Die doppelte Buchhaltung gibt über die parallele Kontenführung in "Soll und Haben" die Möglichkeit, in kurzer Zeit einen Überblick über die Vermögenssituation eines Unternehmens zu bekommen. Die doppelte Buchhaltung erfasst dabei sämtliche Belege und verbucht sie auf entsprechende Konten. Sie wird deswegen auch als Doppik bezeichnet.
Lediglich Gewerbetreibende mit kleinen Einzelunternehmen dürfen mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten. Für alle größeren Unternehmen ist die doppelte Buchhaltung vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Sie müssen ihren Unternehmenserfolg im Rahmen einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung ermitteln und eine Bilanz erstellen.
Die doppelte Buchhaltung bucht Geschäftsvorfälle auf verschiedene Konten, die in einem Kontenplan vorgegeben sind. Wichtig ist dabei, dass alle Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten sind. Die doppelte Buchhaltung sollte grundsätzlich nur von Personen ausgeführt werden, die über entsprechende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.
Zu den wichtigsten Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört der buchhalterische Leitsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Das heißt, jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, aus dem das Datum und der Betrag hervorgehen. Bei den Belegen unterscheiden die Buchhalter zwischen internen und externen Belegen. Interne Belege können Materialentnahmescheine oder Gehaltslisten sein, währen die externen Belege im Rahmen der Geschäftstätigkeit durch den Eingang von Rechnungen entstehen. In der doppelten Buchführung ist es notwendig, jeden einzelnen Beleg zu nummerieren und in Ablagen aufzubewahren. Dabei empfiehlt sich eine sachbezogene Sortierung. Kommt es vor, dass ein Originalbeleg verloren geht, darf ein Ersatzbeleg ausgestellt werden. Um die doppelte Buchhaltung sowohl inhaltlich als auch organisatorisch im Unternehmen abzuwickeln, sind verschiedene Arbeitsschritte notwendig. Die Vorbereitung der Belege,
die Buchung der Belege auf den entsprechenden Konten und die Belegaufbewahrung entsprechend der Vorgaben
Jeder Kaufmann ist laut Handelsgesetzbuch verpflichtet, über seine Geschäftstätigkeit Buch zu führen. Es gibt drei Arten von Büchern – das Hauptbuch, die Grundbücher und die Nebenbücher. Im Hauptbuch sind bei der doppelten Buchführung alle Sachkonten enthalten, die beim Jahresabschluss die Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Unternehmens ergeben. Im Hauptbuch sind alle Sachkonten der aus den im Grundbuch angesprochenen Konten übertragen. Die Grundbücher dienen in der Buchhaltung quasi als Vorlage für alle Buchungen im Hauptbuch deren Grundlage ein Kontenrahmen bildet. In den einzelnen Wirtschaftszweigen finden unterschiedliche Kontenrahmen Anwendung. Gängig ist der SKR, ein Standardkontenrahmen, der eine optimale doppelte Buchhaltung in vielen Unternehmen erst ermöglicht.
Grundbücher und Journale sind chronologisch geordnet und für die Belegverfolgung im Unternehmen wichtig. Zu einem Geschäftsvorfall sind folgende Angaben zwingend notwendig: Belegnummer, Datum, Vorgang, Konto und Gegenkonto, Betrag. Grundbücher im Unternehmen sind Kassenbücher, Rechnungseingangsbücher und Rechnungsausgangsbücher. Weitere Nebenbücher können die doppelte Buchhaltung unterstützen. Häufige Verwendung finden Warenbücher, in denen alle Wareneingänge und Warenausgänge notiert sind und Kontokorrentbücher, in denen die Konten der Kunden und Lieferanten mit Kontoständen und offenen Posten notiert sind.
Hier gibt es zwei Gruppen. Konventionelle Buchführungsmethoden und rechnergestützte Buchführungsmethoden. Heute ist die rechnergestützte doppelte Buchhaltung gängige Praxis. Kleinere Unternehmen müssen dabei nicht zwingend eigene Buchhaltungssoftware nutzen. Es gibt externe Buchhaltungssoftware, die gegen Zahlung einer monatlichen Gebühr nutzbar ist.
Bei der konventionellen Buchführungsform, die heute kaum noch Anwendung findet, besteht durch die vielen handschriftlichen Bücher und das mehrfache Übertragen eine hohe Fehlerquote.
Bei der rechnergestützten doppelten Buchführung ist die Fehlerquote deutlich geringer. Jeder Beleg ist nur einmal zu erfassen und lässt sich dann entsprechend verarbeiten. Die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ist damit besser gewährleistet.
