Auf Dauer kann sich kein Unternehmen den Anstieg offener Kundenforderungen leisten. Stehen die Ergebnisse der Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung im Mißverhältnis zueinander, kann dies nicht nur zu Liquiditätsengpässen, sondern im schlimmsten Falle sogar zur Bedrohung der wirtschaftlichen Existenz führen.
Gut beraten ist der Existenzgründer, der sich frühzeitig mit dem Forderungsmanagement seines künftigen Unternehmens beschäftigt und realitätsnahe Lösungen erarbeitet hat. Damit aber darf sich der regelmäßige Blick in die Liste offener Forderungen nicht etwa erübrigen. Im Gegenteil, bei schlechter Zahlungsmoral der Kunden ist der Unternehmer angehalten, der negativen Situation mit Lösungsorientierten Entscheidungen entgegenzuwirken.
Wie bereits erwähnt, ist die Debitorenbuchhaltung ein Teilbereich des Forderungsmanagements und somit dem übergeordneten Führungsbereich des Unternehmens zuzuordnen. Debitoren sind demnach ein Mittel zur Erfassung und Verwaltung offener Forderungen im Zusammenhang mit gelieferten Waren oder der Erbringung von Leistungen. Die Daten stammen aus der Hauptbuchhaltung, werden von dort in eine Saldenliste überführt und mit Kundendaten, der Forderung sowie den Fälligkeitsterminen erfasst. Als Teil des Businessplans können Sie Ihre Vorstellungen im Umgang mit offenen Forderungen unter dem Punkt "Unternehmensorganisation/Controlling" sowie "Geschäftsrisiken" definieren.
Im Tagesgeschäft ist es üblich und legitim, Informationen über Kunden zu sammeln und auszuwerten. Organisieren Sie die Debitoren also auf Grundlage von mehr oder weniger frei zugänglichen Daten, wie sie beispielsweise von Auskunfteien (Schufa, Keditreform u.a.) zur Verfügung, i.d.R. gegen Entgelt, gestellt werden. Ergänzend hinzu kämen Bankauskünfte oder Jahresabschlüsse, sofern diese einer Veröffentlichungspflicht unterliegen. Anhand dieser Daten könnten Sie sich der Aufgabe stellen, Ihre Kunden mit einem internen Rating oder Scoring zu bewerten.
Legen Sie gegebenenfalls für jeden Kunden ein so genanntes Debitoren-Limit fest, dass den Geschäftspartnern dann Zieleinkäufe bis zur festgelegten Grenze möglich macht. Der Gesetzgeber sichert darüberhinaus einen Eigentumsvorbehalt zu, eine originäre Kreditsicherheit, bei der Warenlieferungen bis zur Gesamtzahlung der Forderungen im Eigentum Ihres Unternehmens verbleiben und somit bei Nichterfüllung des Kaufvertages vom Kunden wieder herausverlangt werden können. Es bietet sich an, den Debitoren die entsprechenden Lauf- und Zahlungsziele beizufügen und zu überwachen.
Niemand schreibt gerne Mahnungen. Niemand droht einem Kunden gerne rechtliche Schritte an, sollte die Forderung bis Fristende immer noch nicht bezahlt sein. Niemand hat bei der Antragstellung eines Mahnbescheides ein gutes Gefühl. Und dennoch gehört es zu den kaufmännischen Pflichten, sich diesen Herausforderungen zu stellen. Auch wenn es aufwändig erscheinen mag - sichern Sie sich für den Fall der Fälle stets die Rechtsposition Ihres Unternehmens. Ein fachkundiger Rechtsanwalt hilft Ihnen gerne bei der Ausformulierung der Zahlungsmodalitäten als Bestandteil ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Fügen Sie diese unbedingt Ihren Angeboten bei. Auf Ihrer Internetpräsenz sollten die AGB mit nur einem Klick erreichbar und druckfähig, z.B. im pdf-Format, hinterlegt sein.
Als Existenzgründer sollten Sie gerade für die Phase des Markteintritts genau überlegen, welche Alternativen Sie den Kunden gegenüber den u.U. branchenüblichen Zahlungszielen zumuten könnten. Sind z.B. Warenlieferungen gegen Barzahlung oder Nachnahme möglich? Wäre der Kunde eventuell zu Voraus- oder Teilzahlungen bereit? Schaffen Sie jedenfalls klare Anreize (Skonti/Rabatte o.ä.), die den Kunden zur möglichst schnellen oder wenigstens fristgerechten Zahlung seiner Rechnung bewegen. Minimieren Sie so gut es geht die Risiken möglicher Verluste Ihrer Debitoren.
Der Anteil offener Forderungen der Debitoren hat immer Auwirkungen auf das Jahresergebnis eines Unternehmens. Sie basieren u.a. auf der Tatsache, dass Sie als Lieferant gleichzeitig die Risiken eines Kreditgebers verantworten müssen. In der Praxis werden deshalb alle Möglichkeiten zur Risikominimierung ausgeschöpft und angewendet. Dabei sollte der Jungunternehmer auch stets die konjunkturellen und wirtschaftlichen Gegebenheiten der Märkte im Auge behalten. Sie beeinflussen die so genannte Schuldnerstruktur nämlich im negativen wie positiven Sinne. Es lohnt sich also bereits in der Existenzgründungsphase, das eigene Debitoren-Management immer wieder auf den Prüfstand zu stellen.
