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JournalKeine Selbstständigkeit ohne ordentliche Buchführung

Wer sich heute mit seinem Unternehmen selbstständig machen möchte, der kommt ohne eine ordentliche Buchführung nicht herum. Ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung ist das Journal. Es wird auch als Grundbuch oder Tagebuch bezeichnet. Im Journal muss der Unternehmer all seine Geschäftsvorfälle in chronologischer, zeitlicher Reihenfolge mit einer fortlaufenden Nummer, dem Datum, dem Betrag und einem Verweis auf einen Beleg dokumentieren. Schließlich wird auch hier neben einer zusätzlichen Erläuterung die eigentliche Kontierung (Soll und Haben) erfasst. Dabei richtet sich die Funktion dieses Journals danach, dass alle möglichen Geschäftsvorfälle sich nicht nur in chronologischer Reihenfolge verfolgen lassen müssen, sondern auch übersichtlich den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden müssen. Durch diese Chronologie wird sichergestellt, dass nach dem Datum im Journal alle Buchungssätze korrekt aufgezeichnet werden. Von daher wird das Journal auch als Grundbuch der Buchführung bezeichnet. Es handelt sich ebenfalls um eine Buchungsanweisung, damit die Buchungen korrekt in das eigentliche Hauptbuch übertragen werden können.

Eine Übersicht über die verschiedenen Bücher

In heutiger Zeit erfolgt die Buchführung vornehmlich computerunterstützt. Dennoch sollte sich jeder auch mit den traditionellen Büchern auseinandersetzen. Hierzu gehören das Journal (Grundbuch), das Hauptbuch und die Nebenbücher. Zunächst einmal sammelt man als Unternehmer die verschiedensten Belege. Hierzu gehören beispielsweise die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Kassenbelege und die Kontoauszüge, die man sich beispielsweise am Bankautomaten holt. Im Journal werden nun alle Geschäftsvorfälle in einer zeitlichen Reihenfolge aufgezeichnet. Inhaltlich gehören hierzu die Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und die eigentlichen Abschlussbuchungen. Das Journal stellt die Grundlage einer jeden Buchführung dar und gewährleistet die zeitliche Ordnung aller Buchungen. Das eigentliche Hauptbuch ist in der Buchhaltung nach Sachkonten gegliedert. Dabei muss jede Buchung, die im Grundbuch erfasst worden ist, in dem entsprechenden Konto des Hauptbuches zugeordnet werden. Er stellt folglich die sachliche Ordnung aller Buchungen dar. Verständlicherweise werden auch Kleinunternehmer mithilfe Ihres Computers ein Buchführungsprogramm nutzen. Hier müssen nur noch die Eingaben für das Journal getätigt werden. Die Zuordnung zum Hauptbuch erfolgt in der Regel automatisch vom Programm.

Überblick über den Aufbau eines Journals

Recht einfach kann man ein Journal mithilfe einer Tabellenkalkulation präsentieren. Hierzu müssen lediglich die Spalten
- Buchungsdatum,
- Journalnummer,
- Sollkonto,
- Habenkonto,
- Buchungstext,
- Belegdatum und
- Belegnummer
erstellt werden. In einigen Fällen können noch Angaben über die Besteuerung, wie zum Beispiel Steuerart und Steuerbetrag hinzugefügt werden.

Das Journal als Primanota

In der Bankbuchhaltung wurde in früherer Zeit das Journal auch als Primanota bezeichnet. Dieser Begriff bedeutet so viel wie „die erste Aufzeichnung“. In heutiger Zeit gibt es diese Bezeichnung immer noch. Sie stellt jedoch einen für die Buchhaltung vorbereiteten Belegstapel dar. In vielen Fällen wird Primanota auch mit der Abkürzung PN bezeichnet. Selbst in der EDV-gestützten Buchführung gibt es diesen Begriff. Hierbei handelt es sich um erfasste, jedoch noch nicht journalisierte Buchungen, die zur Kontrolle und zur Dokumentation ausgedruckt werden.

Welche Lösung bietet sich als Existenzgründer an?

Wenn heutiger Zeit aus steuerlichen Gründen zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet ist, der kann sowohl diese Aufzeichnungen in handschriftlicher oder elektronischer Form vornehmen. Jedoch bietet es sich an, sich für ein leicht zu bedienendes EDV-Programm zu entscheiden. Auf dem Markt sind die unterschiedlichsten Programme erhältlich. Da in den meisten Fällen eine Zuordnung vom Journal in das Hauptbuch automatisch erfolgt, müssen lediglich die Kassenbelege in chronologischer Reihenfolge durchnummeriert eingegeben werden. Durch eine EDV-gestützte Buchhaltung kann der Unternehmer viel Zeit und Geld sparen. Zudem bieten diese Programme viele nützliche Zusatzfunktionen, die für statistische Zwecke hilfreich sind.

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