Wie kann Office 365 im Business helfen? Überblick über die Einzelnen Tools
Die klassischen Office-Programme Excel, Outlook, PowerPoint und Word kennt jeder – aber wie sieht es mit Yammer, Teams, Planner, Forms & Co aus? Microsoft hat in den letzten Jahren viele neue Tools für den Business-Einsatz in Unternehmen entwickelt und in seinen modularen Office-365-Baukasten integriert. Die folgende Übersicht zeigt, wann sich welches Business-Tool wofür eignet.
Woher kommen die vielen neuen Business-Tools in Office 365?
Vom klassischen 4er Office zu den Cloud-gestützten Kollaboration-ToolsMicrosoft Bürosoftware-Paket Office (*1989) war ursprünglich nur ein Verkaufspaket für die vier Einzelprogramme Excel (Tabellenkalkulation), Mail (E-Mail-Client, später Outlook), PowerPoint (Präsentationsprogramm) und Word (Textverarbeitung). Mit dem durchschlagenden Erfolg hat Microsoft seine Office-Anwendungen dann immer stärker verzahnt und weitere Softwarelösungen für Unternehmen integriert.
Anfangs nur lokale On Premises Lösungen:
Das Office-Paket wurde zwar schnell um weitere Businessbausteine und Server-Komponenten für Unternehmensnetzwerke erweitert, wie z.B. Access, Publisher, OneNote und SharePoint. Aber alle Office-Programme waren zunächst nur als lokale „On Premise“ Installationen auf den Rechnern und Servern in den Unternehmen vor Ort verfügbar.
Cloud-gestütztes Office 365 Ökosystem seit 2011:
2011 hat Microsoft seine Office-Anwendungen dann in die Cloud überführt. Seitdem stehen nahezu alle Programme des Office 365 Suite auch als mietbare SaaS- und Web-Lösung zur Verfügung. Bei Bedarf kann sogar die gesamte benötigte IT- und Serverinfrastruktur in die Microsoft Cloud ausgelagert und gemietet werden – das spart Investitions- und Wartungskosten.
Wahres Feuerwerk an neuen Office 365-Tools seit 2016:
Die Cloud bietet aber nicht nur die Flexibilität für den (mobilen) Zugriff von überall aus, sondern auch einen riesigen Speicherplatz und eine enorme Rechenpower. Und genau das ist die technologische Basis für eine Reihe weiterer, bis dato völlig neuartiger Tools. Viele dieser neuen Anwendungen wurden speziell für die Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt und sind, wie zum Beispiel Forms oder Teams, erst nach 2016 bzw. 2017 erschienen.
Far beyond Excel, Word, PowerPoint und Outlook: Was können die Office 365 Business-Tools alles?
Das Anfangsquartett aus Excel, Outlook, PowerPoint und Word ist mittlerweile (Stand Oktober 2019) auf über 25 Anwendungen angewachsen. Hier die Zusammenfassung der neu hinzugekommenen App-Funktionen nach Anwendungsbereichen.
1. Office 365 Tools für die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen
Microsoft stellt Unternehmen neben Outlook noch einen ganzen Blumenstrauß an weiteren Business-Anwendungen rund um die digitale Kommunikation und Online-Kollaboration zur Verfügung.
Microsoft Teams: Teams (*2017) ist der Nachfolger des 2011 für 8,5 Mrd. Dollar eingekauften Skype for Business. Daher beherrscht es alle Formen der digitalen Kommunikation, von Einzel- und Gruppenchats über Audio-Gruppengespräche und Video-Telefonie in HD-Qualität bis zu Online-Konferenzen mit Desktop-Sharing. Aber das Office 365 Tool kann noch viel mehr. Microsoft hat zusätzlich auch noch seine Groups-Technologie in Teams integriert. Daher können auch viele andere Tools in Teams integriert werden. So erhalten Sie bedarfsgerecht ausgestattete digitale Workplaces mit allen individuell benötigten Tools in einer Bedienoberfläche übersichtlich zusammengefasst (z.B. Planner, Excel, Trello, Evernote etc.). Damit ist Microsoft Teams zur zentralen Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Office 365 aufgerückt.
