Daten sind für ein Unternehmen quasi schon ein Zahlungsmittel oder Pflastersteine auf dem Weg zum Erfolg. Umso besser ein Betrieb über die eigene Kundschaft und die Zielgruppe Bescheid weiß, desto besser kann es agieren und den eigenen Erfolg steuern. Auf der anderen Seite haben Daten und die Erfassung derselben rein praktische Gründe und erleichtern mitunter die Logistik, den Versand oder auch die Lagerhaltung. Hier kommt insbesondere die mobile Datenerfassung zum Tragen, also die, die quasi von überall aus erfolgen kann und keine festen Erfassungsgeräte benötigt. Dieser Artikel erklärt, was es damit auf sich hat.
Wie funktioniert mobile Datenerfassung?
Um Daten mobil zu erfassen, gibt es verschiedene Wege:
- Scanner – diese Geräte kennen die meisten. Kleinere Scanner sind reine Handhelds, verfügen über ein kleines Display, eine Lesevorrichtung und oftmals ein Zahlenfeld mit einigen Menütasten. Häufig kommt diese Variante in Ladengeschäften zum Einsatz, beispielsweise bei der Warennachbestellung direkt aus dem Regal heraus. Andere Geräte bieten mehr Möglichkeiten, sofern diese benötigt werden. Eine sehr klassische Form der Scanner sind übrigens die Geräte, die Paketzusteller benutzen. Der Code auf dem Paket wird gescannt, der Empfänger bestätigt die Annahme mit einer Unterschrift auf dem Touchscreen. Die mobile Datenerfassung mit MDE Scanner ist also grundsätzlich weit verbreitet und findet große Akzeptanz in der Wirtschaft.
- Smartphones – auch Smartphones können, sofern eine geeignete App installiert ist, als mobile Scanner dienen. Die Apps sind längst für Android, iOS und Windows verfügbar und übernehmen letztlich die Aufgaben, die echte Scanner durchführen. Der Code wird nun über die Kamera gescannt, das Programm greift auf das Bild zurück und verarbeitet die Daten.
Aber auch größere MDE Scanner können unter die mobile Datenerfassung fallen. Gerade in großen Logistiklagern werden beispielsweise diese massiven mobilen Scanner genutzt, um ganze Wareneingänge in kürzester Zeit zu bearbeiten. Die Scanner sind insoweit mobil, dass sie wahlweise über Schienen zum Warenankunftsort bewegt werden oder aber eigenständig an den Paletten vorbeifahren.
Grundsätzlich funktioniert die mobile Datenerfassung aber nur mit einem Gegenstück: Der Warenwirtschaft oder mit einem Anschluss an ein Warensystem. Die gescannten Daten werden an dieses Programm weitergeleitet und dort schließlich verarbeitet: Stückzahlenberechnung im Lager, Produktbestellung, Produktversand.
Wo fällt mobile Datenerfassung an?
Abgesehen natürlich von den Daten, die von den Kunden und der Zielgruppe an sich erfasst werden können, wird die mobile Datenerfassung in quasi allen Betrieben benötigt, die Waren verkaufen oder versenden. Das kann ein gewöhnliches Einzelhandelsgeschäft sein, ein Onlineversand, Großhändler oder Logistikbetrieb:
- Lagerhaltung – die Zeiten, in denen die Lager bis zum Bersten gefüllt werden, sind vorbei. Heute haben die Unternehmen einen Vorsprung, die die Lagerhaltung minimieren, dafür aber möglichst zeitnah reagieren können. Damit dies gelingt, sind verschiedene Datenerfassungen vonnöten. Zum einen muss der Betrieb in der Lage sein, den Marktbedarf möglichst frühzeitig auszulesen. Zum anderen muss genau bekannt sein, welche Produkte sich in welchen Mengen im Lager befinden. Zuletzt geht es darum, mit einem sehr geringen Aufwand die notwendigen Waren nachzubestellen.
