Zu den Raumkosten als betriebsbedingten und insofern steuerabzugsfähigen Ausgaben gehören alle Kostenarten im direkten sowie mittelbaren Zusammenhang mit dem betreffenden Raum, der betrieblich genutzt wird. So umfassend und verständlich diese Definition ist, so klar und abgegrenzt muss sie auch umgesetzt werden. Das ist beim Selbstständigen mit seiner neugegründeten Existenz als hauptberuflichem Gewerbe sicherlich einfacher und deutlicher als bei einer nebenberuflichen Tätigkeit eines Nachhilfelehrers. Der Raum muss ausschließlich betrieblich genutzt werden. Dann sollten jedoch auch alle Rechnungen sowie Belege sorgfältig gesammelt und gebucht werden, weil sich dadurch die Einnahmeüberschussrechnung zugunsten des Selbstständigen ändert, sprich verbessert.
Jede Mischnutzung eines Raumes, der als betriebsbedingt angegeben wird, führt zu Diskussionen und letztendlichen Kompromissen. Der Existenzgründer sollte in seinem Haus oder in der Mietwohnung einen separaten Raum gewerblich nutzen. Der muss von den übrigen Räumlichkeiten durch eine Tür abgegrenzt sein. In einem solchen Falle lassen sich die betriebsbedingten Raumkosten sehr genau und begründet berechnen. Die Quadratmetergröße des Raumes wird ausgemessen; bei Dachschrägen gelten die üblichen prozentualen Abzüge. Diese ermittelte Raumgröße ist die Grundlage zur Berechnung der folgenden anteiligen laufenden, also regelmäßigen Raumkosten:
• Kaltmiete bei einer Mietwohnung gemäß Mietvertrag
• Schuldendienst bei Wohnungs- oder Hauseigentum
• Energiekosten Strom und Heizung
Bei Strom und Heizung wird der abgerechnete Jahresverbrauch zugrundegelegt und auf die Raumgröße umgerechnet. Bei einer unterjährigen Abrechnung betrifft das anteilig auch die festgesetzten Vorauszahlungen für die Raumgröße. Auf dieselbe Weise werden die reinen Kosten der Unterkunft anteilig für die Raumgröße ermittelt.
Zur Erstausstattung des Büroraums gehören die Einmalinvestitionen für Mobiliar sowie für die Kommunikationstechnik. Abgesehen von den fest mit Decke und Wänden verbundenen Installationen wie Deckenlampe sind das keine Raum-, sondern Einrichtungskosten. Ein Glühbirnenersatz der Deckenleuchte fällt unter Raumkosten, wohingegen die zusätzliche moderne Stehlampe bei einer Ortsbesichtigung diskutabel ist.
Reinigungskosten sind laufende Raumkosten. Sie werden dann problemlos als betriebsbedingt anerkannt, wenn die Reinigung fremdvergeben ist. Das gilt auch für einen Minijob. Wird der beruflich genutzte Raum familienintern gereinigt, so kann ein Pauschalbetrag für Reinigung sowie Reinigungsmittel im ganz niedrigen dreistelligen Eurobereich angesetzt werden. Die anerkennungsfähigen Pauschalbeträge sind in den Bundesländern recht unterschiedlich und differieren auch dort unter den Betriebsfinanzämtern. Der ortsansässige Steuerberater kann dazu nähere Auskunft geben.
In den meisten Fällen werden Raumkosten privat bezahlt, weil der Selbstständige als Privatperson der Vertragspartner von Vermieter, Kreditinstitut sowie Energieversorger ist. Die anteiligen betriebsbedingten Raumkosten müssen also vom Privatbereich in das Unternehmen übertragen werden. Die Belege sowie die dazugehörigen Berechnungen für die einzelnen Kostenarten, die in ihrer Summe die Raumkosten ausmachen, sind in der Buchhaltung separat abzuheften, und zwar im Anschluss an den letzten Kontoauszug, der den Wechsel vom alten in das neue Geschäftsjahr ausweist. Ein Bestandteil der Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 EStG, des Einkommensteuergesetzes, ist der Kontennachweis über Einnahmen und Ausgaben. Die Raumkosten werden hier unter einem eigenen Konto als Ausgabe erfasst, die zwar nicht auf dem Firmenkonto kassenwirksam geworden ist, bei der EÜR jedoch als betriebsbedingte Ausgabe berücksichtigt wird. Zusammen mit allen anderen Ausgaben, die unter ihrem jeweiligen Konto erfasst sind, ist das die Gesamtsumme der Betriebsausgaben. Die wird mit der Gesamtsumme der Betriebseinnahmen saldiert und ergibt das Jahresergebnis mit Überschuss oder Fehlbetrag.
Mieter sind nach den Mietverträgen vielfach dazu verpflichtet, die Mietwohnung in vorgegebenen Abständen zu renovieren. Andererseits muss der Vermieter den Bodenbelag in bestimmten Zeitabständen auf seine Kosten erneuern. In diesem Zusammenhang anfallende Kosten für den betrieblich genutzten Raum wie Tapezieren und Streichen sind einmalige Raumkosten. Der Selbstständige kann diese Ausgaben anteilig in seine EÜR aufnehmen. Noch einfacher ist es, wenn er nur den beruflich genutzten Raum renovieren lässt. Aus der Handwerkerrechnung muss erkennbar sein, um welchen Raum im Haus oder in der Wohnung es sich handelt.
Sollte der gewerblich genutzte Raum im Jahresrhythmus renoviert werden, dann muss der Selbstständige allerdings mit kritischen Nachfragen seines Finanzamtes rechnen und gute Antworten parat haben.
