf etwa 30 Prozent, kalkulieren den schwer ermittelbaren Produktivitätsvorteil aber nicht mit ein
Gerade hier können aber Potenziale gehoben werden: Ein modernes Druckermanagement beinhaltet nicht nur den zügigen Ausdruck von Dokumenten, es ermöglicht auch die Nutzung über Systemgrenzen hinweg. Tablets und Smartphones in der betrieblichen Nutzung an Bedeutung, auch ein Ausdruck über die mobilen Endgeräte sollte ermöglicht werden. Häufig kann ein effektives Dokumentenmanagement den Ausdruck gar ersparen: Werden Dokumente allen Beteiligten jederzeit digital zur Verfügung gestellt, verbessert das die Arbeitsproduktivität und vereinfacht die Archivierung.
