Besonders in den Anfangszeiten einer Existenzgründung schafft das Gefühl von Beschäftigung Sicherheit. Man merkt, dass die eigene Arbeit gefragt ist und dass das Geld am Ende des Monats schon auf dem Konto sein wird. Aber auch viele nicht-rentable Aufgaben müssen nebenher erledigt werden - die To-Do für einen Tag ist da schnell voll. Das richtige Zeitmanagement ist daher eine wichtige Aufgabe. Nicht nur für die Gründer und Unternehmer in Deutschland.
Natürlich ist die richtige Planung der eigenen Zeit nicht nur ein Problem für Unternehmer. Stattdessen müssen sich auch die Angestellten in Unternehmen ihre eigene Zeit einteilen, damit sie die beste Effizienz aus ihrer Position herausholen können. Wichtig ist dabei auch die Organisation der eigenen Arbeitstage. In der Regel benutzen die meisten Menschen dafür verschiedene Listen oder eine genaue Aufschlüsselung darüber, welche Aufgaben sie am Tag zu erledigen haben. Der Fehler liegt meistens darin, dass man sich auf die Suche nach der einen Aufgabe macht und die Liste einfach nach unten abarbeitet. Das mag am Anfang funktionieren, dürfte aber langfristig dazu führen, dass die entsprechenden Probleme deutlich werden. Besonders in Hinblick auf die seriöse Abarbeitung der Aufgaben ist das System mit der To-Do-Liste keine langfristige Lösung der entsprechenden Probleme.
Ob nun Unternehmer oder Angestellter - wichtig ist eine Organisation vor dem Arbeitstag. Dabei sollte man die entsprechenden Aufgaben in die verschiedenen Kategorien aufteilen und im Anschluss nach der Priorität abarbeiten.
Die Liste für die Aufgaben ist ein eher veralteter Standard. Statt stur eine Liste abzuarbeiten und darauf zu hoffen, dass am Ende des Tages alle wichtigen Aufgaben erledigt sind, sollte man sich eine Tabelle entsprechend der Prioritäten machen. Wie funktioniert diese Art von Tabelle?
Mit diesem System kann die normale To-Do-Liste sehr schnell auf den Stapel gelegt werden. Künftig lässt sich mit einer Excel-Tabelle oder einer App sehr deutlich sehen, welche Aufgaben in der Dringlichkeit besonders wichtig sind. Aber es gibt noch einen anderen wichtigen Tipp, wenn man die eigene Arbeit richtig einteilen und am Ende auch erledigen möchte.
Für Unternehmer wie Angestellte hat sich vor allem ein Wort zu einem Tabu entwickelt. Man möchte es nicht aussprechen, weil es am Ende weniger Geld oder weniger Wert innerhalb der Firma bedeutet: Nein. Dabei ist es wichtig zu wissen, wann man das Wort Nein für sich benutzen muss und wann es aufgrund der bereits vorhandenen Last an Aufgaben einfach angebracht ist. Wenn plötzlich wie ein Kunde oder ein Vorgesetzter auftaucht, der entsprechende Aufgaben für einen hat, sollte man einfach einmal sagen, dass dies in diesem Moment nicht möglich ist. Besonders bei einem Unternehmer kann eine zu spät abgelieferte Dienstleistung einen deutlich schlechteren Ruf mit sich bringen als der einfache Hinweis darauf, dass die eigenen Kapazitäten momentan ausgelastet sind. Wer dieses Prinzip beherrscht, wird in der Regel auch nicht in die Situation kommen, in der die To-Do einfach nicht mehr zu schaffen ist.