Microsoft Yammer: Yammer ist das interne Business-Facebook für und innerhalb von Unternehmen. Das Social-Media-Intranet orientiert sich vom Aufbau her an Facebook und dient der firmenübergreifenden Vernetzung aller Beschäftigten. Es kann Yammer-übergreifend, in offenen oder auch in geschlossenen Gruppen über berufsrelevante Inhalte informiert und diskutiert werden. Die Beiträge lassen sich wie gewohnt teilen, bewerten und kommentieren. Die dynamischen Gruppen können zum Beispiel themenspezifisch erstellt und dabei je nach Bedarf Experten aus den jeweiligen Fachbereichen (z.B. Entwicklung, Sales, Marketing) abteilungsübergreifend hinzugezogen werden.
Microsoft Forms: Forms (*2016) ist ein vielseitiges Umfrage-Tool, das Microsoft ursprünglich für Bildungseinrichtungen entwickelt hat. Mittlerweile steht Forms aber auch in Office 365 Business zur Verfügung. Der Umfang reicht von schnellen Umfragen innerhalb eines Teams-Chats oder Meetings bis zu komplexen Web-Fragebögen, Online-Gewinnspielen und sogar Online-Prüfungen, die einfach im Browser ausgefüllt werden können. Die Umfragen lassen sich schnell und einfach erstellen und werden automatisiert und übersichtlich ausgewertet.
Microsoft Planner: Der Planner (*2016) ist ein praktisches Kollaboration-Tool für die gemeinsame Aufgabenbearbeitung und das Planen, Verwalten und Managen von Projekten. Mit Drag & Drop Kanban-Board, Projektkalender, Chat und Statusdiagrammübersicht.
2. Office 365 Anwendungen für Dokumentenbibliotheken, Intranet und Extranet
SharePoint: SharePoint (*2001) ist eine Webportalsoftware für Intranet- und Extranet-Portale. Der Fokus liegt auf einer gemeinsamen Dateiablage, dem Austausch von Informationen, der Zusammenarbeit in Projekten sowie in der Automatisierung von Arbeitsproessen mittels Workflows.
OneDrive: Microsofts OneDrive (*2007) basiert auf SharePoint, ist allerdings ein Hybrid-Cloudspeicher. Das bedeutet, dass die ganze oder nur ein Teil der gemeinsamen Dokumentenbibliothek auf Wunsch mit einer lokalen Kopie auf einem Endgerät synchronisiert werden kann. Das ermöglicht nicht nur die gemeinsame Dateibearbeitung und die leichte Einbindung mobiler Endgeräte, sondern auch einen Offline-Zugriff auf die ausgewählten Dokumente, z.B. bei fehlender Mobilfunkverbindungen im Flugzeug oder im Außendienst bei Kunden vor Ort.
3. Die Business Intelligence Software in der Office 365 Suite
Microsoft PowerBI: PowerBI ist ein Business Analytics-Dienst für die Self-Service- und Unternehmens-Datenanalyse. Dabei werden die unterschiedlichsten Datenquellen verbunden und visuell aufbereitet. Durch diese Datenvisuals und interaktive Echtzeitdashboards lässt sich auch komplexes Informationsgeschehen deutlich einfacher und schneller darstellen und erfassen.
Microsoft Dynamics: Dynamics 365 ist zwar kein direkter Bestandteil von Office 365, aber damit kompatibel (z.B. mit der Teams-Apps). Die Cloudlösung vereint und ersetzt die bisherige Softwareproduktreihe der Microsoft Business Solutions und ist Microsofts Antwort auf die BI-Softwarepakete von Oracle und SAP. Dynamics vereinheitlicht die Daten in unstrukturierten Geschäftsbereichen und dient vor allem für die Planung der Unternehmensressourcen und die Optimierung der Geschäftsprozesse. Dynamics besteht aus den Modulen ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management), RMS (Retail Management System) und Sales.
