Selbstorganisation und Disziplin sind Schlüsselfaktoren um erfolgreich zu werden, allerdings wird die Bedeutung häufig heruntergespielt. Dabei ist wichtig, von Beginn an alles sauber aufzubauen. Je größer die Firma wird, umso schwieriger wird es alles zu ordnen und den Überblick zu behalten. Dabei wächst die Schwierigkeit nicht linear an, sondern exponentiell. Ein Grund mehr, sich dieses Kapital aufmerksam anzuschauen und durchzuarbeiten, auch wenn es im ersten Moment eher langweilig erscheinen mag.
Ja, dies ist tatsächlich ein Punkt, den nicht alle Selbstständigen und Unternehmer auf dem Schirm haben, dabei ist es extrem wichtig, die monatlichen fixen Belastungen, sprich die Fixkosten zu kennen. Das gilt nicht nur für die Firma, sondern auch für den privaten Bereich. Gerade Existenzgründer haben hier häufig Probleme und unterschätzen die Fixkosten, die sie tatsächlich haben. Neben dem Businessplan, der die Zahlen für den gewerblichen Bereich enthält, empfehle ich darüber hinaus auch einen Haushaltsplan zu führen, indem die monatlichen Ausgaben, die auf der privaten Seite stehen niedergeschrieben werden. Allerdings nicht nur mal zwischendurch für einen Monat, sondern mindestens über ein Jahr hinweg. – Alleine dieser eine Tipp wird den meisten von Euch dabei helfen sehr viel Geld zu sparen, denn fast jeder Mensch hat gewisse Ausgaben, die man bei genauerem Hinsehen als überflüssig bezeichnen würde.
Das soll nicht heißen, dass der Gürtel ganz eng geschnallt werden soll, doch falls irgendwann einmal der Zeitpunkt kommen sollte, dass es notwendig ist, kann man auf einen Blick sehen, wo Einsparpotenzial besteht.
Beginne jetzt damit einen Haushaltsplan zu schreiben. Ein entsprechendes Excel-Dokument habe ich Dir hierfür bereitgestellt. Klicke hier
Erstelle jeden Monat eine Umsatzplanung für den übernächsten Monat. Sei Dir frühzeitig darüber klar, wie hoch die Umsätze ausfallen sollen und überlege Dir, was dafür notwendig ist. Ich sage hier ganz bewusst für den übernächsten Monat und nicht für den kommenden Monat, denn somit hast du noch etwas mehr Zeit zur Verfügung um reagieren zu können, mehr Akquise zu betreiben, eventuell Werbemaßnahmen in die Wege zu leiten, usw.
Tipp: Schaue Dir in diesem Zug allerdings unbedingt auch nochmals die Umsatzplanung für den folgenden Monat an, sobald Du die Umsatzplanung für den übernächsten Monat abgeschlossen hast. Die Umsatzplanung sollte unbedingt in der ersten Woche eines jeden Monats erfolgen, um auch hier nochmal etwas Spielraum zu haben, etwas Geplantes entsprechend anzupassen oder vorzubereiten.
Beispiel:
Du stellst fest, dass irgendetwas nicht ganz so läuft wie geplant und möchtest für den kommenden Monat nochmal etwas nachlegen. Dazu brauchst Du noch ein paar Werbebanner, möchtest Flyer drucken lassen, eine Werbeanzeige schalten, oder, oder, oder. – Führst Du nun die Umsatzplanung immer am Anfang des Monats durch, bleibt genügend Zeit zur Verfügung, insbesondere dann, wenn Du von Dritten, wie zum Beispiel einer Werbeagentur abhängig bist.
Tipp:
Ich persönlich nutze dazu immer gerne den ersten Samstag oder den ersten Sonntag im Monat.
