Viele Gründer haben Stress, weil die Vielfalt der Aufgaben sie überfordert. Täglich kommen neue Anfragen und auch die bestehenden Kontakte müssen gepflegt werden. Da wird das notwendige Backup der Kundendaten schnell vergessen, zumal schon während des Backups klar wird, dass die gesicherten Daten bereits überholt sind, bevor das Backup abgeschlossen ist. Doch es ist wichtig, ein regelmäßiges Backup der Kundendaten durch ein geordnetes Verfahren sicherzustellen.
Backup heißt, dass relevante Datenbestände auf ein zweites unabhängiges Datenträgermedium transportiert oder kopiert werden, was in einem anderen Gebäude aufbewahrt werden sollte. Je weiter weg das zweite Medium ist, desto besser wird das Backup. Aus dieser scheinbar trivialen Anforderung folgt zwingend, dass dann kein Backup vorliegt, wenn man die Daten lediglich auf einen zweiten Datenträger kopiert, der in der Nähe des Rechners mit den relevanten Kundendaten aufbewahrt wird. Diese Anforderung lässt sich leicht begründen, wenn man fordert, dass das Backup so gestaltet ist, dass eine jederzeitige Rekonstruktion der Daten gesichert werden kann, egal was passiert. Ein Backup im selben Gebäude ist aber kein Backup, weil ein Brand oder ein Erdbeben das Gebäude und alle Daten vernichten kann. Der Einwand, dass auch die Welt untergehen könnte, womit jedes Backup seinen Sinn verliert, kann hier nicht gelten, weil für die Zeit nach einem Weltuntergang kein Backup benötigt wird. Ein Backup wird gebraucht für Fälle, wenn Katastrophen zwar relevante Daten vernichten, wo aber trotzdem noch Kundenanfragen erwartbar sind.
Kundendaten sind alle Informationen, die wichtig für Kommunikationsprozesse mit Kunden sind. Viele wichtige Kundendaten befinden sich in Datenbanken, die leicht zu lokalisieren sind. Doch auch in davon abgetrennten Systembestandteilen können wichtige Kundendaten platziert sein, beispielsweise in Textdateien mit Kundenbezug, in Tabellen mit Kundenkalkulationen oder in Mails, die sich auf entfernten Servern befinden.
Normalerweise wird für ein eingeschränktes Backup gesorgt, doch Gründer und andere Selbständige vergessen, dass die relevanten Daten an verschiedenen Stellen liegen können. Die Kundendatenbank der Transaktionen wird gesichert, doch die isolierten Text- und Kalkulationsdateien werden schnell vergessen, wenn per Routine täglich oder wöchentlich ein Backup gestartet wird. Diese Texte oder Tabellen können in isolierten Dateien auf den Firmenrechnern (von Mitarbeitern in den Büros) oder auf Laptops und Notebooks der Chefs vorliegen. Heutzutage liegen sie auch oft auf Smartphones, Cloud-Computern, MP3-Playern oder E-Book-Readern, falls diese Geräte in der Kundenkommunikation eingesetzt werden. Ein regelmäßiges Backup aller Kundendaten kann dann am besten gesichert werden, wenn zunächst alle relevanten Daten auf einem Server gesammelt werden. Hier bietet sich ein Cloud-Speicher an, der von allen Endgeräten ohne Probleme erreichbar ist.
Die Cloud als Sicherungssystem ist ideal, wenn alle Daten gut über Internet-Verbindungen gesichert werden können. Doch die Kosten und die Risiken für diese Lösungen können enorm hoch ausfallen, wenn viele Datenbestände vorliegen, die laufend verändert werden. Man muss auch sicherstellen, dass die Daten im Backup konsistent sind und dass keine unerwünschten Zugriffe von außen erfolgen können. Der PRISM-Skandal hat deutlich gemacht, dass hier nur sehr schwer eine Lösung gefunden werden kann. Doch diese Lösung ist dann garantiert, wenn alle Datenbestände auf dem Cloud-System mit hohen Sicherheitsstandards abgelegt wurden. Edward Snowden empfiehlt eine Verschlüsselung nach dem höchsten Kryptographie-Standard; zugleich ist sicherzustellen, dass die unverschlüsselten Kundendaten außerhalb von Cloud- und Internetverbindungen vorgehalten werden. Kommt es auf einer der beiden Seiten zum Datenverlust, dann können trotzdem die Daten verlustfrei widerhergestellt werden, weil sie ja auf unterschiedlichen Systemen in unterschiedlicher Form verfügbar sind. Dieses Konzept kann nur scheitern beim Weltuntergang und der kann als "schwarzer Schwan" (Metapher des Börsenhändlers und Publizisten und Nassim Nicholas Taleb) grundsätzlich nicht planerisch bewältigt werden.
