Aus kaufmännischer Sicht ist eine Zahlungsfähigkeit die Bonität als wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Verbindlichkeiten pünktlich und vollständig zu begleichen. Aus wirtschaftlicher Sicht wird Zahlungsfähigkeit mit Liquidität bezeichnet, oder auch mit Solvenz. Das Gegenteil dazu ist die Insolvenz mit der damit verbundenen Zahlungsunfähigkeit. Für den Unternehmer ist die Zahlungsfähigkeit eine der wichtigsten Voraussetzungen, um die Wechselwirkung zwischen Lieferung und Bezahlung ausgeglichen zu gestalten.
Unabdingbare Voraussetzung für eine Zahlungsfähigkeit ist die Liquidität. Sie ist ein gängiges Synonym dafür, das jederzeit ausreichend Geld auf dem Firmenkonto verfügbar ist, um die fälligen Rechnungen zu bezahlen. Gut und kostengünstig ist es, wenn die Verfügbarkeit auf dem Firmenkonto durch einen Habensaldo gesichert werden kann. Für die Liquidität und die Zahlungsfähigkeit ist es jedoch unerheblich, ob Habensaldo oder Dispo-Kredit. Entscheidend ist allein die Möglichkeit, darüber verfügen zu können. Die Liquidität auf dem Firmenkonto wird entweder durch Eigenmittel oder durch Fremdmittel gesichert. Zu den Fremdmitteln gehören der Dispo-Kredit, ein Raten- oder ein Rahmenkredit. Jeder Kredit kostet mit seinen Zinsen Geld, belastet also zusätzlich die Liquidität.
Vor der Kreditvergabe an den Selbstständigen prüft und bewertet der Kreditgeber dessen Bonität. Sie ist im weiteren Sinne auch eine Form der Zahlungsfähigkeit. Wenn die Einnahmen zu niedrig oder die Ausgaben zu hoch sind, dann ist eine jederzeitige Zahlungsfähigkeit gefährdet. Die Situation kann mit einem aktuell geführten Liquiditätsplan zwar verbessert werden; sie ändert jedoch nichts an der mangelnden Bonität. Diese positive Wechselwirkung kommt dann zustande, wenn die Bonität als so gut bewertet wird, dass aufgrund dessen ein Kredit oder Darlehen bewilligt wird. Dessen Gutschrift verbessert die Liquidität und somit auch die Zahlungsfähigkeit.
Eine Rechnung wird in den meisten Fällen nachträglich und erst dann bezahlt, wenn die vereinbarte Leistung erbracht worden ist. Der Leistungsschuldner wird zum Zahlungsgläubiger. Als solcher erwartet er nach der Rechnungsstellung die pünktliche sowie ungekürzte Bezahlung der Rechnung. Jetzt liegt es an der Zahlungsfähigkeit des Leistungsgläubigers als Rechnungsschuldner. Sein Gläubiger verlässt sich auf den pünktlichen Zahlungseingang; im Einzelfall ist er geradezu darauf angewiesen. Wenn mangels Zahlungsfähigkeit die Rechnung nicht pünktlich oder nur teilweise bezahlt wird, dann gerät dieses wirtschaftliche Miteinander ins Wanken. Die Auswirkungen können einen Dominoeffekt entwickeln. Zahlt der eine nicht, kann der andere auch nicht bezahlen. Dessen Zahlungsempfänger fehlt ebenfalls die Einnahme, so dass der seine Rechnungen auch nicht begleichen kann. Diese Kette lässt sich beliebig fortsetzen, bis sie an einer Stelle durch die Zahlungsfähigkeit unterbrochen wird. Bis dahin haben die Geschäftspartner viele Probleme; jeder fragt sich, warum der andere die fällige Rechnung nicht bezahlt. Liegt es an der mangelnden Zahlungsfähigkeit, und wenn ja, was ergibt sich für die Zukunft daraus.
Die Zahlungsfähigkeit ist besonders im Handel mit Waren eine unabdingbare Voraussetzung dafür, Ware zu erhalten. Wird mangels Zahlungsfähigkeit die erhaltene Warenlieferung nicht bezahlt, dann wird bis auf Weiteres keine Ware geliefert. Der Unternehmer kann nicht mehr handeln, nicht mehr ein- und verkaufen. Sein Geschäft steht buchstäblich still. Der Warenlieferant muss immer die Gewissheit haben, dass sein Geschäftspartner zahlungsfähig ist. Der zeigt das dadurch, dass alle Rechnungen termingerecht bezahlt werden. Das Ausnutzen der Zahlungsfristen ist legitim, ein Überschreiten hingegen geschäftsschädigend. Selbst wenn temporär die Zahlungsfähigkeit eingeschränkt ist, muss diese Situation diskret und absolut vertraulich bleiben. Auch aus diesem Grunde sollte der Jungunternehmer von Beginn die Buchhaltung entweder selbst bearbeiten, oder sie nur einer Person des absoluten Vertrauens übertragen.
Mit der Zahlungsfähigkeit steht und fällt das neu gegründete Unternehmen. So wie der Existenzgründer auf die zuverlässige Zahlungsfähigkeit seiner Geschäftspartner baut und vertraut, so zuverlässig sollte er selbst alle fälligen Zahlungen leisten. Ihm muss bewusst sein, dass er sich unter Mitbewerbern und Konkurrenten befindet. Sie schätzen sich als Geschäftspartner, pflegen jedoch kaum nähere Freundschaften. Im Ernstfall ist der Jungunternehmer auch in Bezug auf die Zahlungsfähigkeit auf sich selbst gestellt. Aus Sicht seiner Mitbewerber gibt es ohne ihn einen Konkurrenten weniger am Markt.