Ein leider viel zu häufig unterschätztes, aber exorbitant wichtiges Thema – die Buchhaltung. Ich setze an dieser Stelle einfach mal voraus, dass Dir bekannt ist, dass Dir bei weitem nicht alle Einnahmen gehören, die Du erzielst, sondern darauf Steuern und andere Abgaben, wie Beiträge zur IHK / HWK / Berufsgenossenschaft / ggf. Innungen usw. entfallen.
Das Finanzamt solltest Du selbst auch als sehr mächtige Institution betrachten und möglichst darauf achten, dass dort keine Alarmglocken läuten, wenn Dein Name oder der Name Deiner Firma / Deines Unternehmens dort fällt. – Die Maßnahmen, die vom Finanzamt ausgehen können, wenn es wirklich hart auf hart kommt, sind meiner Meinung nach deutlich heftiger, als die Möglichkeiten, die der Polizei zur Verfügung stünden.
Anmerkung:
Es geht mir an dieser Stelle nicht darum Angst oder Schrecken vor dem Finanzamt zu verbreiten, sondern viel mehr zu verdeutlichen, dass es im eigenen Interesse eines jeden Selbstständigen liegen sollte, keinen Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen. Natürlich wird kaum ein Finanzbeamter direkt alle Möglichkeiten ausschöpfen, die ihm zur Verfügung stehen, wenn jemand einen Termin mal verschwitzt, passiert das allerdings öfter muss je nach Laune des einzelnen Finanzbeamten mit drastischeren Maßnahmen gerechnet werden. – Doch soweit sollte man es niemals kommen lassen und sich daher an die vorgegebenen Termine halten, um nicht negativ in Erscheinung zu treten.
Mir ist bewusst, dass wirklich sehr viele Menschen ein Problem damit haben, ihren Alltag diszipliniert anzugehen. Doch genau das ist so enorm wichtig, gerade in der Phase einer Neugründung. Das, was am Anfang versäumt wird, kann später oft nur noch schwierig aufgeholt werden. Denn hat sich erst einmal ein gewisser Trott eingeschlichen, ist es sehr schwer, die Gewohnheiten über den Haufen zu werfen und etwas am eigenen Verhalten zu ändern.
Doch gerade in der Anfangszeit ist es wichtig, auch mal bis an die Schmerzgrenze zu gehen und hart zu sich selbst zu sein. Natürlich sollst du dabei nicht auf deine gesamte Freizeit verzichten, ganz im Gegenteil, denn ein Ausgleich zum Arbeitsleben ist wichtig.
Während die Freunde am Wochenende ins Kino oder feiern gehen, musst du einfach die Bereitschaft haben, gerade in der Anfangszeit auch mal darauf zu verzichten und stattdessen an deinem Business zu arbeiten.
Du kannst ja feiern gehen und Spaß haben, aber überlege dir einfach mal, ob du dann wirklich der letzte sein musst, der die Party verlässt. Oder überlege, ob es an dem Abend nicht angebrachter wäre, nur einen Cocktail statt fünf Cocktails zu trinken, um am nächsten Tag einen klaren Kopf zu haben und vielleicht noch etwas für das Business tun zu können…
Ein Business wirklich erfolgreich aufzubauen ist harte Arbeit und erfordert viel Disziplin. Wer etwas Anderes sagt, ist entweder selbst nicht so erfolgreich, wie er es zu sein scheint, oder er sagt einfach nicht die Wahrheit darüber, wie viel er wirklich dafür leisten muss / musste um dahin zu kommen, wo er jetzt ist, weil er dir womöglich imponieren möchte.
Beispiel:
Hierbei muss ich allerdings zuerst einmal darauf hinweisen, dass ich hier absolut niemanden diskriminieren möchte, aber ich habe genau dieses Beispiel gewählt, weil es häufig passend ist für fehlende Disziplin. Es geht mir einfach nur darum, dir mit diesem Beispiel die Augen zu öffnen.
Nehmen wir jetzt einmal alle Menschen aus, die durch irgendwelche Krankheiten übergewichtig oder dick sind, denn sie können wirklich nur in den aller wenigsten Fällen etwas dafür!
