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Belegbuchhaltung

BelegbuchhaltungDie Belegbuchhaltung stellt eine besondere Form der Buchhaltung dar, bei der die nach einem System gesammelten und geordneten Belege die Funktion der Grundbücher übernehmen. Bei der Belegbuchhaltung wird das Grundbuch de facto durch die systematisch geordneten Belege vollkommen ersetzt.

Der Beleg in der Belegbuchhaltung

In der Buchführung von Unternehmen muss grundsätzlich für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein. „Keine Buchung ohne Beleg“ ist eine goldene Regel für jeden Buchhalter. Es gibt natürliche und künstliche Belege, die im täglichen Geschäftsablauf entstehen, die interner oder externer Art sein können. Dazu gehören Belege wie Lohnzettel oder Materialentnahmebelege, die intern entstehen oder beispielsweise Eingangsrechnungen oder Banküberweisungen, die von extern kommen. Die künstlichen Belege werden im Unternehmen intern auf Anweisung erstellt, wenn Ausgaben sich nicht anders zu dokumentieren sind. Geschäftsvorfälle gleicher Art lassen sich in Form von Sammelbelegen darstellen. Zudem wird zwischen Fremdbelegen und Eigenbelegen unterschieden.

Die Belege verkörpern die schriftlichen Aufzeichnungen, mit denen sich Veränderungen im Vermögen eines Unternehmens darstellen lassen. In der Buchhaltung ist der Beleg das Bindeglied zwischen einem „Geschäftsvorfall“ und der Buchhaltung an sich. Die Belege sind der Beweis und das Kontrollinstrument mit deren Hilfe sich die Richtigkeit der Buchhaltung nachweisen und kontrollieren lässt.

Demzufolge sind die Belege so aufzubereiten und später aufzubewahren, dass sich die Belegbuchhaltung auch für Außenstehende nachvollziehen lässt. Die Aufbewahrungsfrist für Belege der Buchhaltung ist im HGB geregelt. Verschiedene Formen der Aufbewahrung sind üblich und möglich.

Die Besonderheit in der Belegbuchhaltung

In der Belegbuchhaltung stellen die Belege das Substitut der Grundbücher dar. Im Unternehmen muss sichergestellt sein, dass jeder einzelne Beleg richtig, auch an der richtigen Stelle, in die Ablage gelangt. Dabei muss gleichzeitig zu jeder Zeit eine lückenlose Abstimmung mit der Buchhaltung möglich sein. Damit die Belegbuchhaltung ordnungsgemäß funktioniert, sind bestimmte organisatorische Maßnahmen im Unternehmen einzuleiten und konsequent durchzusetzen. Häufige Verwendung findet die Belegbuchhaltung bei den Debitoren und Kreditoren. Dabei tritt an die Stelle der Einzelverbuchung der Belege eine geordnete Einsortierung und entsprechende Ablage der Belege. Wenn in der Belegbuchhaltung zwei unterschiedliche Belegkreise für bezahlte und unbezahlte Rechnungen existieren, handelt es sich um eine Buchhaltung mit offenen Posten. Die Belegbuchhaltung ist eine besonders in der Bankbuchhaltung praktizierte Form. Alle Belege sind am Ende übersichtlich und nachvollziehbar in Form von Grundbüchern zusammengefasst. Durch das Vordringen der elektronischen Abwicklung vieler Geschäftsvorfälle hat die Belegbuchhaltung insgesamt an Bedeutung verloren. In absehbarer Zeit wird die Belegbuchhaltung, die auch unter dem Begriff Zettelbuchhaltung bekannt ist, aus den Büros in den Unternehmen vollkommen verschwinden. Modernere und effizientere Buchhaltungsmethoden werden die Belegbuchhaltung schrittweise ablösen.

Belegaufbewahrungsfristen für die Belegbuchhaltung

Im HGB § 257 ist geregelt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, die Buchungsbelege über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrung ist außer in Papierform auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern möglich. Dabei ist sicherzustellen, dass die Belege sich in angemessener Zeit wieder lesbar machen lassen. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist der Belege beginnt mit dem Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.