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Wie Gründer die Büroarbeit optimieren können

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Büroarbeit optimieren
Büroarbeit kann gerade zu Beginn schnell überhand nehmen – doch es gibt Wege, dies zu verhindern

Viele Gründer haben geniale Ideen, die sie zum Glück auch umsetzen. Ohne sie sähe die Betriebslandschaft definitiv anders aus. Doch sehen sich selbst die innovativsten Köpfe nach der Geschäftsaufnahme mit den Unwägbarkeiten des grauen Geschäftsalltags konfrontiert: Büroarbeit und Bürokratie. Oftmals stehen diese Hindernisse im klaren Gegensatz zu den tollen Ideen und Möglichkeiten, dennoch kann niemand auf sie verzichten. Doch es gibt durchaus Möglichkeiten, hier gegenzusteuern und mehr Schwung ins eigene Büro zu bekommen. Doch wie funktioniert das? In diesem Artikel gibt es Antworten.

Posteingang ordnen – niemand kann alle Mails lesen

Das wichtigste Gebot ist, niemals den Posteingang – virtuell und in Papierform – auflaufen zu lassen. Ein gut sortierter Posteingang ist bereits die halbe Miete, denn so lassen sich wichtige Eingänge von den unwichtigen und den sinnlosen trennen. Für diese Aufgabe ist ein Ablagesystem notwendig, welches jeder für sich erstellen kann. Es gilt übrigens auch für E-Mails, hier muss das System schlichtweg auf das Postfach übertragen werden. Und so geht es:

  • Sichtung – kommt Post, wird sie genau einmal täglich gesichtet. Hierbei werden all die sinnlosen Briefe und E-Mails aussortiert, sprich Werbung, Flugzettel und sonstige unwichtige Schreiben.
  • Markierung – was übrigbleibt, wird direkt mit einem Posteingangsstempel versehen. Die Stempel gibt es in verschiedenen Varianten, sinnvoll sind Datumsstempel, die gleichzeitig Ankreuzmöglichkeiten zur weiteren Bearbeitung haben. Alternativ können selbst Kürzel entworfen werden: Das Durchschnittszeichen bedeutet, dass das Dokument abgelegt werden kann, etc.
  • Markierung Fristen – beinhaltet das Schreiben eine Frist, beispielsweise Fristen vom Finanzamt oder auch Zahlungsfristen, kommt ein weiterer Friststempel zum Einsatz. Solche lassen sich zum Beispiel auf stempelfactory.de erwerben.
  • Sortierung – nun wird der Posteingang sortiert. Hier gilt es, verschiedene Ablagen für die Wichtigkeitsstufen eigene Ablagen zu bilden.

Und wie sehen die Ablagen aus? Gut sind folgende Methoden:

  • Wichtig/Frist – das sind wichtige Dokumente, die mit einer Frist versehen sind. Hier darf nicht allein die Endfrist auf dem Schreiben, im PC und Kalender notiert werden, sondern eine Vorfrist oder Wiedervorlage. Je nach Arbeitsaufwand genügt die Vorfrist, beispielsweise bei bloßen dringenden Zahlungen. Ist eine Vorarbeit notwendig, wird die Wiedervorlage eine Woche vor die Vorfrist gelegt, die wiederum einige Tage vor der tatsächlichen Frist liegt.
  • Wichtig – das sind wichtige Posteingänge, die jedoch nicht mit einer festen Frist versehen sind. Um sie sollte sich zeitnah gekümmert werden.
  • Zur Kenntnis – Hierbei geht um die Posteingänge, die nicht sonderlich wichtig oder dringend sind. Diese lassen sich bei Bedarf lesen und kosten im Tagesgeschäft oftmals zu viel Zeit.

Für den virtuellen Posteingang wird ein Datei- und Ordnersystem geschaffen, welches dieselben Aufgaben erfüllt.

Bürozeit vs. Arbeitszeit – nur weitere ist wirklich produktiv

Zu Beginn möchten Unternehmer in der Regel ständig präsent sein. Das ist gut, dennoch sollte sich jeder feste Zeiten einrichten, in denen er nur im absoluten Notfall – wenn der Betrieb in Flammen steht – erreichbar ist.

