Wer unter dem Posten Lagerkosten nur die Miete für das Gebäude, eventuell zusätzlich für Parkplätze und Gelände, sowie die Anschaffungskosten für Regale oder Lagermaschinen versteht, vergisst einige wichtige Punkte, darunter Strom, Licht, Heizung beziehungsweise Kühlung, Wasser, Reinigung, Löhne und alle Nebenkosten für die Lagermitarbeiter sowie Aufwendungen für Wartungs- und Reparaturarbeiten. Die Verwaltung des Lagers erfordert einerseits Büromaterial, unter anderem Papier, Stifte, Karteien, Ordner und ähnliche Dinge, andererseits bei Bedarf zusätzlich einen Sicherheitsdienst oder Signaleinrichtungen.
Langfristige Lagerkosten können über mehrere Jahre abgeschrieben werden, beispielsweise die Anschaffung eines Gabelstaplers oder Regals. Andere wie den Schwund würde man gern möglichst gering halten, beispielsweise durch einen schnellen Lagerumschlag der Waren oder den Einsatz nur weniger Mitarbeiter, die dafür effizienter tätig werden. Dagegen müssen Versicherungen für Gebäude, Fahrzeuge und Waren abgeschlossen werden und können je nach Risikolage sehr teuer werden.
Außerdem gilt alle Ware, die im Lager auf Reserve liegt, als gebundenes Kapital, das ebenfalls Kosten verursacht. Die Produkte, ob Bücher, Lebensmittel oder Ersatzteile, müssen ihren Ansprüchen gemäß gelagert werden, um Schäden (Rost, Stockflecken, Schimmel, Bruch) zu vermeiden; eventuell fallen dafür Zusatzaufwendungen an. Auch muss überlegt werden, was gelagert werden soll: nur Endwaren oder auch Zwischenprodukte, Werkzeuge und Maschinen zur Fertigung, Hilfsstoffe und andere Produkte, die von Zwischenhändlern und Zulieferern stammen? Müssen Waren entsorgt (makuliert) werden, sind diese Kosten als Verluste abzuschreiben, der Vorgang der Makulierung verursacht seinerseits Kosten (Zeit, Geräteeinsatz und Zahlungen für Mitarbeiter oder Fremdfirmen). Auch Diebstahl und Überalterung laufen unter Schwund.
Zu den Lagerkosten gehören neben dem direkt eingesetzten Kapital die nicht generierten Zinsen, die das in Gebäude, Fuhrpark und Waren investierte Kapital erbringen würde, wenn es nicht auf diese Weise gebunden wäre. Es handelt sich bei dieser Art der Lagerkosten nicht um konkrete Ausgaben, sondern quasi um Negativposten, die dennoch den Gewinn schmälern.
Lagerkosten werden auch dann verursacht, wenn zu wenig Ware gelagert wird, sich die Firmensituation ändert und kein Personal mehr gebraucht wird oder wenn Geräte und Fuhrpark nicht ausgelastet sind. Viele Kosten sind meist durchlaufende Posten, beispielsweise Licht oder normaler Stromverbrauch. Heizungen beziehungsweise Kühlungen können manchmal heruntergefahren, müssen oft aber auf selber Höhe gehalten werden, auch wenn weniger Ware vorhanden ist. Doch sind natürlich Lagerkosten für ungenutzte oder inzwischen viel zu große Lagergebäude schlicht unrentabel und zu teuer. Fallen zudem eines Tages Modernisierungen an, kann der Posten Lagerkosten sehr schnell ausgesprochen unangenehme Höhen erreichen.
Geht es einem Unternehmen gut, werden die Lagerkosten manchmal nicht ganz so genau unter die Lupe genommen oder man leistet sich aus nicht mehr nachvollziehbaren Gründen einen gewissen Status quo; entweder, weil es immer schon so war, oder weil man auf dies oder jenes nicht verzichten möchte, obwohl die Zahlen dies nicht rechtfertigen. Dabei gibt es hier oft viel Einsparpotenzial, das der Firma finanziell gut bekommen würde, auch wenn es gerade die fetten Jahre sind. Ob Imagegründe ausreichend für hohe Lagerkosten sind, muss jeder Unternehmer mit Blick auf sein Portemonnaie für sich selbst entscheiden.
Lagerkosten können gesenkt werden, indem man auslagert: Zwischenprodukte werden beim Händler auf Abruf gehalten, Endprodukte hauptsächlich der Vertriebsfirma überlassen. Natürlich kosten solche Entscheidungen ebenfalls Geld, da die entsprechenden Firmen zusätzliche Lagerkapazitäten bereitstellen müssen. Doch entlasten diese preiswerteren Maßnahmen die eigenen Lagerkosten. Es gibt speziell auf Einlagerungen spezialisierte Unternehmen, deren Service sich lohnen kann.
Eine andere Möglichkeit, Lagerkosten zu senken, sind Modernisierungsmaßnahmen: Strom aus eigenen Solarkollektoren, sparsame und effiziente Klimaanlagen oder mehr Lagerfahrzeuge und weniger Personal sind nur einige Möglichkeiten. Das Sortiment sollte stets auf Umschlaggeschwindigkeit überprüft werden; was nicht nachgefragt wird, verursacht Lagerkosten, die durch keinen Umsatz aufgefangen werden. Nicht zuletzt sind Lagerkosten durch Untervermietung oder Lager-Sharing reduzierbar.