4. Office-365-Tools für die Wissensarbeit und das Zeitmanagement
Bookings: Ein Terminplanungstool für KMU mit automatischen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails.
Delve: Der selbstlernende Wissens-Assistent auf Basis des intelligenten Microsoft Graph Algorithmus ermöglicht eine neuartige Dateiverwaltung in Office 365. So erhalten Sie nicht nur schnelleren Zugriff auf Ihre häufig benötigten Dokumente, das Tool schlägt Ihnen auch relevante Inhalte aus dem Unternehmensintranet vor, die Sie bislang noch gar nicht kennen konnten.
MyAnalytics: Das Tool basiert auf der Microsoft Graph Schnittstelle und dient der persönlichen Analyse der Arbeitszeit und Arbeitsabläufe. Wie viel Zeit wird für welche Aufgaben aufgewendet (z.B. Meetings, E-Mailverwaltung, Telefonate). An Hand der Diagramme können dann die persönlichen Zeitressourcen effizienter geplant werden.
StaffHub: Die Funktionen dieses Zeit- und Arbeitsmanagement-Programms für Service und Produktion wurden zuletzt in Microsoft Teams integriert und StaffHub daraufhin zum 1. Oktober 2019 eingestellt.
Die restlichen Business-Tools in Office 365 in der Schnellübersicht von A bis Z:
Access: Für das Erstellen maßgeschneiderter Datenbanken und das Anpassen von Datenbankanwendungen.
Exchange: Intelligente und professionelle E-Mail- und Kalenderfunktionen für Unternehmen.
OneNote: Digitales und gemeinsam bearbeitbares Notizbuchprogramm für die Dokumentation aller offenen Geschäftsprozesse.
Outlook Customer Manager: Office 365 Tool für das Kundenbeziehungsmanagement, organisiert alle Kundeninformationen automatisch an einem zentralen Ort (z.B. E-Mails, Besprechungen, Aufgaben, Geschäftsabschlüsse und Lieferfristen).
PowerApps: Das Office 365 Tool ermöglicht die Entwicklung von Web- und mobilen Apps, auch ohne vertiefte Programmierkenntnisse.
Publisher: Mit diesem Desktop-Publishing-Tool können Druckpublikationen aller Art erstellt werden.
Skype for Business Server: Skype for Business ist vollständig in seinen Nachfolger Teams aufgegangen, lediglich der Markennamen bleibt erhalten. Skype for Business Server dient dabei speziell dem Bereitstellen von Chats, Besprechungen und Telefonanrufen in einer lokalen (Server-)Umgebung.
Stream: Microsofts Video-Sharing-Dienst für Unternehmen.
Sway: Multimediatool für Newsletter, Präsentationen und Dokumentationen mit unterschiedlichsten Inhalten.
To-Do: Kleines Programm für die individuelle Aufgabenplanung und Schmierzettel.
Visio: Office 365 Tool zum Erstellen von professionellen Diagrammen, Organigrammen, Grundrissen oder Geschäftsprozessen.
Whiteboard: Für die Online-Zusammenarbeit an einem virtuellen Whiteboard in Echtzeit.
Nach der Übersicht die Details:
So funktionieren die Business-Tools in Office 365! Tipps und AnleitungenVon Teams über Forms bis zum Planner – Office 365 Business bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen viele interessante Tools für effizientere Arbeits- und Geschäftsprozesse. Mehr Details, Tipps und Anleitungen für die einzelnen Anwendungen finden Sie auf der Office 365 Themenseite von Büro-Kaizen – 20% mehr Effizienz im Unternehmen!
1. Office 365 Tools für die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen