Eine Umsatzsteuererklärung ist die regelmäßig von jedem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zu erstellende Abrechnung über eingenommene und investierte Umsatzsteuergrößen. Sie ist in den meisten Fällen als monatliche beziehungsweise vierteljährliche Steuererklärung fällig und wird in diesem Fall auch als Umsatzsteuervoranmeldung bezeichnet. Umsatzsteuerpflichtig sind alle Firmen und Freiberufler, die auf ihre Leistungen oder Produkte ihren Kunden gegenüber Umsatzsteuer berechnen. In einigen wenigen Fällen müssen Unternehmer lediglich eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Dies betrifft allerdings vorrangig Kleinunternehmer. Alle Formen der Umsatzsteuererklärung unterliegen speziellen, vom Finanzamt festgelegten Fristen für die Einreichung.
Bei der Anmeldung eines neu gegründeten Unternehmens beim Finanzamt wird dieses Unternehmen in der Regel dazu verpflichtet, monatlich eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Mindestens für das Gründungsjahr sowie das darauffolgende Kalenderjahr ist dieser monatliche Turnus einzuhalten. Später ergibt sich für die meisten Firmen eine Umstellung seitens des Finanzamtes auf einen vierteljährlichen Turnus zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung.
In jedem Fall ist festgelegt, dass die Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise die Umsatzsteuererklärung bis zum zehnten Kalendertag des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats beim Finanzamt eingegangen sein muss. Das bedeutet bei der Verpflichtung zu monatlicher Erstellung: alle Umsatzsteuergrößen aus Einnahmen und Ausgaben beispielsweise aus dem Monat Januar müssen als Umsatzsteuererklärung bis spätestens zum 10. Februar an das Finanzamt übermittelt werden. Bei quartalsmäßiger Abrechnung muss zum Beispiel die Umsatzsteuererklärung für die Monate Januar bis März spätestens am 10. April abgegeben werden. Fällige Umsatzsteuervorauszahlungen sind bis spätestens drei Tage nach diesem Datum zu leisten. Zur Abgabe müssen Unternehmer den Weg der elektronischen Steuererklärung nutzen – also die vom Finanzamt zur Verfügung gestellte ELSTER-Software. Diese beinhaltet die entsprechend auszufüllenden Formulare, in die sämtliche Werte zu Einnahmen und Ausgaben eingetragen werden müssen.
Um für die Berechnung und das Ausfüllen der Umsatzsteuererklärung ein wenig mehr Spielraum zu haben, können Unternehmer jedoch eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragen. Wird diese gewährt, verschiebt sich der Zeitpunkt zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und zur Zahlung einer Umsatzsteuervorauszahlung um einen Monat nach hinten. Die Werte aus dem Januar müssen dann also zum 10. März abgerechnet werden, die Werte des ersten Quartals erst bis zum 10. Mai. In den meisten Fällen ist die Gewährung einer solchen Dauerfristverlängerung allerdings mit einer Sondervorauszahlung verbunden, die das Unternehmen zu leisten hat, und die sich aus 1/11 der gesamten Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres ergibt.
Um eine Umsatzsteuererklärung korrekt zu berechnen, müssen die Umsatzsteuerwerte aller eingenommenen und ausgegebenen Posten zusammengestellt und angegeben werden. Aus der Differenz beider Positionen ergibt sich dann die Steuerschuld, beziehungsweise die Umsatzsteuervorauszahlung – oder aber die Steuerrückzahlung, die das Finanzamt an das Unternehmen zu leisten hat. Letzteres ist der Fall, wenn die Höhe der Umsatzsteuer für Ausgaben beziehungsweise Investitionen in das Unternehmen die der vom Unternehmen im gleichen Zeitraum erzielten Umsatzsteuer-Einnahmen übersteigt, das Unternehmen also mehr ausgegeben als eingenommen hat. Gerade in der Gründungsphase ist dies häufig der Fall.
Um alle Möglichkeiten zur Anrechnung eigener Ausgaben bei der Umsatzsteuererklärung optimal zu nutzen und keine formalen Fehler zu machen, geben viele Unternehmer die Erstellung der Umsatzsteuererklärung in die Hände eines Steuerbüros. Der Aufwand für das Unternehmen liegt dann lediglich noch darin, sämtliche Belege für unternehmerische Ausgaben sowie über bezahlte Rechnungen als Einnahmen zu sammeln und an das Steuerbüro weiterzugeben. Diese Dienstleister übernehmen in der Regel auch die komplette Kommunikation mit dem Finanzamt.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um die im Rahmen einer Umsatzsteuererklärung fällig werdende Umsatzsteuervorauszahlung automatisch abzubuchen.
Wer keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuererklärung abgeben muss, hat dennoch die Verpflichtung zu einer jährlichen Umsatzsteuererklärung. Diese muss bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden, wobei auch hier eine Fristverlängerung durch das Finanzamt gewährt werden kann.
Für alle Unternehmer ist darüber hinaus jährlich eine Einkommenssteuer-Erklärung, beziehungsweise für große Unternehmen ein kompletter Jahresabschluss verpflichtend.