Aber mal Hand aufs Herz, was glaubst du, wie viele Menschen unzufrieden mit ihrem Körpergewicht sind und gerne einige oder gar etliche Kilo weniger auf die Waage bringen würden? Ich kenne zwar keine genaue Zahl, aber es sind sehr, sehr viele. – Doch warum ändern nur verhältnismäßig wenige Personen etwas daran?
Richtig, sie müssen sich überwinden, die Arschbacken zusammenkneifen, regelmäßig zum Sport gehen, womöglich die Ernährung umstellen und etwas für den Erfolg tun. Sie müssten hart für diesen Erfolg arbeiten! Sie müssten den inneren Schweinehund besiegen. – Doch genau dazu fehlt einem Großteil der unbedingte Wille und die notwendige Disziplin, genau das über mehrere Monate hinweg durchzuziehen.
Es gibt auch noch ein Leben neben dem Business, denn Arbeit ist nicht alles im Leben. Wichtig ist an der Stelle, dass man es schafft, das sonstige Leben mit den unternehmerischen Tätigkeiten in Einklang zu bringen. Was relativ einfach klingt, verursacht hingegen bei einem nicht unerheblichen Teil der Selbstständigen Probleme.
Das ist ein weiterer Grund, permanent einen Terminplan zu führen und mindestens eine Woche im Voraus zu planen. Besser ist es, noch etwas länger im Voraus zu planen. Auch die Führung eines Terminplans gehört zur Selbstdisziplin. Gerade im Rahmen von Coachings stelle ich immer wieder fest, dass es einigen Selbstständigen sehr schwer fällt, nachhaltig im Voraus zu planen.
Tipp:
Zuerst sollten im Terminplan feststehende private Termine verankert werden. Geburtstage, die man besuchen möchte, sollten bereits zum Ende des aktuellen Jahres für das gesamte kommende Jahre eingetragen werden, damit die Zeit definitiv frühzeitig geblockt ist. – Auch andere Termine, wie frühzeitig feststehende Urlaube, Familienfeste, usw. sollten so früh wie möglich im Terminkalender eingetragen werden.
Ich selbst mache auch spezielle Wochenpläne. Dort plane ich dann nicht nur tageweise, sondern stundenweise. Feste Businesstermine sollten zum Beispiel: Neukundenakquise, Buchhaltung, Rechnungserstellung, usw. sein.
Private Termine sind zum Beispiel: Geburtstage, Unternehmungen mit der Familie, den Kindern, Spaziergänge mit dem Hund, Unternehmungen mit Freunden, usw.
Zur Disziplin gehört es auch, dass man sich auf Ausbau des Business kümmert und sich nicht ständig ablenken lässt. Zeitfresser sollten so gut wie möglich beseitigt werden, denn sie hindern einen daran sich selbst und das Business weiterzuentwickeln.
Beispiel:
Du betreibst eine Autowerkstatt, eine Schreierei oder was auch immer. Für dich ist es üblich, dass du auch dann noch arbeitest, wenn Freunde schon Feierabend haben. Das kann damit zusammenhängen, dass du andere Geschäftszeiten hast, als deine Freunde, oder aber auch damit, dass du einfach viel fleißiger und ehrgeiziger bist als sie.
Sollten deine Freunde nun wöchentlich oder gar mehrfach pro Woche in dein Geschäft kommen, weil ihnen einfach langweilig ist, oder sie dich einfach sehen wollen, würde ich dir empfehlen, ihnen auf eine freundliche Art und Weise rüberzubringen, dass es nicht förderlich ist, wenn sie dich von der Arbeit abhalten. – Auch auf Kunden kann sowas durchaus eine wenige positive Wirkung haben, wenn sich ständig Leute in der Firma aufhalten, die selbst keine Kunden sind, aber auch nicht direkt etwas mit der Firma zu tun haben.
