Zu Beginn der Selbstständigkeit übernehmen viele Unternehmer alle Aufgaben selbst. Bereits nach wenigen Monaten merken sie jedoch, dass es ihnen schwerfällt, sich auf ihre Kernkompetenzen und damit auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, wenn sie zusätzlich diverse andere Aufgaben in ihrem eigenen Unternehmen übernehmen. Spätestens an diesem Zeitpunkt stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, einzelne Aufgaben auszulagern. Das Auslagern einzelner Unternehmensbereiche kann sinnvoll sein.
Auch in kleineren Unternehmen fallen verschiedenste Arbeiten an. Neben dem Kernbereich des Unternehmens sind beispielsweise die Buchhaltung und das Marketing zu erledigen. Hinzu kommen verschiedenste andere Arbeiten, die meist recht zeitintensiv sind, und vom Unternehmer als störend wahrgenommen werden. Das Beantworten von Mails, die interne Organisation des Unternehmens, die korrekte Rechnungsstellung und Buchführung, das Erstellen diverser Steuererklärungen und das Planen von Werbeaktionen verschlingen im Unternehmensalltag viel Zeit.
Erledigt der Unternehmer jede anfallende Arbeit selbst, verliert er somit viel Zeit, die er in seine Kernaufgaben hätte investieren können. Dies kann nicht nur zu Unzufriedenheit seitens des Selbstständigen, sondern auch zu einer ernsthaften Gefährdung des Unternehmenserfolgs führen. Jede Minute, die nicht in eine durch einen Kunden bzw. Auftraggeber bezahlte Arbeit investiert werden kann, sollte im Unternehmen vermieden werden. Selbstverständlich lässt sich nicht jede organisatorische Arbeit im Unternehmen abgeben. Der Umfang dieser „Nebenarbeiten“ sollte jedoch möglichst gering gehalten werden, um eine Konzentration auf die Kernaufgaben zu ermöglichen.
Derartige Aufgaben können ausgelagert, also bei anderen Unternehmen oder Freiberuflern eingekauft werden.
Viele Unternehmer sehen eingekaufte Arbeiten als vermeidbare Kosten. Entgegen dieser landläufigen Meinung ist das Einkaufen von Arbeiten in den meisten Fällen wirtschaftlich sinnvoll. Zunächst muss zwar Geld ausgegeben werden – dies führt jedoch zu einer Steigerung des Umsatzes, da der Unternehmer selbst mehr Zeit in bezahlte Arbeit investieren kann. Das Abgeben organisatorischer und sonstiger Aufgaben ist also nicht unbedingt unwirtschaftlich.
Im Einzelfalle sollte individuell und ehrlich geprüft werden, ob es aus wirtschaftlicher Perspektive sinnvoll ist, eine bestimmte Aufgabe auszulagern. Hierbei solltest du dich zunächst fragen, ob du fachlich ausreichend kompetent bist, um die fragliche Aufgabe selbst zu erledigen. Darüber hinaus sollte geklärt werden, wie viel Zeit die Arbeit in Anspruch nimmt, welche bezahlten Aufgaben in dieser Zeit erledigt werden könnten und wie teuer das Abgeben dieser Arbeit wäre. Im Idealfalle solltest du in der Zeit, die du normalerweise für das Erledigen der fraglichen Arbeit benötigst, deutlich mehr Geld verdienen können, als du für das Abgeben der Arbeit ausgeben wirst. In diesem Falle ist das Auslagern der Arbeit wirtschaftlich.
Benötigst du beispielsweise monatlich 30 Stunden für das Führen der Buchhaltung, könntest in dieser Zeit für einen durchschnittlichen Stundenlohn von 150 Euro arbeiten und erhältst das Angebot, die Buchhaltung für 2.500 Euro im Monat auszulagern, wäre dies wirtschaftlich sinnvoll. Du würdest deinen Umsatz durch die Auslagerung der Buchhaltung, also durch das Einkaufen einer Leistung, letztendlich steigern können.
Du solltest sowohl deine Stärken, welche im nächsten Abschnitt näher betrachtet werden, als auch deinen Wert richtig einschätzen können. Als Unternehmer bist du vermutlich Experte auf einem bestimmten Gebiet. In diesem Bereich bist du in der Lage, Bestleistungen zu erbringen und hervorragende Arbeiten abzuliefern. Deine Arbeit hat also einen gewissen Wert.
Aus dieser Betrachtungsweise heraus ist es nicht sinnvoll, die wertvolle Arbeitszeit in andere Arbeiten zu investieren, die ebenso gut von einem Menschen ausgeführt werden könnten, der in diesem Gebiet ein Experte ist. Als Unternehmer solltest du lernen, deinen Wert richtig einzuschätzen und Konsequenzen aus dieser korrekten Bewertung der eigenen Person zu ziehen. Deine Arbeitszeit ist begrenzt und sollte idealerweise in Arbeiten investiert werden, die in deinem Fachgebiet angesiedelt sind.
Befasst du dich stundenlang mit der Planung von Werbeaktivitäten, dem Führen der Buchhaltung und anderen organisatorischen Aktivitäten, verkaufst du dich unter Wert, da du dich nicht auf deinen Kernbereich konzentrierst.
Der vorangehende Absatz ist mit dem nun folgenden eng verbunden. Wer seinen eigenen Wert richtig einschätzen kann, weiß über seine Stärken. Kennst du also deine Stärken und den Wert deiner Arbeit, wird es dir nicht weiter schwerfallen, Arbeiten, die nicht zu deinen Stärken zählen, abzugeben.
