Die Vermarktung zählt zu den wichtigsten Geschäftskonzepten im unternehmerischen Handeln. Um das Wachstum der eigenen Gewerbeart – egal, ob es sich dabei um ein Freiberuf- oder ein Selbstständigen-Verhältnis handelt – zu erreichen, benötigt es schrittweise gestaltete Vermarktungsstrategien. Eine moderne Strategie ist die steuerabsetzbare Sachzuwendung.
Sachzuwendungen optimieren als Teil der Vermarktung, das Networking und die Kundengewinnung eines Unternehmers. Bei den Zuwendungen handelt es sich um Geschenke und Geldleistungen aller Art. Diese können Geschäftspartner, Bestandskunden sowie Zielkunden reizen, sodass eine Geschäftsbeziehung aufgebaut wird oder erhalten bleibt. Das Vergeben von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer kann sich ebenso positiv auf die Unternehmensstruktur auswirken. Durch die Verteilung derartiger Geschenke kann die Mitarbeiterzufriedenheit optimiert und die Leistungsbereitschaft angespornt werden.
Ein weiterer Vorteil der Sachzuwendungen ist, dass sie von der Steuer abgesetzt werden können. Bei pauschalen Sachbezügen beträgt die Preishöchstgrenze 10.000 Euro pro Jahr. Wie viel ein Geschenk oder eine Leistung im einzelnen Kosten darf, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Außerdem dürfen die Geschenke und Leistungen kein Bargeld enthalten. Durch die verschiedenen Regelungen wird Selbstständigen und Freelancern empfohlen, sich genauer mit den steuerrechtlichen Rahmenbedingungen in diesen und ähnlichen Bereichen zu beschäftigen.
Geschenke und Leistungen im Rahmen der Networking- und Kundengewinnungsprozesse werden nur steuermindernd als Betriebsausgabe anerkannt, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Zu diesen Voraussetzungen beziehungsweise Rahmenbedingungen gehören Folgende:
Der Höchstbetrag spielt nicht nur für den Geber eine steuerrelevante Rolle. Wird der Betrag von 35 Euro inklusive der Umsatzsteuer überschritten, so kann dies den Beschenkten belasten. Denn wenn das Geschenk der Preisrahmen sprängt, muss es als geldwerter Vorteil versteuert werden. Durch dies kommen auf den Beschenkten Kosten zu.
Zu den Leistungen, die unter die Geldleistungen fallen, gehören unter anderem Geschäftsessen. Das gemeinsame Essen mit potenziellen Kunden ist eine übliche Kundengewinnungsstrategie, welche Verhandlungen in einer entspannteren Atmosphäre ermöglicht. Um den Restaurantbesuch bei einem Geschäftsessen zu belassen und es steuerrechtlich nicht wie ein Privatvergnügen aussehen zu lassen, gilt ein einige Rahmenbedingungen zu beachten. Darunter Folgende:
Für jede Art von Bewirtung ist ein Empfangsnachweis erforderlich. Die Wirte können den Nachweis direkt auf die Rückseite der Rechnung oder auf eine separate Datei drucken. Auf dem Nachweis müssen Angaben zu dem geschäftlichen Anlass der Bewirtung, die Namen der Beteiligten und die Unterschrift des Gastgebers stehen.
Die Rechnung muss immer automatisch unter Angabe der Registrierungsnummer erstellt und den oben genannten Dokumenten beigefügt werden. Das Finanzamt akzeptiert keine handschriftlichen Rechnungen, weshalb der Steuerabsatz ohne eine seriöse maschinelle Rechnung nicht gewährleistet ist.
Beträgt die Rechnung einen höheren Betrag als 250 Euro, so muss sie zusätzlich den Namen und die Anschrift des Bewirtenden sowie eine gesonderte Aufstellung der Rechnungsbeträge getrennt nach Steuersätzen und der Steuernummer des Restaurants enthalten.
Wie bereits erwähnt, können auch Geld- und Sachleistungen die Mitarbeiterzufriedenheit und somit die Mitarbeiterleistung steigern. Sachzuwendungen für Arbeitnehmer können dabei so gut wie immer von der Steuer abgesetzt werden. Die Rahmenbedingungen für eine abzugsfähige Betriebsaufgabe, verbunden mit den Mitarbeiterzuwendungen, sind folgende:
Vor dem Kauf von Gutscheinen für die Mitarbeiter oder Kunden ist es wichtig zu wissen, dass Gutscheine gewisse Kriterien erfüllen müssen, um als ein steuerfreier Sachbezug zu gelten. Ein Kriterium setzt voraus, dass der Gutschein nicht gegen Geld eingetauscht werden kann. Durch die Einschränkung, dass die Sachzuwendungen kein Geld sein dürfen, sind Gutscheine lediglich für Waren und Geldleistungen gültig.
Neben dem gesamten Umtausch des Gutscheins dürfen ebenso die Restbeträge des Scheins nicht ausgezahlt werden. Des Weiteren gilt auch bei Gutscheinen die Einhaltung des Höchstbetrages. Dieser liegt auf derselben Höhe wie der Höchstbetrag der Zielgruppe – für die Mitarbeiter hat der Gutschein eine 44-Euro-Freigrenze, für die Kunden eine 35-Euro-Freigrenze.
Wichtig bei den Rahmenbedingungen für ein Gutschein-Geschenk zu beachten ist außerdem, dass der Gutschein wirklich als Geschenk überreicht wird. Die wertenden Scheine dürfen keinen Bestandteil des Arbeitslohns darstellen oder ersetzen. Auch Überstunden und Urlaubstage dürfen sie nicht auszahlen.
Die steuerabsetzbare Sachzuwendung gilt als eine attraktive Lösung zum Kunden- und Mitarbeitergewinn. Bei der Umsetzung der Strategie gibt es genauso wie bei anderen ein paar Dinge zu beachten. Werden die Rahmenbedingungen verfolgt, so liegt dem Absetzen der Steuer nichts mehr im Weg. Neben der Sachzuwendung als Marketingstrategie können auch andere Strategien die Kunden-Unternehmer- und Kunden-Mitarbeiter-Beziehung stärken. Die Kosten der folgenden Strategien sind ebenso als Betriebsausgaben abzugsfähig:
