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SpesenDer Begriff der Spesen – Eine Definition

Bei dem Begriff der Spesen handelt es sich um eine Vokabel aus dem betriebswirtschaftlichen und / oder finanzwirtschaftlichen Gefüge. Spesen stellen in diesem Bereich eine sogenannte Betriebsausgabe dar. Wichtig hierbei ist die Fokussierung auf die Formulierung „Ausgabe“. Eine Ausgabe stellt innerhalb der Richtlinien der Buchführung / Buchhaltung einen Aufwand dar, der in jedem Falle betriebsbedingt ist. Hieraus wird bereits ersichtlich, dass die Spesen einen direkten inhaltlichen Zusammenhang zu dem jeweiligen Unternehmen / Betrieb haben müssen. Da es sich auch um einen betriebswirtschaftlichen Aufwand handelt, mindern Spesen mit ihrer Verbuchung im Haupt- und Grundbuch das Eigenkapital des Unternehmens.

Da die Spesen – wie eingangs bereits erläutert – unter den Betriebsausgaben verbucht werden, müssen die hierfür vorgesehenen gesetzlichen Grundlagen des Gesetzgebers (der Legislative) berücksichtigt werden. Aus steuerrechtlicher Sicht stellen Betriebsausgaben Aufwendungen dar, die durch den jeweiligen Betrieb veranlasst sind. Dies ist dem § 4 Absatz 4 des Einkommenssteuergesetzes (kurz: EStG) zu entnehmen.

Da die Aufwendungen – bzw. in diesem Fall konkret „Ausgaben“ – einem festen Betrieb zuzuordnen sind, können sie in der Regel nur in dem direkten Zusammenhang mit Einkünften / Einnahmen aus der Forst- und Landwirtschaft, aus Gewerbebetrieb und / oder aus selbständiger Arbeit generiert werden. Diese Gewinnerzeuger werden durch die Betriebsausgabe der Spesen gemindert.

Die betrieblich bedingte Ausgabe

Eine Ausgabe (Aufwand im betrieblichen Sinne) liegt in dem Falle vor, wenn sie aus objektiver Betrachtung heraus direkt mit dem Betrieb zusammenhängt und subjektiv dem Betrieb / dem Unternehmen dient. Den Umfang (Höhe, Art der betriebsbedingten Ausgabe) bestimmt der jeweils Steuerpflichtige in der Regel selbst. Ob eine Ausgabe im o. g. Sinne betrieblich veranlasst ist, hängt jedoch nicht davon ab, ob die jeweiligen Aufwendungen zweckmäßig, notwendig und / oder üblich sind. Fehlt jedoch das Merkmal der Zeckmäßigkeit, Notwendigkeit und / oder Üblichkeit, so kann dies einen Anlass zu einer Prüfung darstellen, ob es sich nicht doch nur um eine Aufwendung (Aufwendungen müssen nicht betriebsbedingt sein) handelt, da die private Veranlassung gegenüber der betrieblichen Veranlassung überwiegen könnte. In diesem Falle können die vermeintlichen Spesen nicht im Sinne des Einkommenssteuergesetzes (kurz: EStG) abgesetzt werden. Eine klare Grenze zwischen einem Missverhältnis zwischen Erfolg und Aufwand benennt der § 4 Absatz 5 Satz 1 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Dies betrifft Aufwendungen, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen eingestuft werden.

Spesen innerhalb der privaten Lebensführung

Die Aufwendungen, die durch die private Lebensführung generiert werden, stellen keinen Ausgabe – und somit auch keine Spesen – im betriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Sinne dar. Hierunter fallen z. B. Aufwendungen für Ernährung, Hobbys, Kleidung etc. Eine steuerrechtliche Absetzung ist demnach nicht möglich. Diesen Umstand regelt der § 12 Nr. 1 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

Die Bewertung von gemischten Kosten

Häufig überschneiden sich die gemischten und betrieblichen Aufwendungen. Dies stellt dem Unternehmer bzw. dessen Buchhalter vor die Frage, inwiefern die Aufwendungen als Betriebsausgaben im Sinne der Spesen berücksichtigt und verbucht werden können. Kosten, die dieser Art entsprechen, werden als gemischte Aufwendungen deklariert. Gemäß § 12 Nr. 1 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) können sogenannte „Aufwendungen für die Lebensführung“, welche wirtschaftliche und / oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringen, auch dann nicht abgezogen werden, wenn sie entsprechend der Förderung der Tätigkeit des Steuerpflichtigen oder dessen Berufs erfolgen. Diese Auslegung wurde in der Vergangenheit durch die Finanzbehörden und den Einrichtungen der Justiz oftmals angewandt. Die Thematik ist jedoch in sich eher als strittig zu betrachten und ist immer wieder Mittelpunkt kontroverser Diskussionen darüber, ob eben jene „gemischten Kosten“ nicht dennoch (zumindest anteilig) steuerrechtlich berücksichtigt werden können. Eine wechselnde Rechtssprechung und entsprechende gesetzliche Novellierungen durch die Legislative auf Landes- und Bundesebene sind demnach auch für die Zukunft nicht auszuschließen.