Wichtig ist auch, berufliches und privates zu trennen. Auch hier stelle ich immer wieder Probleme bei vielen Selbstständigen fest. Besonders schwierig kann es werden, wenn Familienmitglieder ebenfalls in der Firma arbeiten. Wer hier nicht schafft, berufliches und privates sauber voneinander zu trennen, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit früher oder später Probleme bekommen, entweder auf beruflicher Ebene, oder im Kreis der Familie. Daher ist es schwierig, eine Firma gemeinsam mit anderen Familienmitgliedern zu führen, denn an irgendeiner Stelle wird es immer mal zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Besonders problematisch ist es dann, wenn mehrere Familienmitglieder in der Geschäftsführung sind.
Doch was für Familie gilt, trifft auch auf Freunde und gute Bekannte zu. Ein weiterer Punkt, der bereits zu Beginn klar sein sollte ist, dass auch Freunde bezahlen müssen. Es spricht nichts dagegen, wirklich guten Freunden einen entsprechenden Sonderpreis einzuräumen, doch die Kosten müssen immer gedeckt sein. Denke bitte immer daran, dass du deinen Lebensunterhalt von deinen Einnahmen bestreiten musst und darüber hinaus auch noch für das Alter vorsorgen musst. Daher sollte der Fokus immer zuerst auf normalen Kunden liegen, die ganz normal bezahlen. Dafür müssen Freunde auch Verständnis haben. Es ist deine Aufgabe hier für klare Verhältnisse zu sorgen und es ihnen klar zu machen. – Im Bereich der Dienstleistungen wäre es zum Beispiel denkbar den Freunden einen Sonderpreis einzuräumen, wenn es im Betrieb ohnehin etwas ruhiger ist.
In der heutigen Zeit dürfen E-Mails mehr vernachlässigt werden. Für viele Firmen zählt die E-Mail heute zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln überhaupt. Denn unabhängig davon, ob der Geschäftspartner gerade erreichbar, oder anderweitig eingespannt ist, erreicht ihn die elektronische Post und er kann antworten, sobald sich die Zeit dazu findet.
Die Antwort auf eine Anfrage sollte heute nicht mehr länger, als einen Tag dauern. Viele Kunden erwarten, innerhalb weniger Stunden eine Antwort auf die Anfrage zu erhalten. Daher solltest du dir unbedingt angewöhnen, die geschäftlichen E-Mails mehrfach pro Tag abzurufen und sehr zeitnah darauf zu reagieren. Mindestens 3 x pro Tag solltest du in das E-Mailpostfach schauen, um Kunden nicht zu lange warten zu lassen.
Tipp:
Probiere es so einzurichten, dass du mindestens einmal am frühen Morgen, einmal kurz nach Mittag und einmal am Abend die E-Mails abrufst und sie beantwortest.
Ein weiterer Punkt, den ich beim Thema Disziplin sehr wichtig finde, ist der Umgang mit entgangenen Anrufen. Dabei ist es sekundär, ob der Anruf als entgangener Anruf auf dem Telefon zu sehen ist, oder ob der Anruf von einem Mitarbeiter / einer Mitarbeiterin oder einem virtuellen Assistenten angenommen wurde.
Für mich persönlich ist es sehr schlimm, wenn ein Geschäftspartner oder angehender Geschäftspartner unzuverlässig ist. Dabei ist mir egal, ob es jemand auf Kundenseite oder auf Lieferantenseite ist. Wenn ich feststelle, dass jemand, der mit mir zusammenarbeiten möchte nicht so zuverlässig ist, wie ich es mir vorstelle, hat diese Person keine besonders guten Karten bei mir, was dazu führt, dass von meiner Seite aus kein sonderlich großes Interesse an einer Zusammenarbeit besteht.
Genau diese Zuverlässigkeit, die ich bezüglich Rückrufen an den Tag lege, hat mir in den letzten Jahren immer wieder tolle Geschäftspartner gebracht, mit denen ich langfristig zusammenarbeite. Also nutze genau dieses Wissen für dein Business.
