Ein feststehender Begriff aus der Buchführung ist der Jahresfehlbetrag als das Gegenteil zum Jahresüberschuss. Jahresfehlbetrag heißt, dass auf das abgelaufene Geschäfts- beziehungsweise Wirtschaftsjahr bezogen die Aufwendungen höher als die Erträge gewesen sind. Der Jahresfehlbetrag ist auf die Geschäftsvorgänge des laufenden respektive abgelaufenen Jahres begrenzt. Gewinn- oder Verlustvorträge sowie Rücklagenbuchungen wie Zuführungen oder Entnahmen werden dabei nicht berücksichtigt. Positiv ausgedrückt ist der Jahresfehlbetrag als Bestandteil der GUV, der Gewinn- und Verlustrechnung, ein negativer Jahresüberschuss.
Obwohl der Jahresfehlbetrag ein feststehender Begriff nach dem HGB, dem Handelsgesetzbuch ist, wird er auch für die vereinfachte Buchführung von Existenzgründern und Jungunternehmern verwendet. In der Einnahme-Ausgabe-Rechnung, auch Einnahmeüberschussrechnung genannt, werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, die kassenwirksam werden. Forderungen und Verbindlichkeiten werden überwacht und erst dann in der Buchhaltung berücksichtigt, wenn sie auf dem Firmenkonto oder in der Firmenkasse als Einnahme respektive Ausgabe gebucht werden. Das zum Jahresende saldierte Ergebnis der Betriebseinnahmen und betriebsbedingten Ausgaben ist der Jahresüberschuss oder der Jahresfehlbetrag. Gedanklich wird der Selbstständige immer die offenen Forderungen sowie die noch zu leistenden Verbindlichkeiten hinzurechnen. Faktisch, also für die Einnahmeüberschussrechnung EÜR als Bestandteil der Jahressteuererklärung, bleibt es bei dem Jahresfehlbetrag, wenn die Ausgaben im Ergebnis höher sind als die tatsächlichen Einnahmen. Das merkt der Unternehmer am Kontostand auf dem Firmenkonto sowie am Kassenbestand in der Firmenkasse. Die kann, im Gegensatz zum Firmenkonto mit seinem Dispo-Kredit, nicht untergebucht werden. Weniger als kein Bargeld ist nicht möglich. Der Selbstständige muss spätestens jetzt nach Möglichkeiten suchen, um den Jahresfehlbetrag auszugleichen, und um darüber hinaus zukünftige Jahresfehlbeträge zu vermeiden. In seinem Falle kann er die Jahreseinnahmen und Jahreseinnahmen durch den Anfangssaldo auf dem Firmenkonto positiv oder negativ beeinflussen; je nachdem, ob es sich um einen Haben- oder einen Sollsaldo gehandelt hat. Privateinlagen sowie Privatentnahmen wirken sich auf die Liquidität aus, werden aber ansonsten neutral behandelt und unter dem separaten Konto „Privat“ erfasst.
Dem Existenzgründer wird in der Anfangsphase von seinem Betriebsfinanzamt zugestanden, dass das zu versteuernde Einkommen nicht allzu hoch ist; wie es heißt, nicht allzu viel Steuern abwirft. Andererseits muss der Unternehmer mit seiner Selbstständigkeit so viel verdienen, also privat entnehmen können, dass daraus die notwendigen Ausgaben für den Lebensunterhalt bezahlbar sind. Besonders aufmerksam wird das Betriebsfinanzamt bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit mit Jahresfehlbetrag. In diesem Falle wird der Lebensunterhalt durch das Einkommen aus der Hauptberuflichkeit finanziert und gesichert. Wenn mehrere Jahre nacheinander mit dem nebenberuflichen selbstständigen Unternehmen ein Jahresfehlbetrag erwirtschaftet wird, dann bezweifelt das Finanzamt die Ernsthaftigkeit einer Gewinnerzielungsabsicht. Die Vermutung liegt nahe, dass der Selbstständige, wie das Wort sagt, vorwiegend beziehungsweise nur aus persönlichen Gründen oder aus persönlicher Neigung heraus ein Gewerbe betreibt, ohne damit Gewinne erzielen zu wollen. In diesen Fällen kann der Jahresfehlbetrag mit den anderweitigen Einkünften verrechnet werden. Dadurch reduzieren sich das zu versteuernde Gesamteinkommen sowie die Steuerlast.
Der unternehmerische Jahresfehlbetrag führt zwangsläufig zu einer finanziellen Krise. Ein Ausgleich durch die Fremdfinanzierung eines Kreditinstitutes hilft der Liquidität auf dem Firmenkonto. Kredit oder Darlehen sind aber nur dann vertretbar, wenn erkennbar ist, dass sich die finanzielle Situation im kommenden Geschäftsjahr soweit bessert und stabilisiert, dass der Schuldendienst bezahlbar, und dass zusätzlich mit einem Jahresüberschuss zu rechnen ist. Eine bessere Möglichkeit ist die Privateinlage, weil sie keine Zusatzkosten wie Zinsen verursacht. Außerdem kann der Unternehmer selbst entscheiden, wann er das privat eingelegte Geld als Privatentnahme dem Firmenkonto wieder entnimmt.
Noch besser ist es, schon im Laufe des Jahres den Gürtel buchstäblich enger zu schnallen, um einen Jahresfehlbetrag zu vermeiden. Er schwächt ganz wesentlich die Bonität und macht unverkennbar deutlich, dass mehr Geld ausgegeben als eingenommen worden ist. Dem Kundenberater der Hausbank, spätestens dessen Vorgesetzten, ist im Nachhinein nur schwer klarzumachen, dass diese Situation unvermeidbar gewesen ist. Das macht Verhandlungen über eine temporären Zwischen- oder dauerhafte Fremdfinanzierung keineswegs leichter.