- Einkauf/Nachbestellung – im Einkauf und in allen Bereichen, wo Waren regelmäßig nachbestellt werden müssen, bietet die mobile Datenerfassung einen zeitlichen und fehlerarmen Vorteil. Wurden Nachbestellungen einst noch mit Listen durchgeführt, die später per Hand in den PC übertragen wurden, reicht heute ein mobiler Scanner aus. Mitarbeiter brauchen nur noch die Barcodes oder QR-Codes an den Regalen oder im Lager einzuscannen und die Menge der Bestellung einzugeben. Die Übertragung an das Bestellsystem erfolgt nun online. Diese Variante lässt sich auch mit Smartphones mühelos durchführen.
- Versand/Logistik - bei jedem Versandhandel oder Logistikunternehmen herrscht Chaos, wenn die Lagerplätze der Waren nicht ständig bekannt sind und wenn nicht genau gesagt werden kann, wo sich welches Paket befindet. Über die mobile Datenerfassung lässt sich nun jede Ware vom Eintreffen im Lager bis zur Abgabe beim Kunden nachverfolgen.
Die mobile Erfassung erleichtert die Arbeit in Unternehmen ungemein, dennoch ist es absolut notwendig, dass die Erfassung lückenlos erfolgt. Zudem müssen die mit der Datenerfassung zusammenhängenden Programme gepflegt werden. Ein Beispiel: Produkte wurden nicht ins Warenwirtschaftssystem eingetragen bzw. die dort gewählten Stückzahlen sind falsch. Bis dieser Fehler behoben wurde, können die Daten trotz mühsamer Datenerfassung nicht korrekt sein. Dasselbe gilt, wenn ausgehende Waren nicht gescannt werden.
Wo liegen die Vorteile der mobilen Datenerfassung?
Stimmt die Grundlage, das heißt, die notwendigen und für die Datenerfassung benötigten Programme wurden gepflegt, erleichtert die mobile Datenerfassung bereits das Tagesgeschäft deutlich. Generell ist nur der Anfang aufwendig, denn wird diese Erfassung oder eine neue Form der Erfassung eingeführt, muss der Ist-Zustand gescannt werden. Sobald dies geschehen ist, ergeben sich folgende Vorteile:
- Geringerer Lagerbestand – mithilfe anderer Softwares und einer guten Grundkenntnis des Marktes ist es möglich, den Lagerbestand zu verringern und somit Kosten zu sparen. Dieser Vorteil trifft jedoch überwiegend auf Unternehmen zu, deren Produkte schnell nachgeordert werden können.
- Verfolgung – es lässt sich genau verfolgen, wo sich bestellte Waren befinden. Dies ist gerade in der Logistik notwendig, denn wenn ein Unternehmen nicht weiß, wo sich Kundenlieferungen befinden, ist Ärger absehbar.
- Verfügbarkeit – in Zeiten der Onlinebestellung ist es Usus, dass Kunden bereits während der Bestellung sehen können, ob die Produkte verfügbar sind und wie lange die Lieferung ungefähr dauert. Wird die mobile Datenerfassung eingesetzt, um den Lagerbestand genau zu beziffern, ist die Verfügbarkeit im Onlineshop stets korrekt und aktuell. Bestellte und ausgehende Waren werden nun automatisch durch das neue Einscannen vom Bestand abgezogen.
Zuletzt bietet die mobile Datenerfassung eine sehr komfortable und angenehme Lösung für die leidige Zeit der Inventur. Sie verläuft schlichtweg schneller und reibungsloser, da auch hier keine Listen, sondern schlichte Scanner genutzt werden können.
Fazit - vielerorts unverzichtbar
Die mobile Datenerfassung in einer ihrer Variationen ist in der heutigen Welt eine quasi unverzichtbare Hilfe, die Unternehmen einen echten Vorteil verschaffen kann. Aber auch kleinere Einzelhändler profitieren von handlichen Scannern oder speziellen Softwares für das Smartphone. Die Warennachbestellung nimmt weniger Zeit in Anspruch und durch die Möglichkeit, das Programm direkt mit dem Bestellprogramm oder dem Großhändler zu verknüpfen, entfallen zeitraubende und fehleranfällige Arbeitsschritte.
