Ein vertraulicher Kommunikationskanal ist in Unternehmen, in Behörden und in Verwaltungen wichtig. Hinweisgebersysteme schaffen die Möglichkeit, Ethikverstöße oder Straftaten zu melden, ohne dass Sie eine negative Konsequenz befürchten müssen. Denn Sinn und Zweck der Systeme ist es, Meldungen so einzureichen, dass die Hinweise anonym an die entsprechende Stelle gelangen. Hier erfahren Sie, was Hinweisgebersysteme sind und warum sie als interne Meldestelle für viele Unternehmen verpflichtend sind.
Das Hinweisgebersystem ist ein Kommunikationskanal, der Mitarbeitern und Dritten die Möglichkeit einer anonymen Meldung verschafft. Es ersetzt den Gang zur Geschäftsführung, bei der Sie ohne ein entsprechendes Hinweismeldesystem persönlich vorsprechen und einen Regelverstoß oder einen sonstigen Missstand melden. Dabei kann das System ganz verschiedene Komponenten beinhalten und vom für alle Mitarbeiter zugänglichen Briefkasten, über sprachbasierte Kommunikationskanäle bis hin zu E-Mail Meldungen oder einer Ombudsperson reichen. Hinweisgebende stehen beim Verlust ihrer Anonymität leider vor der Gefahr, gemobbt, gekündigt oder anderweitig in ihrer persönlichen Entfaltung eingeschränkt zu werden. Viele Verstöße und Missstände blieben daher unentdeckt, da der potenzielle Hinweisgeber lieber schwieg, als sich den Konsequenzen seiner Meldung auszusetzen. Kurzum dienen Hinweisgebersysteme Ermittlern in Verwaltungen und Unternehmen dazu, wichtige Informationen zu Beschwerden, Verstößen und ähnlichem über einen vertraulichen Kommunikationskanal zu erhalten.
Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind seit Juni laut EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem darauf verabschiedeten Hinweisgeberschutzgesetz dazu verpflichtet, ein internes Meldesystem zu installieren. Auch Behörden und Verwaltungen in Städten mit mehr als 10.000 Einwohnern müssen diese Richtlinie befolgen und ein Hinweisgebersystem nutzen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeiter gibt es noch eine Übergangsfrist, aber die Installation des internen Meldesystems kommt auch hier. Seit dem 1. Januar dieses Jahres gilt dazu das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens vorsieht. Hierbei handelt es sich ebenfalls um ein Hinweismeldesystem, über das Beschwerden und weitere Informationen anonym eingereicht werden. Die Installation ist also eine gesetzliche Pflicht, aber das Meldesystem bietet für Mitarbeiter und das Unternehmen selbst auch einige Vorteile.
Hinweisgebersysteme können ganz unterschiedlich funktionieren. Hauptsächlich wird auf digitale Lösungen oder auf eine Telefonhotline gesetzt. Laut Hinweisgeberschutzgesetz können auch spezialisierte Anwälte als Ombudsperson fungieren und die Meldungen entgegennehmen. Whistleblower müssen die Möglichkeit haben, ohne Sorge vor Repressalien Missstände zu melden. Da das Hinweismeldesystem anonym funktioniert, sind Mitarbeiter eher bereit, einen Verstoß zu melden und sich dabei auf ihre Sicherheit durch das Gesetz zu verlassen. Allerdings gibt es keine Garantie, dass der Hinweisgeber nicht abgemahnt oder anderweitig benachteiligt wird. Doch hier ist er durch das Hinweisgeberschutzgesetz abgesichert und hat die Möglichkeit, gegen Repressalien, die mit seinem vertraulichen Hinweis einhergehen, vorzugehen. Mit der Unterstützung spezialisierter Anwälte haben Hinweisgeber die Möglichkeit, gegen mögliche Konsequenzen vorzugehen. Die Grundlage dafür ist, dass die Meldung nicht grob fahrlässig oder gar falsch und ohne jeglichen Anlass gemacht wurde.
Unternehmen, die zur Installation interner Hinweisgebersysteme verpflichtet sind und sie nicht einrichten, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro rechnen. Das ist der Hebel, um die Durchsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes sicherzustellen.
