Unter Transportkosten werden alle Aufwendungen zusammengefasst, die Waren oder Personen aus beruflichen Gründen von A nach B befördern. Die Anlässe dafür können völlig unterschiedlich sein: Eine Messe, ein Seminar, Verkaufsgespräche, Ersatzteillieferungen und viele andere Ursachen sind für Transportkosten verantwortlich. Unterteilt werden Transportkosten zunächst in Eigen- und Fremdlieferungen, im Detail handelt es sich je nach Transfer um reine Beschaffungskosten, um innerbetriebliche Kosten, beispielsweise innerhalb diverser Geschäftsstellen, oder um Transporte im Absatzbereich, also aus Verkaufsgründen.
Transportkosten sind Teil der Logistikkosten. Diese sind allerdings weiter gefasst und beinhalten beispielsweise auch die Lagerkosten. Transportkosten entstehen durch jede Art von Transfer, ob mit Flugzeug, Bahn, Schiff, Lkw, Pkw oder im Zweifelsfall auf dem Fahrrad. Durch die ausgeklügelte Infrastruktur können die Transportkosten in großen Teilen der Welt sehr effizient, in anderen, schlecht erschlossenen Gebieten ausgesprochen teuer sein. Je nach Transferentfernung kommen eventuell Zölle und Mautgebühren hinzu. Fest eingerechnet werden müssen in jedem Fall Energiekosten und Versicherungen (für Fahrzeuge und Güter), dazu die Instandhaltungs- und Wartungskosten der Fahrzeuge. Personalkosten sind Teil der Transportkosten, wenn sie beispielsweise die Fahrer betreffen, auch müssen manche Güter vorher eingepackt (Verpackungskosten) und unterwegs versorgt, Menschen verköstigt werden. Lange Transporte benötigen Lagerhallen, die zu Mieten führen: Sie werden ebenfalls den Transportkosten zugerechnet.
Die unterschiedlichen Transportkosten werden buchhalterisch ebenso unterschiedlich behandelt. Transportkosten für beschaffte Güter werden sofort diesen zugeschlagen, sie gelten als Anschaffungskosten: Unternehmer benötigen Rohmaterial für die Herstellung der Waren im Betrieb (oder außerhalb); die Kosten, um diese zu transportieren, werden dem Materialpreis zugeschlagen, verteuern den Rohstoff und verändern die Kalkulation in Bezug auf das Endprodukt. Diese Kosten sind Aufgabe der Logistikabteilung und damit gleichzeitig ein wichtiger Posten für die Firmenleitung, wenn sie größere Projekte plant oder Prognosen aufstellen möchte.
Transportkosten für den Vertrieb werden dagegen meist einzeln aufgelistet. Hier weiß man oft nicht im Vorfeld, wann wie viel Ware zu welchem Bestimmungsort transportiert werden wird und wie sich an diesem Tag die Kostenlage für den Transport darstellt. Sie sind also viel schwieriger im Voraus zu kalkulieren, noch dazu, wenn zwischen dem Produktionsbeginn und dem Verkauf lange Zwischenräume liegen. Die Vertriebstransportkosten sind durchaus Aufgabe der Vertriebsmitarbeiter, die zwischen den Vorgaben der Geschäftsleitung und der raschen Umsetzung von Kundenwünschen Entscheidungen treffen müssen. Werden kostenlose Sendungen verschickt, entstehen beispielsweise Transportkosten, die zunächst ohne Gegenwert bleiben. Gerade für Kleinbetriebe oder Selbstständige, die als Einzelperson in Eigenregie arbeiten, können hier selbst die kleinsten Aufwendungen (Beispiel Briefmarken) in der Summe schnell zu einem Etatproblem werden. Verteuerungen im Transportwesen führen letztendlich, ob durch Beschaffung oder Vertrieb, oft zu Preissteigerungen, die der Endverbraucher tragen muss.
Kleinere Transferleistungen innerhalb eines Betriebes fallen dagegen oft genug unter den Tisch, wobei diese Rechnung ebenfalls nach hinten losgehen kann: Ein Mitarbeiter, der mit dem Firmenwagen unterwegs ist, fehlt als Arbeitskraft an seinem Schreibtisch, der Wagen braucht Benzin und unterliegt der Abnutzung - es ist immer die Frage, wie häufig und wie zeitintensiv dieser Aufwand ist. Diese Kosten summieren sich in einem Jahr und müssen auf einer anderen Ebene aufgefangen werden, sich also rechnen, ansonsten sind sie ein Minusgeschäft. Beispielsweise lohnen sich die Transportkosten für einen Mitarbeiter, der an Seminaren teilnimmt, wenn er anschließend für einen gesteigerten Umsatz verantwortlich zeichnet. Teure Transportkosten können sich rechnen, wenn die Produktion an einem anderen Ort sehr preiswert ist oder die Masse der verkauften Produkte den Aufwand rechtfertigt. So sind niedrige Löhne in Nah- und Fernost ein solch triftiger Grund für die Auslandsproduktion, dass selbst die bei diesen langen Transportwegen deutlich höheren Kosten aufgefangen werden.
