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Dokumente in besten Händen wissen: Sicherer Umgang mit Akten, Dokumenten und Co

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Dokumentenaufbewahrung

Allzu leichtfertig wird mit wichtigen Schriftstücken Akten, Karteien und Dokumenten umgegangen. Meistens aus Unwissenheit oder auch Nachlässigkeit. Doch dabei steht und fällt ein Unternehmen mit dem sorgsamen Umgang dieser. Vom Aufsetzen, der vertrauensvollen und sicheren Aufbewahrung, bis hin zur absolut sicheren und diskreten aber dennoch zu 100 Prozent sicheren Vernichtung. Wer diesem äußerst diffizilen Umgang nur wenig Sorgfalt und Verantwortung entgegen bringt, hat im Business eher schlechte Karten und kann sich im wahrsten Sinne des Wortes schneller verzetteln, als ihm lieb ist. Denn was einmal falsch abgespeichert, gelagert oder einsortiert und schließlich gelesen wurde, kann in der Regel nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Die mobile Aktenvernichtung

Die Aktenvernichtung ist ebenso wichtig, wie die perfekte Lagerung und Sortierung diverser Dokumente, Schriftstücke und Akten. Denn sobald es daran geht, wichtige Dokumente unlesbar zu machen oder sie zu vernichten, um sie schließlich nicht mehr einsehbar machen zu können, muss mit absoluter Präzision und vor allem einem vertrauensvollen Umgang gearbeitet werden. Manchmal muss nur ein einziges Dokument beispielsweise im Kundenauftrag unwiederbringlich vernichtet werden und was dann? Oder ein komplettes Archiv mit unzähligen Dokumenten und Schriftstücken, die sich im Laufe der Zeit sehr schnell angehäuft haben, sollen sicher und vertrauensvoll vernichtet werden? Was macht man das am besten und wie geht man damit um?

Hier ist eine schnelle und sichere Lösung Gold wert und diese klappt am besten mit einer mobilen Aktenvernichtung. Denn sobald klar ist, dass diverse Akten und Co. vernichtet werden sollen, wird nach Terminabsprache ein dementsprechender Behälter vom beauftragten Unternehmen selbst zur Verfügung gestellt und vor Ort aufgestellt. Sobald der Behälter gefüllt ist, rückt das jeweilige Unternehmen mit einem Lkw und einer geeigneten Schredderanlage an, der Papierberg wird noch vor Ort geschreddert, der Behälter je nach Wunsch und Auftrag wieder geleert und erneut aufgestellt. Einfacher und sicherer geht es eigentlich nicht mehr. Nur so kann eine vertrauensvolle und vor allem sichere Vernichtung noch vor Ort geschehen. Und unter den Augen der Auftraggeber wird so Akte für Akte, Schriftstück für Schriftstück und schließlich Dokument für Dokument in winzig kleine Papierstreifen zerlegt und vernichtet. So wird auf jeden Fall ordnungsgemäß gewährleistet, dass alles unkenntlich und unlesbar gemacht wurde und so nicht in unerwünschte, fremde Hände gelangen könnte.

Aufbewahrung und Sicherung

Auch bei der Aufbewahrung und Sicherung oder Speicherung aller Dokumente, Akten, und Schriftstücke muss ein Unternehmen mit größter Sorgfalt umgehen. Denn die Kunden geben unter Umständen je nach Branche nicht nur diverse Dokumente vertrauensvoll in die Hände des Unternehmens, sondern vertrauen auch auf Diskretion und vor allem einer sicheren Aufbewahrung und Sicherung der Schriftstücke. Für Notare beispielsweise und Rechtsanwälte und auch anderer, ähnlicher Branchen ist ein sicherer Umgang mit Papieren und Dokumenten und der Kenntnis spezieller Aufbewahrungspflichten, denen sie unter Umständen auch aus rechtlicher Sicht nachkommen müssen, umso wichtiger und essenzieller in jeder Hinsicht. Schließlich steht und fällt ein jedes Unternehmen mit seinen Leistungen, die möglichst mit Bravour, Diskretion und Know-How erledigt werden sollten. Schon ein kleiner Fauxpas bezüglich der aufgeführten Aspekte gegenüber den Kunden, kann das Aus schon zu Beginn eines jungen Unternehmens sein.

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