Der Säumniszuschlag steht immer im Zusammenhang mit einem Beitrag, einer Gebühr oder einer Steuer. Das sind allesamt Zahlungen, die an die öffentliche Hand mit Bund, Ländern und Gemeinden geleistet werden. Der Säumniszuschlag ist eine separate, also zusätzliche Abgabe. Wie das Wort sagt, ist er ein Zuschlag dafür, dass die fällige Zahlung versäumt worden ist. Der Zahlungspflichtige soll durch die Erhebung des Säumniszuschlages dazu angehalten werden, zukünftige Zahlungen fristgerecht zu leisten. Der Zahlungsempfänger des Säumniszuschlages deckt damit ganz oder teilweise die Mehrkosten, die ihm aufgrund einer nichtpünktlichen Zahlung der Ursprungsschuld entstanden sind.
Der Säumniszuschlag wird automatisch fällig, wenn der dafür vorgesehene Tatbestand eingetroffen ist. Diese Situation ist dann unveränderbar; sie wird als verwirklichungsfähig durch Tatbestandserfüllung bezeichnet. In Bezug auf eine Steuerschuld ist der § 218 AO, der Abgabenordnung, eine Rechtsgrundlage für die Erhebung des Säumniszuschlages. Der ist eine separate Forderung, gegen die der Einspruch als Rechtsbehelf möglich ist. Im Bescheid über die Kfz-Steuer beisielsweise wird als Allgemeiner Hinweis ausgeführt, "dass bei Nichtzahlung zum Fälligkeitszeitpunkt für jeden angefangenen Monat des Säumnisses ein Säumniszuschlag von einem Prozent des auf volle fünfzig Euro abgerundeten rückständigen Steuerbetrages zu entrichten ist". Die Erhebung eines Säumniszuschlages auf Steuern ist gesetzlich vorgegeben. Die betreffende Behörde muss ihn bei Zahlungsverzug erheben, sie hat keinen Ermessensspielraum. Im Einzelfall kann darauf verzichtet werden, wenn der Zahlungsverzug eine Dreitagesfrist nicht überschreitet. Andere, oftmals auch zusätzliche Zahlungen zum Säumniszuschlag sind Mahnkosten, Verspätungszuschläge, Verzugszinsen für Steuernachforderungen sowie Zwangsgelder.
Jeder Säumniszuschlag hat zu beiden Seiten hin nur negative Auswirkungen. Für den Unternehmer sind Säumniszuschläge so überflüssige wie ärgerliche Mehrkosten. Auch wenn es sich dabei um überschaubare Beträge handelt, so wäre der Kontostand des Firmenkontos ohne die zu zahlenden Säumniszuschläge dementsprechend besser. Für den Zahlungsempfänger als Gläubiger ist der Schuldner ein säumiger Zahler. Das ist nicht die Regel. Der Jungunternehmer muss bestrebt sein, gegenüber Kunden, Behörden und Organisationen als pünktlicher Zahler aufzutreten.
Dennoch kann es im konkreten Einzelfall eine Güteabwägung sein, Säumniszuschläge in Kauf zu nehmen. Diese als Notlage zu bezeichnende Situation ist der Liquiditätsengpass. Zahlungen an Behörden und Verwaltungen werden einseitig festgesetzt. Sie sind nicht bonitätsabhängig, sondern müssen termingerecht geleistet werden. Stehen mehrere Rechnungen zur Bezahlung an, dann müssen Priorität und Reihenfolge abgewogen werden. Hier sollte sich der Unternehmer in erster Linie für die Begleichung von Kundenrechnungen entscheiden, und für die verspäteten Bezahlungen an Behörden den Säumniszuschlag in Kauf nehmen. Ohne die Wichtigkeit von Steuer- und sonstigen öffentlichen Zahlungen infrage zu stellen, ist in dieser Situation die Zahlungszuverlässigkeit gegenüber den Geschäftspartnern noch wichtiger. Sie hat Einfluss auf die Kundenbeziehung sowie auf die Bonität. Ein Geschäftspartner meldet Zahlungsverzögerungen oder Zahlungsprobleme der Wirtschaftsauskunftei, der er angehört. Ein solches „Meldesystem“ gibt es für Ämter und Behörden nicht.
Der Unternehmer führt die Sozialversicherungsbeiträge mit Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung in einer Summe an die jeweils betreffende Krankenkasse ab, bei der er und die Mitarbeiter versichert sind. Gleiches gilt auch für die Lohn- und die Kirchensteuer sowie für den Sozialversicherungsbeitrag. Auch hier wird bei Zahlungsverzug ein Säumniszuschlag erhoben. Die Situation ist jedoch anders als bei anderen öffentlichen Abgaben. Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern und Sozialversicherung pünktlich, und zwar pünktlichst zu bezahlen. Er kann sich hier, im Gegensatz zu der einen oder anderen Situation, keinen Zahlungsverzug erlauben.
Mit dem Säumniszuschlag soll unter anderem die originäre Forderung angemessen verzinst werden. Auch deswegen nehmen Behörden die Festsetzung von Säumniszuschlägen sehr ernst und genau. Wenn der Schuldner in Zahlungsverzug geraten ist, dann muss er wissen, dass er nur in absoluten Ausnahmefällen, wie es heißt, an einem Säumniszuschlag vorbeikommt.
