Jeder Existenzgründer muss sich von Beginn seiner unternehmerischen Tätigkeit an der eigenen Verantwortung bewusst sein, die mit seinen geplanten Geschäftszielen im Einklang stehen müssen. Sein Handeln als Geschäftsführer ist bestimmt durch die Umsetzung all jener erforderlichen Schritte, die ihm durch persönliche Kompetenz und/oder auf Basis gesetzlicher Vorschriften zustehen. Dem Unternehmenszweck entsprechend entscheidet er über alle organisatorischen, personellen und kaufmännischen Vorgaben, die zum Erreichen der Ziele erforderlich sind oder werden. Außerdem vertritt er i.d.R. auch die Rechtsgeschäfte seines Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis. Der Begriff "Geschäftsführung" meint im juristischen Kontext entweder das damit verbundene Organ oder beschreibt ihn als Funktion und Aufgabe einer juristischen Person.
In einer BGB-Gesellschaft sowie der klassischen GbR sind alle dem Organ zugeordneten Gesellschafter gleichzeitig auch Geschäftsführer als handelnde juristische Personen. Diese Vorschrift gilt zudem für die Gesellschaftsgründung einer KG, der OHG oder KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien). Sofern im Gesellschaftervertrag nichts anderes geregelt ist, steht jedem Mitglied die s.g. Einzelgeschäftsführerbefugnis zu. Lediglich bei der Rechtsform der KG können Kommanditisten grundsätzlich keinen Anspruch auf die Geschäftsführung geltend machen (s. § 164 HGB).
Anders verhält es sich bei der GmbH. Die Unternehmensform kann mehrere Geschäftsführer bestellen, die das Unternehmen gemeinsam vertreten. Die Funktion eines Sprechers der Unternehmensführung ist nicht vorgesehen. Vertraglich kann sich die Gesellschaft jedoch frei festlegen, wer an der Spitze der Unternehmensführung stehen soll und damit eine gesetzliche Vertretungsvollmacht übernehmen.
Ist der Geschäftsführer im Handelsregister als solcher eingetragen, erfüllt er die s.g. formalen Voraussetzungen der Vollmachten. Jede Änderung ist dem Registergericht zu melden, formaljuristisch oder urkundlich bestätigte Unterlagen sind beizufügen. Nachzuweisen ist außerdem, ob der neue Geschäftsführer über die uneingeschränkte Auskunftspflicht gegenüber Behörden, Gerichten oder anderen offiziellen Stellen belehrt wurde und diese Pflicht entsprechend ausüben kann.
Die Geschäftsführertätigkeit und Aufgabenstellungen innerhalb einer GmbH ist im zuständigen GmbH-Gesetz nicht zentral erfasst, sondern Gegenstand verschiedener Paragrafen und Gesetzesabschnitte. Gemäß § 37, Abs. 1 GmbHG können die Befugnisse eines Geschäftsführers jedoch eingeschränkt oder erweitert werden, sofern ein mehrheitsfähiger Beschluss der Gesellschafterversammlung vorliegt.
Der Bundesgerichtshof (BGH), hat zur faktischen Geschäftsführertätigkeit folgendes ausgeführt: "Für die Stellung und Verantwortlichkeit als faktischer Geschäftsführer einer GmbH ist es erforderlich, dass der Betreffende nach dem Gesamterscheinungsbild seines Auftretens die Geschicke der Gesellschaft, über die interne Einwirkung auf die satzungsmäßige Geschäftsführung hinaus, durch eigenes Handeln im Außenverhältnis, das die Tätigkeit des rechtlichen Geschäftsführungsorgans nachhaltig prägt, maßgeblich in die Hand genommen hat.“ (Urteil vom 11.7.2005, Az: II ZR 235/03)
Gängige Praxis in Unternehmen ist die Bestellung eines Geschäftsführers für den Zeitraum von bis zu fünf Jahren. Detaillierte Zielsetzungen, Kompetenzen und (Handlungs-)Vollmachten sind Kernformulierungen des Arbeitsvertrages. Mehrfach ausgesprochene Verlängerungen könnten zur Kollision mit den Vorschriften des Teilzeit- und Befristungsgesetz führen, womit die Funktion als leitender Angestellter ausgehebelt würde. Es zählt zu den Gepflogenheiten der Gesellschaftseigentümer, eine geplante Vertragsverlängerung in etwa ein Jahr vor dem regulären Ablauf bekanntzugeben.
Die Vergütung orientiert sich branchenabhängig und nach Duchschnitzwerten vorgestellt u.a. an einer Studie des Steuerberatungsverbandes. Die Finanzbehörden sind zur Prüfung der Angemessenheit verpflichtet.
Die Einnahmen eines GmbH-Geschäftsführers werden steuerlich als Einkünftige aus "nicht selbstständiger Täitigkeit" herangezogen, in diesem Falle läge also ein Lohnsteuerabzug und die Pflicht zu Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen vor. Alternativ kann ein Geschäftsführer seine Leistungen auch "auf Rechnung" ausüben, sofern er gemäß § 2 UStG als Unternehmer eingestuft würde.
Grundsätzlich kann der Geschäftsführervertrag durch einen Mehrheitsbeschluss der Gesellschafter aufgehoben oder "aus wichtigem Grund" (z.B. grobe Pflichtverletzungen oder Unfähigkeit) vorzeitig widerrufen und/oder gekündigt werden (§38, Abs. 1 GmbhG). Die vorzeitige Aufhebung des Geschäftsführervertrages ist i.d.R. mit Kompensationszahlungen oder zusätzlichen Ausgleichsanspüchen für den Geschäftsführer verbunden. Fragen zur persönlichen Haftung, die u.a. durch die Pflicht zur Geschäftsführung als ordentlicher Kaufmann bedingt wird, ist in § 43 GmbHG geregelt und näher ausgeführt.