Konzentriere dich bei deiner Arbeit auf deine Stärken. Nicht umsonst raten Berufsberater regelmäßig, einen Beruf zu ergreifen, der den eigenen Neigungen und Stärken entspricht. Bist du gut in dem, was du beruflich machst, wirst du erfolgreich sein. Beschäftigst du dich hingegen mit organisatorischen oder sonstigen Aufgaben, die nicht zu deinen Kernkompetenzen zählen, wirst du bestenfalls mittelmäßige Ergebnisse erzielen und letztendlich wertvolle Zeit verschwenden, die du besser hättest investieren können.
Befasse dich also ausschließlich mit Aufgaben, die du zu deinen Stärken zählst. Lasse dich nicht aus fragwürdigen Gründen dazu hinreißen, Aufgaben zu übernehmen, die du nicht gerne erledigst oder die du, da sie nicht zu deinen Stärken zählen, nur mit durchschnittlichem Ergebnis abschließen kannst.
Konzentrierst du dich auf deine eigenen Stärken, wirst du durchweg sehr gute Ergebnisse erzielen. Sei dir zudem der Tatsache bewusst, dass du für jede Aufgabe, die du abgeben willst, einen Experten finden wirst – dieser wird die betreffende Aufgabe schneller und besser erledigen als du. So sparst du Zeit und Geld und erhältst die Möglichkeit, dich Arbeiten zu widmen, die in deinem Fachgebiet angesiedelt sind.
Viele Unternehmer sehen den Preis der Auslagerung als schlagendes Argument gegen diese an. Dass diese Argumentation in der Regel einige wesentliche Punkte übersieht, wurde bereits zu Beginn erwähnt. Wird die ausgelagerte Arbeit durch einen Experten erledigt, werden in der Regel sehr gute Ergebnisse erzielt. Die Aufgabe wird schnell, präzise und zur vollsten Zufriedenheit des Unternehmers erledigt. Nimmt dieser sich selbst der Aufgabe an, benötigt er meist deutlich länger als der Experte, erzielt schlechtere Ergebnisse und verschwendet darüber hinaus seine wertvolle Arbeitszeit für eine fachfremde Aufgabe, die nicht zu seinen Kernkompetenzen zählt.
Die für das Erledigen solcher Aufgaben aufgewandte Zeit hätte auch in die Kernaufgaben des Unternehmers investiert werden können. Gibst du Aufgaben ab, die du selbst nicht perfekt ausführen kannst, sparst du also Zeit, die du für deine Kernaufgaben aufwenden kannst. Diese Arbeit für den Kunden wird bezahlt.
In der Regel wirst du durch das Auslagern unangenehmer Nebenaufgaben also mehr Zeit bekommen, Arbeiten für deine Kunden zu erledigen. Dies führt zwangsläufig zu einer Steigerung des Umsatzes. Selbstverständlich muss die ausgelagerte Arbeit bezahlt werden. Dennoch ergibt sich in der Verrechnung der neuen Kosten mit den neuen Einnahmen meist ein leichtes Umsatzplus für das Unternehmen.
Weigerst du dich, Aufgaben auszulagern, weil du zu hohe Kosten befürchtest, sparst du also meist an der falschen Stelle. Führe vor der Auslagerung eine Analyse der Wirtschaftlichkeit durch, um letzte Zweifel auszuräumen.
Können Aufgaben nicht länger selbst erledigt werden, stellen viele Unternehmer Mitarbeiter an und übertragen diesen die unliebsamen Aufgaben. Dabei denken sie jedoch nur selten an die Zukunft. Planungssicherheit sollte vor allem für Existenzgründer und Unternehmer, die noch nicht lange selbstständig sind, von großer Bedeutung sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, auch zukünftig flexibel zu bleiben. Werden Mitarbeiter eingestellt, wird die Flexibilität des Unternehmens teilweise aufgegeben. Diese Mitarbeiter verursachen über einen längeren Zeitraum hinweg fixe Kosten. Zudem können sie in Zeiten des Misserfolgs nicht einfach entlassen werden. Eine Kündigung des Mitarbeiters ist nicht sofort wirksam. Außerdem ist sie mit Folgekosten für das Unternehmen verbunden.
Willst du als Unternehmer also flexibel bleiben, ist es – zumindest in der Anfangszeit – sinnvoller, Aufträge an andere Selbstständige zu vergeben. Die Verträge mit diesen Dienstleistern können in der Regel recht flexibel gestaltet und im Bedarfsfalle mit kurzen Fristen gekündigt werden. Darüber hinaus bist du nicht verpflichtet, Sozialbeiträge u. ä. abzuführen. Die mit der Auftragsvergabe an einen Selbstständigen verbundenen Kosten sind also wesentlich geringer. Auch das Risiko, das du mit der Vergabe eines Auftrags eingehst, ist kalkulierbar.
Stehst du beispielsweise vor der Entscheidung, einen Buchhalter einzustellen, oder einen freiberuflichen Buchhalter zu beauftragen, ist es sicherer, dem freiberuflichen Buchhalter einen Auftrag zu erteilen. Stellst du einen Buchhalter fest ein, musst du ein Gehalt mit sämtlichen Nebenkosten zahlen. Darüber hinaus musst du Kündigungsfristen beachten und kannst dich im Bedarfsfalle nicht unverzüglich vom Mitarbeiter trennen.
