Viele komplexere Aufgaben werden in Unternehmen und anderen Organisationen heutzutage mit häufig standardisierten Methoden des Projektmanagements erledigt. Sowohl im Projekt als auch in der Linie sind zeitliche Vorgaben bedeutend. Mit modernen Tools und gezielten organisatorischen Vorkehrungen lässt sich bequem erfolgreiches Zeitmanagement betreiben. Ein vernünftiges Zeitmanagement soll sicherstellen, die Terminziele der gesteckten Aufgaben ohne Verzug einhalten zu können. So bleibt das Projekt auf Kurs. Denn ein Projekt ist stets ein zeitlich begrenztes Vorhaben.
In Projekten lassen sich wechselnde Herausforderungen meistens flexibler und besser bewältigen als in starren Linienorganisationen. Projektmanagement ist daher aus dem modernen Wirtschaftsleben nicht mehr wegzudenken. Eine eigene DIN-Norm trägt dazu bei, dass Projekte professionell geplant und gesteuert, Risiken eingedämmt, Chancen ergriffen und Projektziele termin- und kostengerecht erreicht werden. Dabei kommen traditionelle, häufig sequentielle Praktiken, agile Methoden wie Scrum oder Kanban sowie hybride Vorgehensweisen zum Einsatz. Die Wahl der Methode hängt im Wesentlichen von der spezifischen Unternehmenskultur, den konkreten Projektzielen sowie den Kenntnissen und Fähigkeiten der Teammitglieder ab.
Termindruck gehört zu den Gemeinsamkeiten, denen alle Projektteams ausgesetzt sind. Deshalb zählt ein methodisches Zeitmanagement zu den ständigen Herausforderungen aller Projekte. Bereits im Zieldefinitions- und Planungsstadium gilt es, die Ziele und Aufgaben des Projekts präzise zu operationalisieren und den in der Steuerungs- oder Ausführungsphase benötigten Aufwand möglichst exakt abzuschätzen. Je genauer dies gelingt, desto geringer fällt die Soll-Ist-Abweichung aus. Schließlich kostet jede Nachsteuerung wertvolle Zeit, die bei der Erledigung der restlichen Aufgaben womöglich fehlt.
Das Handwerkszeug eines erfolgreichen Projektmanagements, das die strikte Einhaltung der Zeitvorgaben im Blick behält, besteht aus unterschiedlichen Tools und Vorgehensweisen. Fundamentale Bedeutung haben die Nutzung von Erfahrungen erfolgreich abgeschlossener Vorgänger-Projekte, eine sinnvolle Rollen- und Aufgabenverteilung im Team sowie eine möglichst präzise Planung mit klaren und priorisierten (Teil-) Zielen. Für Ideenfindung und Problemlösungen gelangen beim Projektmanagement in der Regel Kreativitätstechniken zum Einsatz. Checklisten unterstützen dabei, Arbeiten zu strukturieren. Moderne Software hilft, Komplexität beherrschbar zu machen und die Transparenz zu erhöhen.
Ein Projekt besteht nicht nur aus der inhaltlichen Seite der Aufgaben. Administration und Routinetätigkeiten treten dazu. Bei deren Erledigung können Projektbüros den Projektmanager und sein Team wirkungsvoll entlasten. Denn sie kümmern sich um administrative Routine und Controllingaufgaben. Zu den größten Zeitfressern gehören außerdem eingehende Telefongespräche mit Personen außerhalb des Projekts. Ein Telefonservice stellt hier die telefonische Erreichbarkeit aller Teammitglieder sicher. Ein bekannter und Anbieter inj diesem Segment wäre Bueroservice24. Der Service führt zu einer Win-Win-Situation: Zum einen stärkt er das Image als kundenorientiertes Unternehmen und zum anderen gewährleistet er, dass sich die Teammitglieder stärker auf die eigentliche anspruchsvolle Projektarbeit konzentrieren können.
Ob traditionell und plangetrieben oder agil und flexibel: Professionelles Projektmanagement kommt nicht ohne zweckgerichtetes Zeitmanagement aus. Exakte und operationalisierbare Zieldefinitionen, durchdachtes Voranschreiten und eine systematische Steuerung erleichtern die Einhaltung aller Terminziele. Alle methodischen Ansätze sind wiederum selbst auf organisatorische Weichenstellungen und Werkzeuge angewiesen, die zu höherer Effizienz führen. So blieben ohne ein Projektbüro viele Verwaltungsaufgaben an den Teammitgliedern hängen. Zusätzlich kann ein externer Telefonservice die Produktivität eines Teams erheblich steigern.
