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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Einnahmen-Überschuss-RechnungJeder Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler muss einen jährlichen Nachweis über die erzielten Einnahmen und Ausgaben erbringen. Für das Finanzamt ist das die Grundlage zur Berechnung der Einkommensteuer. Die Rechtsgrundlagen dafür sind im Wesentlichen das Handelsgesetzbuch HGB sowie das EStG, das Einkommensteuergesetz. Für Kleingewerbetreibende gibt es dazu in einigen Bereichen deutliche Erleichterungen. Ein Kleingewerbe können natürliche Personen des privaten Rechts sowie BGB-Gesellschaften unterhalten. Alle anderen Gesellschaftsformen und Gesellschaftsarten betreiben ein Gewerbe als Kaufmann im Sinne des HGB.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Kleingewerbe und freie Berufe

Eine der gravierenden Erleichterungen für Kleingewerbe als Unternehmen ist die Buchführung. Für Kleinunternehmer ist es ausreichend, wenn sie in einer vereinfachten Form das Jahresergebnis in der Weise ermitteln, dass von den erzielten Einnahmen die betriebsbedingten Ausgaben abgezogen werden. Das Ergebnis daraus ist der Jahresüberschuss beziehungsweise Jahresfehlbetrag. Dieses Verfahren wird fachsprachlich als Einnahmen-Überschuss-Rechnung bezeichnet, abgekürzt EÜR. Im Gegensatz dazu müssen Unternehmen, die ein Gewerbe unterhalten, nach dem HGB und dem EStG mit der Bilanz und den dazugehörigen Anlagen bilanzieren, also eine Jahresbilanz aufstellen. Der Kleingewerbetreibende kann, wenn es dafür eine individuelle Veranlassung gibt, seine Bücher auch handelsrechtlich führen; er muss es von Gesetzes wegen jedoch nicht. In § 4 des EStG ist näher beschrieben, wie der Unternehmensgewinn definiert und ermittelt wird.

Keine Buchung ohne Beleg

Der private Existenzgründer beginnt seine Selbständigkeit buchhalterisch mit der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Er richtet ein Firmenkonto als Girokonto ein, in der Regel bei seiner Hausbank als Filialbank oder Sparkasse am Ort. Weitere Möglichkeiten dazu bieten die Direkt- sowie die Onlinebanken. Ergänzend dazu wird für Kleinausgaben im Alltag eine Bargeldkasse, die bekannte Portokasse geführt. Über alle Einnahmen und Ausgaben, also über jede einzelne Buchung, muss Buch geführt werden. Der Buchungsvorgang wird in einer fortlaufenden Excel-Tabelle erfasst. Damit korrespondieren die Kontoauszüge; dort wird zu jeder einzelnen Buchung der dazugehörige Beleg beigeheftet. Kontoführung, also Kontoauszüge und Belege, müssen mit den laufenden Eintragungen von Einnahmen und Ausgaben in die Excel-Tabelle korrespondieren. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden ausschließlich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst, die in dem betreffenden Zeitraum, wie es genannt wird, kassenwirksam geworden sind. Kassenwirksam bedeutet Gutschrift mit Wertstellung oder Abbuchung vom Firmenkonto. In der Bargeldkasse müssen die Belege vom Datum her in den Abrechnungszeitraum passen, der in den meisten Fällen mit dem Kalenderjahr identisch ist. Wenn die Buchführung laufend aktualisiert wird, dann ist das ein Automatismus. Aufmerksamkeit ist dann geboten, wenn sie für Wochen oder gar Monate nachgearbeitet wird. Das sollte vermieden werden oder eher die Ausnahme bleiben, weil die aktuelle und laufende Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch während des Jahres für den Kleinunternehmer ein wichtiger Indikator dafür ist, wie es um seine betriebliche Finanzsituation bestellt ist.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahressteuererklärung

Am Jahresende steht automatisch das Ergebnis der Einnahmen-Überschuss-Rechnung fest. Die Spalten Einnahme und Ausgabe werden addiert und anschließend saldiert. Dieser Abschlusssaldo muss mit dem Kontostand auf dem Firmenkonto identisch sein. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, zeichnet sich ein Überschuss ab. Jetzt werden im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung noch Ausgaben abgezogen, die bisher mit dem Privathaushalt vermischt waren. Typische Beispiele dafür sind anteilige Mietkosten für einen Büroraum inklusive den dazugehörigen Energiekosten wie Strom und Heizung. Die Miete oder das Wohnbaudarlehen wird vom Privatkonto überwiesen, weil es sich überwiegend um Privatausgaben handelt. Die anteiligen Kosten für das Kleingewerbe, besonders bei Freiberuflern, sind betriebsbedingte Ausgaben, die den steuerpflichtigen Überschuss reduzieren. Zu diesen Privatusgaben sind die anteiligen Kosten für das Kleingewerbe anhand der Belege auszurechnen, getrennt der laufenden Buchführung beizufügen und vom bisherigen Jahresüberschuss abzuziehen. Das anschließende Ergebnis aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird dann in die Jahressteuererklärung übernommen.

Zusätzlich zum Mantelbogen der Einkommensteuererklärung gehören die zweiseitige Anlage G für Einkünfte aus Gewerbebetrieb sowie die dreiseitige Anlage EÜR, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Absatz 3 EStG.

Die komplette Buchführung nebst allen Belegen über die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss, ebenso wie alle anderen Steuerunterlagen auch, zehn Jahre lang archiviert, also aufbewahrt werden.