Zeiterfassung in Unternehmen klingt für viele noch nach ungewünschter Kontrolle. Dabei sind Zeiterfassungssysteme heute ein hilfreiches Werkzeug, um Überarbeitung und Ausnutzung zu verhindern. Wer festhält, wann er wie viel arbeitet, kann den Auf- und Abbau von Überstunden besser steuern. Hier gibt es die alten und modernen Wege der Zeiterfassung.
Ursprünglich war die Zeiterfassung ein Mittel, um zu überprüfen, ob Angestellte auch die vereinbarte Arbeit abliefern. Durch das Arbeitsgesetz haben Firmen heute größere Pflichten gegenüber ihren Mitarbeitern. Das beinhaltet strenge Regelungen zu:
Damit geht es bei der heutigen Arbeitszeiterfassung mehr darum, zu garantieren, dass Menschen nicht mehr arbeiten als vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben. Denn das ist gar nicht selten. Der Arbeitszeitmonitor 2019, eine Studie der Agentur Compensation Partner, hat festgestellt, dass mehr als 50 % der Deutschen regelmäßig zu viel arbeitet. Im Durchschnitt sind das rund 3 Überstunden die Woche.
Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschlossen, dass Unternehmen künftig verpflichtet sind, zugängliche Zeiterfassungssysteme einzuführen und die Arbeitszeiten, also Anfang, Ende und Pausen, ihrer Mitarbeiter festzuhalten. Die Begründung dafür ist der Gesundheitsschutz, der ab einem Überschreiten von 48 Stunden Höchstarbeitszeit in der Woche nicht mehr gegeben ist.
Die Entscheidungen des EuGH richten sich in der Theorie an alle Mitgliedstaaten der EU. Hierzulande sind sich Juristen und Arbeitgeber aber noch nicht ganz einig, ob sie ab sofort dazu verpflichtet sind, oder noch ein eigenständiges Urteil der deutschen Gesetzgeber notwendig ist. Bevor es hier zu einer klaren Regelung kommt, sind Unternehmen mit der richtigen Argumentation erst einmal nur dazu verpflichtet, an Sonn- und Feiertagen und ab der 8. Arbeitsstunde die Arbeitszeit zu dokumentieren.
Obwohl die Verpflichtung mehr als 8 Arbeitsstunden am Tag zu dokumentieren bereits besteht, halten sich viele Arbeitgeber nicht explizit daran. Die Aufforderung zur Einführung von detaillierten Zeiterfassungssystemen soll das ändern.
Die einzige feste Vorgabe des EuGH ist, dass aus den Aufzeichnungen der Zeiterfassung klar zu erkennen ist, welche Arbeitsstunden geleistet wurden. Daher haben Unternehmen weitestgehend freie Hand darin, sich für ein System zu entscheiden.
Die digitale Zeiterfassung, wie die einfache Zeiterfassung mit Papershift, hat gleich mehrere Ausführungen. Ein Unternehmen kann sich deshalb entscheiden, welche Technik für ihr Team am besten funktioniert.
Bei der mobilen Zeiterfassung kann ein Angestellter seine Arbeitszeit über eine App durchführen. Sie funktioniert wie eine Stempeluhr, in der man Start, Pausen und Ende der Arbeitszeit bestätigen kann. Die Zeiterfassung kann auch auf dem Computer des Mitarbeiters aktiviert werden. Dafür können IP-Adressen vorgegeben werden, unter denen auf das System zugegriffen werden darf.
Wer möchte, dass seine Mitarbeiter vor Ort Ein- oder Auschecken, kann eine Art klassische Stempeluhr einrichten. Das funktioniert zum Beispiel über eine Tablet-App, auf der sich der Angestellte mit einem Pin oder seiner Unterschrift einloggen kann.
Dienstplan-Software hat in vielen Fällen mehr Features, als nur das Festhalten von Dienstplaninhalten. Anhand dieser lassen sich auch ganz automatisiert Zeiterfassungsdaten generieren, die auf den Informationen der Dienstpläne basieren. Damit die so festgehaltenen Arbeitszeiten auch stimmen, kann man sie als Vorlage nehmen und im Nachhinein anpassen oder endgültig bestätigen.
Auch wenn sich die deutsche Gesetzeslage noch nicht hundertprozentig einig ist, wird der feste Entschluss für die neue EuGH Regelung früher oder später kommen. Lokale Arbeitsgerichte versuchen heute schon, das Gesetz umzusetzen. Deshalb ist man als Unternehmen auf der sicheren Seite, wenn man bereits jetzt in eine Zeiterfassungs-Lösung investiert, die den Ansprüchen des Gerichtshofs entspricht. Digitale Zeiterfassung ist dabei die beste Kombination an kostengünstiger aber effektiver Lösung, die zudem noch dem Zeitgeist der Digitalisierung entspricht.
