Durch COVID-19 musste sich die Bürowelt an neue Arbeitsmodelle anpassen: Das Arbeiten aus dem Homeoffice ist mittlerweile für viele zur Normalität geworden.
Um auch nach der Pandemie flexible Arbeitsmodelle fortzuführen, müssen Unternehmen sich jetzt schon auf die Arbeitswelt von Morgen vorbereiten.
Insbesondere HR, IT- und Office-Manager stehen vor der Aufgabe, ein effizientes und mitarbeiterfreundliches Büro der Zukunft zu gestalten. Mit FlexWhere Desk-Sharing Software ist hierfür ein ideales Tool vorhanden.
Wenn von einem 30-köpfigen Team nur zwei Mitarbeitende an bestimmten Tagen im Büro physisch anwesend sind, wird nicht zwingend ein Büroraum mit mehr als 30 Arbeitsplätzen benötigt. Durch hybride Arbeitskonzepte ist es für Unternehmen mühseliger geworden, Arbeitsplätze im Büro zu koordinieren: Das heißt, vorauszuplanen, wie viele Mitarbeitende im Büro anwesend sein werden und wie viele Arbeitsplätze genutzt werden.
Um Arbeitsplätze effizient zu organisieren, benötigt es smarte Technologien, die
u.a. die Koordinierung von freien Schreibtischen vereinfachen. Persönliche Büroräume werden in Zukunft obsolet sein, jeder Arbeitsplatz kann täglich wieder neu zur Verfügung gestellt werden. Dieses Konzept nennt sich das „Clean Desk”-Modell. Smarte Tools wie Desk-Sharing Softwares können die Organisation von Arbeitsplätzen vereinfachen, indem Mitarbeiter flexibel Arbeitsplätze reservieren können.
Die Einführung von hybriden Arbeitsplätzen führt zu einer weiteren Herausforderung: Es wird schwieriger, im Büro der Zukunft problemlos Meetings zu koordinieren, da durch flexible Arbeitsmodelle, Meeting-Teilnehmende stetig auf die digitale Kommunikation angewiesen sind. Auch müssen technische Werkzeuge wie Videowalls oder mobile Office-Apps eingesetzt werden, um eine einwandfreie Kommunikation zu ermöglichen. Die Desk-Sharing Lösung FlexWhere bietet hierfür eine smarte Funktion, wodurch die Hot-Desking Software mit anderen Anwendungen wie Google Kalender oder Outlook zu verknüpfen ist. Um Mitarbeitende im Gebäude zu lokalisieren, ist in der Desk-Sharing App auch eine Suchfunktion integriert.
Kosten für ungenutzte Flächen möchte niemand. Wichtig ist es also zu wissen, welche und wie viele Räumlichkeiten (nicht) gebraucht werden. Durch die Einführung von FlexWhere Desk-Sharing Buchungssystem können Unternehmen Büroarbeitsplätze und somit Kosten sparen. Diese Funktion hilft Unternehmen dabei zu entscheiden, ob mehr oder weniger Arbeitsflächen gebraucht werden und wo somit Kosten eingespart werden können.
Darüber hinaus können Gebäude- bzw. Facility-Manager dank des Desk-Sharing
Tools sowohl die belegten Arbeitsplätze als auch die tatsächliche Raumauslastung einsehen und analysieren. In der Software wird eine Heatmap bereitgestellt, die visualisiert, welche Arbeitsplätze beliebt sind und welche nicht. Genaue Daten erhält man außerdem im Kontrollzentrum, das HR- und Office-Manager für die Raumplanung und das Kostenmanagement nutzen können.
Kurz gefasst unterstützt FlexWhere Sie dabei den ersten Schritt im Umwandlungsprozess zu Ihrem Büro der Zukunft zu machen. Das Desk-Sharing Konzept dank FlexWhere lässt sich schnell und einfach implementieren, ganz ohne zusätzliche Hardware. Für die Implementierung wird lediglich nur ein Grundriss des Bürogebäudes benötigt und schon können Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze buchen. Erfahren Sie hier mehr über die Funktionen von FlexWhere. Wenn Sie einen ersten Einblick in die Software erhalten möchten, können Sie zudem gerne eine Testversion starten oder eine kostenlose Demo anfragen.
