Viele Gründer haben geniale Ideen, die sie zum Glück auch umsetzen. Ohne sie sähe die Betriebslandschaft definitiv anders aus. Doch sehen sich selbst die innovativsten Köpfe nach der Geschäftsaufnahme mit den Unwägbarkeiten des grauen Geschäftsalltags konfrontiert: Büroarbeit und Bürokratie. Oftmals stehen diese Hindernisse im klaren Gegensatz zu den tollen Ideen und Möglichkeiten, dennoch kann niemand auf sie verzichten. Doch es gibt durchaus Möglichkeiten, hier gegenzusteuern und mehr Schwung ins eigene Büro zu bekommen. Doch wie funktioniert das? In diesem Artikel gibt es Antworten.
Das wichtigste Gebot ist, niemals den Posteingang – virtuell und in Papierform – auflaufen zu lassen. Ein gut sortierter Posteingang ist bereits die halbe Miete, denn so lassen sich wichtige Eingänge von den unwichtigen und den sinnlosen trennen. Für diese Aufgabe ist ein Ablagesystem notwendig, welches jeder für sich erstellen kann. Es gilt übrigens auch für E-Mails, hier muss das System schlichtweg auf das Postfach übertragen werden. Und so geht es:
Für den virtuellen Posteingang wird ein Datei- und Ordnersystem geschaffen, welches dieselben Aufgaben erfüllt.
Zu Beginn möchten Unternehmer in der Regel ständig präsent sein. Das ist gut, dennoch sollte sich jeder feste Zeiten einrichten, in denen er nur im absoluten Notfall – wenn der Betrieb in Flammen steht – erreichbar ist.
Ein gutes Modell besteht darin, zum Beispiel jeweils vor- und nachmittags für zwei Stunden für jedermann (Mitarbeiter und auch Außenstehende) erreichbar zu sein. Während der restlichen Zeit heißt es: Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge! Dabei kann es sich um das Schreiben von Angeboten, die Entwicklung einer Strategie oder Kundenakquise handeln.
Irgendwann wachsen der Posteingang, die Buchhaltung oder auch die Kundenbetreuung einem einfach über den Kopf. Wer sich in diesem Stadium befindet, weiß eins ganz gewiss: Er benötigt Mitarbeiter, die ihm einen Teil der Arbeit abnehmen. Unternehmer sollen sich im Idealfall hauptsächlich um die Weiterentwicklung der Firma kümmern und nicht jeden Handgriff selbst erledigen.
Hierfür sind Angestellte da, die das übrigens in ihrer Ausbildung gelernt haben. Beispiel Postsachen: Ob nun E-Mails oder Briefe – das meiste wird mit der Zeit an die entsprechenden Mitarbeiter delegiert. Rechnungen erhält die Buchhaltung, einfache Rückfragen der entsprechende Kundenbetreuer. Aber auch sonst lassen sich Arbeiten mit der Zeit delegieren:
Das sind nur einige Beispiele an Aufgaben, bei denen sich durch Delegation eine Menge Zeit sparen lässt. Grundsätzlich ist das Ziel, sich letztlich nur noch um die Aufgaben zu kümmern, die sonst niemand im Unternehmen ausführen kann. Natürlich fällt es gerade in der Anfangszeit schwer, auch nur Bruchstücke seines Traums aus den Händen zu geben und von anderen abwickeln zu lassen. Doch nur wer Verantwortung abgeben kann, wird mit der Zeit zu einem richtigen Unternehmer. Dies ist ein Prozess, ohne den das Wachstum eines Unternehmens gehemmt wird.
Büroarbeit ist lästig und gehört zu den größten Zeitfressern in einem Unternehmen. Wer alle anstehenden Aufgaben gut erledigen möchte, benötigt deshalb eine gute Organisation. Dies beginnt bei der Priorisierung der Post und geht von einem wirksamen Zeitmanagement bis hin zur Delegation klarer Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter. Wer entsprechende Techniken gezielt umsetzt und dabei diszipliniert bleibt, wird am Ende bemerken, dass er viel mehr Zeit für seine Kerntätigkeiten hat. Diese sind nämlich das, was ein Unternehmen letztlich voranbringt.
Hallo,
danke für die Tipps, um als Gründer Struktur in den eigenen Arbeitsalltag zu bekommen. Das ist sicherlich für viele eine große Herausforderung.
Was ich auch ganz praktisch finde beim Ordnen des Posteingangs: Bei den meisten E-Mail-Programmen kann man automatische Filter setzen. Ich erhalte beispielsweise viele Newsletter zu Themen für Gründer, Selbstständige, etc. Diese möchte ich natürlich lesen, aber erst gegen Ende der Woche, wenn die wichtigen Aufgaben erledigt sind.
Daher habe ich einen Filter gesetzt, sodass die E-Mails von diesen Absendern automatisch in die Ablage "Interessant" gelegt werden. So ist mein Posteingang schon beim morgendlichen Öffnen relativ übersichtlich. 🙂
Und dann noch zum Punkt "Delegation": Gerade für Solo-Selbstständige kann hier eine Art "Delegation" an nützliche Softwares helfen. Ich bin da beim Thema Buchhaltung etwas voreingenommen, denn ich arbeite für das Rechnungsprogramm Debitoor, aber grundsätzlich lohnt es sich, bestimmte (vor allem lästige) Vorgänge mit der passenden Software zu erledigen. Meist spart man so Zeit und Stress und kann sich auf sein Tagesgeschäft konzentrieren. 🙂
Viele Grüße
Emilie