Selbst der Öffentliche Dienst zeigt inzwischen großes Interesse an Methoden des flexiblen Projektmanagements. Eine Umfrage aus dem Januar 2023 zeigt, dass sich fast 50 Prozent der Beschäftigten wünschen, mehr über entsprechende Praktiken zu erfahren. Flexibles Projektmanagement gilt als Grundlage für schnellere Ergebnisse und eine bessere Zusammenarbeit. Aber stimmt dies auch?
Statt von einem flexiblen wird oft auch von einem agilen Projektmanagement gesprochen. Die Adjektive sind weitgehend Synonym. Agilität bedeutet strenggenommen, sich in einem flüssigen Zustand zu befinden. Metaphorisch wird dadurch ausgedrückt, sich an alle gängigen Anforderungen möglichst gut anpassen zu können. Das Projekt "fließt" einfach in den richtigen Zustand. Agile Methoden existieren inzwischen in vielfältiger Form. Die nachfolgende Liste nennt die bekanntesten Beispiele. Die beiden erstgenannten Konzepte sind die gängigen Lösungen:
Scrum ("Gedränge") baut auf einem Team auf, das sich selbst organisiert. Die Arbeit wird dabei so organisiert, dass sie sich in kleine Abschnitte ("Sprints") aufteilt. Über Teilziele wird auf das große Ergebnis hingearbeitet. Das Team gibt sich selbst Regeln, um die internen Abläufe zu koordinieren und die von außen gestellten Anforderungen umzusetzen. Scrum kennt drei Rollen: Product Owner (Koordination mit Kunden, Vorgesetzten, etc.), Scrum Master (Übernahme organisatorischer Aufgaben), Entwickler/Mitglieder (Arbeit an den eigentlichen Aufgaben). Dadurch, dass die Abschnitte für jedes Projekt neu festgelegt werden, wird die nötige Flexibilität erreicht. 91 Prozent der Nutzer sehen laut einer Studie der Hochschule Koblenz Verbesserungen durch die Einführung von Scrum. Lediglich sieben Prozent der Befragten verneinten, dass es zu Optimierungen gekommen sei.
Die Grundlage von Kanban ist der von Scrum nicht unähnlich. Teams organisieren sich selbst. Grundsätzlich wird dabei mit Visualisierungen gearbeitet, um Arbeitsfortschritte zu verdeutlich. Zum Einsatz kommen Diagramme mit vier Spalten: Anforderungen, in Arbeit, Abgeschlossen, Erweiterungen (zu Punkten, die sich in Arbeit befinden oder bereits beendet sind). Die Diagramme heißen Kanban-Boards. Ziel ist es, durch die Visualisierungen eine Idee von der Arbeitseffizienz an alle Beteiligten zu vermitteln. Auf diese Weise fühlen sich alle am Projekt Beteiligten dem Fortschritt verpflichtet. Kanban kommt deshalb gerne in Kombination mit anderen Vorhaben zum Einsatz. Das in der Liste ebenfalls genannte Scrumban ist hierfür ein Beispiel.
Die Umstellung von traditionellen Projektmanagementmethoden zu agilen Praktiken fällt in vielen Unternehmen oft schwer, da sie scheinbar mit viel Aufwand verbunden ist. Inzwischen existieren allerdings zahlreiche digitale Werkzeuge, die diesbezüglich Abhilfe schaffen. Das Zusammentragen von Arbeitsergebnissen kann auf diese Weise beispielsweise vereinfacht werden. Dies optimiert die Zusammenarbeit. Oft bestehen passende Tools sogar schon (z. B. Office-Applikationen wie Teams), werden aber noch nicht im Sinne agiler Methoden genutzt.
Flexible Projektmanagementmethoden können tatsächlich helfen, effizienter zu arbeiten und Kooperationen zu optimieren. Allerdings wäre es ein Fehlschluss, von einem Automatismus auszugehen. Es muss die richtige Methode gewählt werden. Ihre Einführung ist zudem in passender Weise vorzubereiten.
