Eine Einladung zu einem Geschäftsessen wird gern ausgesprochen. Ob es um ein künftiges Geschäft geht oder ein Abschuss gefeiert wird – in einer angenehmen und ruhigen Atmosphäre lassen sich viele Dinge besser besprechen als im nüchternen Büro. Die Kosten für diese betrieblich veranlassten Bewirtungen können als Betriebsausgaben verbucht werden, wenn alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Die gewinnmindernden Ausgaben werden jedoch von den Finanzbehörden im Rahmen der Betriebsprüfungen stets kritisch gesehen, weil viele Unternehmen die Regelungen allzu großzügig auslegen. Hier folgt eine Übersicht, auf welche Dinge bei Bewirtungen von Gästen und Arbeitnehmern zu achten ist.
Zu den Bewirtungskosten gehören alle Aufwendungen für den Verzehr von Getränken, Speisen und sonstigen Genussmitteln, die im Rahmen einer geschäftlich oder betrieblich veranlassten Veranstaltung entstanden sind. Dazu gehören auch Trinkgelder. Kaffee und Kekse während einer betrieblichen Besprechung zählen dagegen nicht dazu. Diese Kosten dürfen in voller Höhe als kleine Gesten der Höflichkeit in die Betriebsaufwand verbucht werden. Bewirtungskosten dürfen nur in angemessener Höhe entstehen. Was das Finanzamt als angemessen ansieht, ist häufig ein Streitpunkt und wird notfalls gerichtlich entschieden. Die Bewirtungskosten müssen durch Belege nachgewiesen werden, an die verschiedene Anforderungen gestellt werden.
Werden diese beiden Voraussetzungen nicht erfüllt, dann können keine Kosten geltend gemacht werden. Die Vorschriften zu den Bewirtungskosten finden sich in den Einkommenssteuer-Richtlinien. Sie gelten für Einzelunternehmer, die die Aufwendungen im Rahmen ihrer Einnahmen-Überschussrechnung geltend machen, ebenso wie für bilanzierenden Großunternehmen.
Unter der geschäftlich veranlassten Bewirtung versteht das Finanzamt Aufwendungen, die bei Business-Terminen mit Geschäftspartnern entstehen. Dabei kann es sich um neue Kunden oder Kontakte handeln oder auch um bereits bestehende. Die Behörden unterstellen bei solchen Terminen jedoch stets, dass auch ein gewisses persönliches Interessen am Essen bestand und beschränken daher den Betriebskostenabzug auf 70 Prozent. Das bedeutet, dass von einer Rechnung für solch ein Geschäftsessen nur 70 Prozent als Betriebsausgabe, 30 Prozent jedoch als private Ausgabe zu verbuchen sind.
Bewirtungskosten sind dann in voller Höhe abzugsfähig, wenn sie betrieblich veranlasst sind, zum Beispiel bei Schulungen von Arbeitnehmern oder bei Meetings von Abteilungen mit anschließendem Essen. Diese Bewirtungen dürfen jedoch nicht regelmäßig und häufig erfolgen, sonst könnten sie lohnsteuerpflichtig werden.
Für jede einzelne Bewirtung sind ihre Umstände den Finanzbehörden nachzuweisen. In der Praxis haben sich vorgefertigte Bewirtungsbelege bewährt. Bewirtende müssen darauf achten, dass alle Angaben enthalten sind:
Formal nicht korrekte Bewirtungsbelege werden vom Prüfer des Finanzamtes nicht anerkannt. Das führt rückwirkend zur Kürzung der Betriebsausgaben, zur Erhöhung des Gewinnes und damit zu höheren Steuern. Eine Quittung des Stehimbisses mit dem Vermerk „Speisen und Getränke“ erfüllt die Vorgaben an einen Bewirtungsbeleg also auch dann nicht, wenn handschriftlich die Teilnehmer ergänzt worden sind!
Alle Bewirtungsaufwendungen müssen gesondert erfasst werden. Unternehmen, die diese Aufwendungen auf speziellen Sachkonten in der Buchhaltung erfassen, erfüllen diese Vorgabe bereits.
Die Vorsteuer der Bewirtungen sind in voller Höhe von der Umsatzsteuer absetzbar, wenn die Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Das gilt selbst dann, wenn die Bewirtungskosten nur auf 70 Prozent beschränkt abziehbar sind.
