Die Gewinn- und Verlustrechnung (abgekürzt GuV) ist neben der Bilanz zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens; sie ist als buchhalterisches Instrument zu verstehen. Es handelt sich dabei um eine Aufwand- und Ertragsrechnung. Anhand der Gewinn- und Verlustrechnung kann der Erfolg der vergangenen Periode eines Unternehmens abgelesen werden. Der Erfolg wird dabei durch die Saldierung der Erträge und Aufwendungen der Abrechnungsperiode dargestellt. Die Daten (Zahlen) entstammen der Finanzbuchhaltung im Rahmen der doppelten Buchführung, die für jeden Kaufmann verpflichtend ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung kann auch als Ergänzung bzw. Pendant zur Bilanz im Rahmen des Jahresabschlusses gesehen werden. Gesetzliche Grundlagen sind in §242 ff geregelt. Alle Kaufleute sind zur Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. Die Abrechnungsperiode ist das vergangene Geschäftsjahr, welches sich meist mit dem vorangegangenen Kalenderjahr deckt.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist für Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften im Handelsgesetzbuch (HGB § 275) geregelt. Die konkrete Gliederung und Aufstellung kann bei Personengesellschaften variabel (Kontenform oder Staffelform)durch die Gesellschafter gestaltet werden. Bei der Kontendarstellung werden die einzelnen Konten als Erfolgskonten bezeichnet, nicht als Bestandskonten, wie in der Bilanz. Es findet ein Abschluss der Aufwands- und Ertragskonten für die jeweilige Abrechnungsperiode statt. Wichtig ist bei der Darstellung jedoch, dass die Adressaten sich durch das Lesen der Gewinn- und Verlustrechnung ein möglichst konkretes Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens machen können. Kapitalgesellschaften müssen sich an die sogenannte Staffelform halten. Folgende Positionen müssen erfasst werden:
Durch die Aufstellung wird der Gewinn bzw. der Verlust der vergangenen Abrechnungsperiode dargestellt. Neben der bloßen Darstellung des Erfolgs wird die Struktur und die Herkunft des Ergebnisses anhand der einzelnen Positionen dargestellt. Eine der wichtigsten Aufgaben ist die Abbildung der konkreten Liquiditätssituation des jeweiligen Unternehmens. Neben der Darstellung für die externen Adressaten (z.B. Gesellschafter oder Aktionäre) stellt die Gewinn- und Verlustrechnung auch eine wichtige Grundlage für ökonomische Entscheidungen innerhalb des Unternehmens dar. Grundsätzlich kann die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren oder dem Gesamtkostenverfahren dargestellt werden.
Anhand der Darstellung der einzelnen Positionen lässt sich eine Entwicklung des Unternehmens in den einzelnen Bereichen und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens abbilden. Ein ausgewiesener Gewinn erhöht das Eigenkapital in der Bilanz. Als Ergebnis werden betriebliche Prozesse der vergangenen Abrechnungsperiode abgebildet. Die Aussagekraft ist detaillierter als die Schlussfolgerungen, die der Bilanz entnommen werden können (z.B. Höhe der Einnahmen und der Ausgaben), da die Gewinn- und Verlustrechnung im Vergleich zur Bilanz detailliertere Aussagen zu einzelnen Positionen macht. Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass die Staffelform aussagekräftiger ist als die Darstellung in Kontenform, da mehr Transparenz und Übersichtlichkeit gewährleistet werden kann. Die Abschätzung des zukünftigen Cash Flows kann aus der Gewinn- und Verlustrechnung abgeleitet werden. Die Aussagekraft nimmt auch im internationalen Geschäftsverkehr zu.
