Bei dem Begriff der Zahllast handelt es sich um eine Vokabel aus der Finanzwirtschaftslehre sowie aus dem Steuerrecht. Innerhalb der Bundesrepublik Deutschland existiert eine Steuerpflicht. Die zu entrichtenden Steuern verwendet der Bund bzw. die Länder für pflichtige und freiwillige Aufgaben, die dem Wohl der Bürgerinnen und Bürger dienen sollen. Zu den pflichtigen Aufgaben (pflichtig, da gesetzlich bestimmt) gehört z. B. die Einrichtung und Unterhaltung von Schulen, die Bereitstellung des öffentlichen Dienstes etc. Zu den freiwilligen Aufgaben können hingegen der Bau von Museen, das Subventionieren von öffentlichen Badeanstalten etc. gehören.
Um den Begriff der Zahllast – dieser steht in direkter Verbindung zu steuerrechtlichen Fragen – definieren zu können, Bedarf es zunächst der Erklärung und Erläuterung verschiedener Fachbegriffe aus dem steuerlichen Sektor.
Grundsätzlich ist die Bedeutung vom Wortstamm des Begriffs „Zahllast“ erst einmal so zu verstehen, dass ein bestimmter Betrag (monetär) innerhalb einer fest definierten Zeitperiode zu bezahlen ist. Im unternehmerischen Sinne beschreibt die Zahllast allerdings in den meisten Fällen die sogenannte Umsatzsteuerschuld („Schuld“, da ein monetärer Betrag zu zahlen ist). Bei dieser Betrachtungsweise ist die Zahllast so zu definieren, dass sie den Saldo der zu bezahlenden Umsatzsteuerschuld und der vom Finanzamt erstatteten Vorsteuer bildet.
Die Zahllast im finanzwirtschaftlichen Sinne entsteht demnach wie folgt:
Sobald ein Unternehmer in einer Zeitperiode Waren mit einem bestimmten Brutto-Warenwert kauft (z. B. Kugelschreiber für 119,00 EUR), so kann er die hierin enthaltene Steuer (diese belaufen sich auf 19,00 EUR; 19 % innerhalb der Bundesrepublik Deutschland, sofern nicht der verminderte Steuersatz in Höhe von 7 % gilt) beim Finanzamt geltend machen. Man spricht in diesem Fall von der sogenannten Vorsteuer.
Verkauft derselbe Unternehmer in derselben o. g. Zeitperiode nun jedoch Waren im Wert von insgesamt 476,00 EUR (Brutto-Warenwert), so muss er von diesem Betrag insgesamt 76,00 EUR abführen. In diesem Beispiel wird wieder der in der Bundesrepublik Deutschland übliche Steuersatz von 19 % zu Grunde gelegt.
Die Zahllast ergibt sich nun aus der Differenz zwischen der zu entrichteten Umsatzsteuer (hier wurden der Betrag von 76,00 EUR errechnet) und der von dem Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer (hier wurde der Betrag von 19,00 EUR errechnet bzw. zu Grunde gelegt). In dem vorliegenden Beispiel beläuft sich demnach die Zahllast (Umsatzsteuerschuld) auf einen monetären Betrag von insgesamt 57,00 EUR. Dieser Betrag muss nunmehr an das jeweils zuständige Finanzamt (öffentliche Behörde) gezahlt bzw. abgeführt werden.
Eine Zahllast bzw. Umsatzsteuerschuld kommt gemäß den oben getätigten Ausführungen demnach immer dann zu Stande, wenn mehr Brutto-Warenerzeugnisse verkauft wurden, als ursprünglich in derselben Periode eingekauft wurden. Dies bezieht sich nicht auf die quantitative Menge der Waren und sonstigen Einkäufe, sondern ausschließlich auf den darin enthaltenen Betrag der Steuer.
Je nach Größe des Unternehmens muss die Zahllast bzw. die Umsatzsteuerschuld monatlich, quartalsweise oder jährlich an das betroffene / zuständige Finanzamt abgeführt werden. Da die Zahllast eine Position ist, die immer gezahlt werden muss, die jedoch im Umkehrschluss der Unternehmer niemals erhält, stellt sie immer einen Abfluss von Liquidität dar. Steuern sind im unternehmerischen Sinne auch betriebswirtschaftlicher Aufwand und werden innerhalb der Buchführung entsprechend gelistet. Da ein betriebswirtschaftlicher Aufwand über das Gewinn- und Verlustkonto (kurz: GuV-Konto; Unterkonto des Eigenkapitals) des Unternehmens abgewickelt wird, hat dieser auch stets eine Auswirkung auf das Eigenkapital des Unternehmens und somit auch auf dessen Reingewinn.