Ein gutes Modell besteht darin, zum Beispiel jeweils vor- und nachmittags für zwei Stunden für jedermann (Mitarbeiter und auch Außenstehende) erreichbar zu sein. Während der restlichen Zeit heißt es: Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge! Dabei kann es sich um das Schreiben von Angeboten, die Entwicklung einer Strategie oder Kundenakquise handeln.

Delegation als Zaubermittel: Einfach mehr schaffen

Irgendwann wachsen der Posteingang, die Buchhaltung oder auch die Kundenbetreuung einem einfach über den Kopf. Wer sich in diesem Stadium befindet, weiß eins ganz gewiss: Er benötigt Mitarbeiter, die ihm einen Teil der Arbeit abnehmen. Unternehmer sollen sich im Idealfall hauptsächlich um die Weiterentwicklung der Firma kümmern und nicht jeden Handgriff selbst erledigen.

Hierfür sind Angestellte da, die das übrigens in ihrer Ausbildung gelernt haben. Beispiel Postsachen: Ob nun E-Mails oder Briefe – das meiste wird mit der Zeit an die entsprechenden Mitarbeiter delegiert. Rechnungen erhält die Buchhaltung, einfache Rückfragen der entsprechende Kundenbetreuer.  Aber auch sonst lassen sich Arbeiten mit der Zeit delegieren:

  • Kundenbetreuung – sind die Mitarbeiter erst eingearbeitet, sind sie häufig besser mit der jeweiligen Kundenmaterie vertraut und können wesentlich schneller helfen als der Chef. Solche Aufgaben sollten nun immer delegiert werden, es sei denn, es geht um wichtige Vor-Ort-Termine, massive Probleme oder besondere Angelegenheiten.
  • Buchhaltung – die Buchhaltung ist eine lästige gesetzliche Pflicht, die im Wesentlichen von Fachkräften erledigt werden kann. Kleinere Unternehmen wenden sich hierbei im Normalfall an einen Steuerberater. Ab einer gewissen Größe wird einfach ein eigener Bilanzbuchhalter eingestellt. Somit beschränkt sich die Arbeit an dieser Materie letztlich auf einige Kontrollen vor der Übermittlung an die Finanzbehörden.
  • Materialien – wer es noch nie gemacht hat, der glaubt gar nicht, wie viel Zeit die Kontrolle und Nachbestellung von Büromaterialien in Anspruch nimmt. Auch dies können entsprechend geschulte Mitarbeiter übernehmen. Gerade, wenn es um Büro- oder Produktionsmaterialien geht, wissen die betroffenen Mitarbeiter ohnehin wesentlich besser Bescheid, wie es um die Bestände steht.

Das sind nur einige Beispiele an Aufgaben, bei denen sich durch Delegation eine Menge Zeit sparen lässt. Grundsätzlich ist das Ziel, sich letztlich nur noch um die Aufgaben zu kümmern, die sonst niemand im Unternehmen ausführen kann. Natürlich fällt es gerade in der Anfangszeit schwer, auch nur Bruchstücke seines Traums aus den Händen zu geben und von anderen abwickeln zu lassen. Doch nur wer Verantwortung abgeben kann, wird mit der Zeit zu einem richtigen Unternehmer. Dies ist ein Prozess, ohne den das Wachstum eines Unternehmens gehemmt wird.

Ohne gute Organisation kein dauerhafter Erfolg

Büroarbeit ist lästig und gehört zu den größten Zeitfressern in einem Unternehmen. Wer alle anstehenden Aufgaben gut erledigen möchte, benötigt deshalb eine gute Organisation. Dies beginnt bei der Priorisierung der Post und geht von einem wirksamen Zeitmanagement bis hin zur Delegation klarer Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter. Wer entsprechende Techniken gezielt umsetzt und dabei diszipliniert bleibt, wird am Ende bemerken, dass er viel mehr Zeit für seine Kerntätigkeiten hat. Diese sind nämlich das, was ein Unternehmen letztlich voranbringt.

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