„Ordnung ist das halbe Leben“ schallt es vielen Menschen im Laufe ihres Lebens tausende Male entgegen. Mag dieser Satz einem Kind gegenüber vorgebracht noch unangemessen oder übertrieben wirken, sollte er im Geschäftsleben zur Maxime werden.
Selbstständige und Unternehmer müssen in ihrer täglichen Arbeit Berge von Daten überblicken. Kaum etwas ist schlimmer, als den Überblick über die eigenen Unterlagen zu verlieren. Im Extremfalle verschwinden Kundendaten, Auftragsdetails, Rechnungen und Teile der Buchhaltung – selbst ein sehr lukratives Geschäft wird durch einen derartigen Schlendrian schnell zerstört.
In der Praxis helfen schlaue Sprüche und gute Vorsätze leider nur selten weiter. Handfeste Tipps müssen her. Der einfachste Weg, Ordnung zu schaffen und zu wahren, besteht in der Einführung praxistauglicher Ordnungssysteme. Während größere Unternehmen über ausgeklügelte Datenbanken und Dateisysteme verfügen, reicht dem einfachen Selbstständigen in der Regel schon eine durchdachte Ablage seiner wichtigsten Unterlagen. Wie ein sinnvolles Ordnungssystem geschaffen und aufrechterhalten werden kann, zeigen die folgenden Tipps.
Da der Computer mittlerweile im Zentrum beinahe jeder selbstständigen Tätigkeit steht, sollte dieser in jedem Falle besonders gut sortiert werden. Es reicht nicht aus, Dateien bloß mit halbwegs aussagekräftigen Namen zu versehen und abzuspeichern. Wichtig ist eine sinnvolle Ordnerstruktur, die das Sortieren der einzelnen Dateien ermöglicht.
Durch ein Ordnersystem wird es möglich, Dateien sofort aufzufinden, wenn sie benötigt werden. Jede Dateikategorie sollte einen eigenen Ordner erhalten, der mit einem aussagekräftigen Namen versehen wird. Darüber hinaus sollten einzelne Dateien idealerweise ebenfalls mit leicht verständlich Namen sowie Daten versehen werden.
Beispiel:
Für ausgestellte Rechnungen aus dem Jahre 2018 sollte ein Ordner mit dem Namen „Ausgestellte Rechnungen 2018“ angelegt werden. Jede ausgestellte Rechnung aus dem Geschäftsjahr 2018 wird in diesem Ordner gespeichert und mit ihrer Rechnungsnummer sowie dem Ausstelldatum versehen. Bedienen Sie zahlreiche Kunden, kann es sinnvoll sein, für jeden Kunden einen eigenen (Rechnungs)ordner anzulegen.
Zusätzlich empfehle ich mindestens folgende Ordner anzulegen:
Das waren nur einige Beispiele für Ordner, die aus meiner Sicht wichtig und sinnvoll sind. Selbstverständlich sind hier der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Einfach mal in Eigenregie darüber nachdenken, welche zusätzlichen Ordner noch sinnvoll erscheinen.
Elektronische Daten sollten darüber hinaus regelmäßig durch Backups gesichert werden. Nur auf diesem Wege ist es möglich, sich vor folgenschweren Datenverlusten zu schützen. Technische Fehler und Ausfälle können ohne ausreichende Sicherung schnell zum vollständigen Verlust von Kundendaten etc. führen. In diesem Falle ist es mit enormem Aufwand und erheblichen Kosten verbunden, die verlorenen Daten zurückzugewinnen. Selbst Spezialisten sind nicht immer in der Lage, verlorengegangene Daten wiederherzustellen. Im schlimmsten Falle verlieren Sie also nicht nur zahlreiche Daten sondern auch viel Geld, mit dem Sie einen Spezialisten bezahlen, der Ihnen mitteilt, machtlos zu sein.
Eine gute Sicherung elektronischer Daten kann beispielsweise mit Hilfe eines NAS-Servers stattfinden. Regelmäßige Backups und das Verwenden zweier Festplatten, auf denen jeweils alle Daten vorliegen, schützen effektiv vor Datenverlusten. Selbst bei einem Ausfall einer Festplatte können Sie weiterhin auf alle Daten zugreifen.
Tipp:
Backups sollten regelmäßig durchgeführt werden, damit die Daten immer aktuell sind. Mindestens ein Backup sollte außerhalb der Firma / des Hauses sicher aufbewahrt werden, für den Fall von einem Einbruch, Feuer oder ähnlichen Katastrophen. Natürlich muss dabei beachtet werden, dass Dritte keinen unbefugten Zugriff auf die Daten erhalten.
Anmerkung:
Wer einen Spezialisten für Backups benötigt, kann sich gerne einmal an meinem Kunden Andre Tertling wenden. Er ist Programmierer der ersten Stunde, kann zig Programmiersprachen und kann auf Wunsch auch individuelle Backupsysteme bauen. www.wp-retter.de
Auch analoge Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Beinahe jeder Selbstständige kann aus Erfahrung berichten, dass es schwierig ist, unzählige Papiere derart zu sortieren, dass sie auch Monate oder Jahre später noch gefunden werden können. An dieser Stelle reicht ein simpler, jedoch enorm hilfreicher Tipp aus: Kaufen Sie Ordner, beschriften Sie die Rücken dieser Ordner und heften Sie alle Papiere in regelmäßigen Abständen ab.
