Die Inventur ist eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens. Diese sind jeweils nach ihrer Art (Bezeichnung), Menge (Stückzahl, Gewicht, Länge) und Wert (in Euro) zum Bilanzstichtag zu erfassen. Nach der Art der Durchführung lassen sich zwei Varianten der Inventur unterscheiden:
Bei der körperlichen Bestandsaufnahme nimmt der Unternehmer alle körperlichen Vermögensgegenstände wie Anlagen, Maschinen, Fahrzeuge, Bestände an Material auf. Das geschieht durch Zählen, Messen, Wiegen und notfalls durch Schätzen. Danach erfolgt die Bewertung der Mengen in Euro.
Bei der Buchinventur geht es um nicht-körperliche Gegenstände. So sind Forderungen, Bankguthaben und alle Arten von Schulden wertmäßig festzustellen und nachzuweisen. Die Basis sind die buchhalterischen Aufzeichnungen und Belege.
Gerade die mengenmäßige Inventur bedarf einer gründlichen Vorbereitung und Durchführung. Zunächst ist ein Inventurleiter zu bestimmen, der einen genauen Aufnahmeplan erstellt. Dieser legt einzelne Inventurbereiche fest sowie die personelle Besetzung der Aufnahmegruppen, den Zeitpunkt der Bestandsaufnahme, die zur Bestandsaufnahme verwendeten Hilfsmittel und die Aufnahmevordrucke. Die Bestandsaufnahme ist regelmäßig mit Stichproben zu überprüfen. Die Inventur ist mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden. Deswegen bietet der Gesetzgeber Unternehmen Verfahren zur Vereinfachung an.
Die Stichtagsinventur ist eine zeitnahe, körperliche Bestandsaufnahme. Die mengenmäßige Bestandsaufnahme der Vorräte muss nicht zum Abschlussstichtag erfolgen, sondern innerhalb von zehn Tagen vor- oder nachher. Zugänge und Abgänge vor oder nach dem Stichtag kann der Unternehmer anhand von Belegen vor- oder zurückrechnen. Der Nachteil der Stichtagsinventur ist, der innerhalb weniger Tage anfallende, große Arbeitsaufwand.
Gegenüber der Stichtagsinventur ist dieses Inventurverfahren eine wesentliche Erleichterung. Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt an einem Tag, egal an welchem, in den letzten drei Monate vor dem Stichtag oder bis zu zwei Monate danach. Die einzelnen Artikel darf der Unternehmer zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufnehmen lassen. Der dann ermittelte Bestand wird wertmäßig, nicht der Menge nach, auf den Abschlussstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
Dieses Inventurverfahren ermöglicht es dem Unternehmer, den am Stichtag vorhandenen Bestand der Lagerbestände festzustellen. Eine gleichzeitige körperliche Bestandsaufnahme ist nicht nötig, da er den Bestand für den Abschlussstichtag nach Art und Menge der Lagerkartei entnehmen kann. Diese erfasst für jeden einzelnen Artikel alle Mengenbewegungen (Zu- und Abgänge) laufend und buchmäßig. In jedem Geschäftsjahr muss der Unternehmer mindestens einmal zu einem beliebigen Zeitpunkt durch körperliche Bestandsaufnahme Folgendes prüfen: Stimmen die in der Lagerkartei ausgewiesenen Bestände mit den tatsächlichen Beständen überein. Tag und Ergebnis der körperlichen Inventur sind auf der entsprechenden Lagerkartei festzuhalten und zu unterschreiben. Bei der permanenten Inventur handelt es sich um ein rationelles und aussagefähiges Inventurverfahren. Es gibt dem Unternehmer täglich wichtige Daten über die Bestandsbewegungen in die Hand und hat einen großen Vorteil: Die körperliche Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens kann zu beliebigen Zeitpunkten erfolgen.
Den Lagerbestand nach Art und Menge aufzunehmen, ist mithilfe mathematisch-statistischer Verfahren, wie beispielsweise der Mittelwertschätzung, aufgrund von Stichproben möglich. Die als Stichproben ausgewählten Vorräte sind zunächst körperlich zu erfassen und zu bewerten. Das Ergebnis auf den gesamten Inventurwert der Lagervorräte hochzurechnen. Die Stichprobeninventur ist zuverlässig, außerdem ist sie ein zeit- und kostensparendes Verfahren (Hilfsverfahren) der Inventur.
