Digitale Signaturen erzeugen sichere elektronische Unterschriften. Qualifizierte elektronische Signaturen werden in § 2 Signaturgesetz geregelt. Dabei ist zu beachten, dass die Begriffe elektronische Signatur und digitale Signatur nicht inhaltsgleich sind. Der Begriff elektronische Signatur beschreibt den technischen Vorgang, durch den ein Internet-User zu seiner digitalen Unterschrift kommt. Ferner wird er dem juristischen Bereich zugeordnet. Der Begriff digitale Signatur ist ein elektronischer und mathematischer Begriff. Die digitale Signatur unter einer E-Mail ist gleichzusetzen mit einer Unterschrift auf einem analogen Dokument oder einem Siegel auf öffentlichen Dokumenten. Durch das digitale Signaturverfahren erhält der Internet-User für seine E-Mails einen sogenannten Private Key. Mit dieser elektronischen Signatur sind die Empfänger in der Lage, die eingehenden Nachrichten mittels eines digitalen Zertifikats dem Absender einwandfrei zuzuordnen und die empfangenen Mails als sicher einzustufen. In den letzten Jahren hat sich das RSA-Signaturverfahren durchgesetzt.
Internet-User nutzen nicht nur ihren PC oder einen Laptop, um im Internet zu surfen und Nachrichten zu versenden. In unserer heutigen schnelllebigen Welt sind wir fast immer online. User nutzen das Internet zu einem großen Teil über ihre Handys, Smartphones und Tablets. Was wir heutzutage brauchen ist ein „Internet-to-Go“, das an Ort und Stelle einsetzbar ist. Es wird Zeit für die elektronische Handy-Signatur. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass dieses Verfahren im Business-Alltag immer wichtiger für sie wird. Sie müssen kostensparend arbeiten durch medienbruchfreie Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten. Die Sicherheit der digitalen Dokumente steht an erster Stelle. Es gilt, sensible Dokumente vor dem Zugriff krimineller Internetaktivisten zu schützen.
Besonders im Bereich des Außendienstes, wo die Mitarbeiter einen großen Teil ihrer Dienstzeit auf der Straße und vor Ort bei ihren Kunden verbringen, ist der Einsatz von Handys und Smartphones nicht nur praktisch, sondern unerlässlich. Schnell kann sich bei dem Kunden eine Situation ergeben, auf die sie sofort reagieren müssen. Nicht immer ist der Einsatz von Laptops oder Computern an Ort und Stelle gegeben. Nun kommen die Handys und Smartphones zum Einsatz. Durch die elektronische Handy-Signatur sind Geschäftsführer, Vorstände oder Außendienstmitarbeiter, die oft auf Geschäftsreise und aus diesem Grunde nicht immer erreichbar sind, wenn ein rechtsgültiges Dokument unterzeichnet werden muss, in der Lage, von unterwegs zu jeder Zeit ihre Unterschrift mittels der elektronischen Handy-Signatur auf zeitkritische und wichtige Dokumente zu setzen. Die elektronische Handy-Signatur kommt zum Einsatz wie die digitale qualifizierte Signatur unter den E-Mails. Die Aktivierung der Handy-Signatur ist auf unterschiedliche Weise möglich. Über eine Registrierungsstelle, über FinanzOnline mit bestehendem Login oder mit der elektronischen Bürgerkarte. Privatpersonen können mit dieser Bürgerkarte bereits seit mehreren Jahren privatwirtschaftliche oder behördliche Dokumente effizient und rechtsverbindlich unterzeichnen. Die bekannteste Anwendungsart in diesem Bereich ist der beliebte Rücktritt aus der elektronischen Gesundheitskarte (ELGA).
Möglich macht diese Neuerung das Programm XiTrust Moxis. Den Unterzeichneten werden mehrere Dokumente im Stapel als sogenannte digitale Unterschriftenmappe vorgelegt. XiTrust MOXIS ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Unterschriften im Business-Alltag des Unternehmens. Die elektronische Handy-Signatur erleichtert den Arbeitsablauf und spart Zeit. Während früher wichtige Dokumente in vielen Fällen tagelang auf die Unterschrift des abwesenden Unterzeichners warten mussten und der damit verbundene Arbeitsablauf ins Stocken geriet, legt XiTrust Moxis externen und internen Personen die Dokumente ortsungebunden zur Unterschrift vor. Die elektronische Handy-Signatur ist rechtsgültig und dokumentensicher. Sie wird als digitale Unterschriftenmappe auf alle Unternehmens-Dokumente angewendet. Einige Beispiele sind die Unterzeichnung von Prüfprotokollen, Reisekostenabrechnungen, Verträge, Bankdokumente, juristische Dokumente, Urlaubsbeschlüsse, Angebote, Auftragsbestätigungen und parallel zu unterzeichnende Dokumente.
Ihren Ursprung hat die elektronische Handy-Signatur in Österreich. Sie findet langsam aber sicher ihren Weg in den europäischen Wirtschaftsraum. Die Handy-Signatur gestaltet die mit den Unterschriften verbundenen Arbeitsabläufe effizient und gibt Entscheidungsträgern einen Teil ihrer Freiheit durch reduzierte Zeit und verkürzte Arbeitsprozesse zurück. Im März 2014 wurden bereits mehr als 300.000 aktivierte elektronische Handy-Signaturen verzeichnet. Dieser Positivtrend bleibt bestehen, momentan kommen ungefähr 20.000 Neuaktivierungen monatlich hinzu.