Es ist sinnvoll, Unterlagen einmal am Tag in die entsprechenden Ordner zu heften. Diese wiederum sollten aussagekräftig beschriftet und griffbereit verstaut werden. Achten Sie zudem darauf, die Unterlagen chronologisch abzuheften und immer in den passenden Ordner einzuheften. So können wichtige Papiere selbst nach Jahren ohne größeren Aufwand gefunden werden.
To-Do-Listen sollten in keinem Unternehmen fehlen. Planlos mit der Abarbeitung anstehender Aufgaben zu beginnen, führt in aller Regel ins Chaos. Sie verlieren schnell den Überblick, wenn Sie sich nicht notieren, welche Aufgaben Sie bis wann erledigen müssen.
To-Do-Listen bieten darüber hinaus den entscheidenden Vorteil, eine Priorisierung der anstehenden Aufgaben zu ermöglichen. Zu einer solchen ist in der unternehmerischen Praxis dringend zu raten. Nicht jede Aufgabe ist von gleicher Dringlichkeit oder Notwendigkeit. Beginnen Sie immer mit den dringenden, absolut notwendigen Aufgaben. Arbeiten Sie zuletzt die eher unwichtigen Aufgaben ab, die Sie zur Not aufschieben könnten.
Eine To-Do-Liste sollte klar strukturiert sein und auf den ersten Blick Rückschlüsse darauf zulassen, welche wichtigen Aufgaben bis wann erledigt sein müssen. Auch Notizen und Denkstützen, die in Verbindung zu den zu erledigenden Aufgaben stehen, können auf dieser Liste notiert werden.
Wiedervorlagen sind in der öffentlichen Verwaltung von zentraler Bedeutung. Durch eine Wiedervorlage kann angegeben werden, bis wann eine noch nicht vollständig bearbeitete Akte dem zuständigen Sachbearbeiter erneut vorgelegt werden soll. In der heutigen Zeit geschieht eine solche Wiedervorlage elektronisch-automatisiert. Auch in der freien Wirtschaft sind Wiedervorlagen von zentraler Bedeutung.
Als Selbstständiger sollten Sie ein Erinnerungssystem schaffen, das es Ihnen möglich macht, wichtige Vorgänge bis zu einem bestimmten Termin zu erledigen bzw. zu regeln. Arbeiten Sie alleine, bietet es sich an, die Erinnerungsfunktion des Mobiltelefons oder die Erinnerungsfunktion eines Ihrer Arbeitsprogramme zu nutzen. Sie können dort einstellen, wann Sie an welche Aufgabe erinnert werden wollen. Das Gerät teilt Ihnen zur angegebenen Zeit mit, dass die angegebene Aufgabe noch erledigt werden muss.
Beschäftigen Sie Mitarbeiter können Sie auch diese damit beauftragen, Sie zu einem bestimmten Termin an eine bestimmte Aufgabe zu erinnern. Durch das System der Wiedervorlagen wird es einfacher, Fristen einzuhalten und Termine bzw. Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten zu lassen.
Häufig kommt es zu Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten. Für solche Fälle ist es ratsam, den Anrufbeantworter direkt am nächsten Morgen abzuhören und eine Rückrufliste zu erstellen. Notieren Sie sich alle entgangenen Anrufe. Entscheiden Sie anschließend, welche Anrufe besonders wichtig und dringlich sind und welche warten können. Sortieren Sie die entgangenen Anrufe nach Priorität und beginnen Sie, zurückzurufen.
Derartige Rückruflisten schützen Sie davor, wichtige Anrufe zu übersehen oder verspätet auf einen wichtigen verpassten Anruf zu reagieren. Rückruflisten können sowohl handschriftlich als auch elektronisch angelegt werden. Es ist zudem möglich, die Rückruflisten an Mitarbeiter weiterzuleiten, sodass diese die Rückrufe tätigen – in größeren Unternehmen sind elektronische Rückruflisten aus diesem Grund sinnvoller als solche in Papierform.
Dieses Thema hatte ich ja bereits im letzten Kapitel angeschnitten. Bitte hier wirklich nicht die Wichtigkeit von Rückruflisten unterschätzen.
Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig: Verlassen Sie sich niemals darauf, dass andere Menschen zuverlässig sind. Weder Geschäftspartner noch Auftraggeber oder Kunden sind zuverlässig. Nehmen Sie in Ihrer täglichen Arbeit also immer an, dass Ihre Partner unzuverlässig und unorganisiert sind. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass diese Ihnen Arbeit abnehmen oder an wichtige Verabredungen denken.
Als Reaktion auf die Unzuverlässigkeit andere sollten Sie in keinem Falle selbst Unzuverlässigkeit und Unordnung zeigen. Reagieren Sie stattdessen mit einem organisierten, tadellosen Geschäftsablauf. Im Idealfalle nehmen sich Ihre unzuverlässigen Partner oder Kunden ein Beispiel an Ihnen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Ordnung im geschäftlichen Leben niemals vernachlässigt werden sollte. Nur, wenn Ordnung und Organisation diszipliniert verfolgt werden, lassen sich Fehler im täglichen Ablauf vermeiden. Mangelnde Ordnung führt im schlimmsten Falle zum Verlust wichtiger Daten und zum Abbruch des Kontaktes mit Auftraggebern, Partnern oder Kunden. Ordnung hingegen sichert Ihren geschäftlichen Erfolg als Unternehmer.
