Definition des Begriffes „Hilfsstoff“Bei dem Hilfsstoff handelt es sich um einen fachspezifischen Begriff aus dem kaufmännischen bzw. wirtschaftlichen Branchenbereich. Der Hilfsstoff stellt ein Material dar, dass innerhalb der Buchführung eines jeden Unternehmens bilanziell auf der Aktivseite dem Umlaufvermögen zugerechnet wird. Bei der Produktion bzw. im Fertigungsprozess eines wirtschaftlichen Gutes wird der Hilfsstoff ein direkter Bestandteil dieses Produktes. Im Bezug auf die Faktoren „Menge“ und „Wertmäßigkeit“ spielt der Hilfsstoff gegenüber den artverwandten Rohstoffen jedoch nur eine untergeordnete Rolle.
Die Hilfsstoffe gehören zu der übergeordneten Gruppe der Werkstoffe. Bei den Werkstoffen handelt es sich demnach um einen Überbegriff für verschiedene Gruppen. Neben den Hilfsstoffen gehören auch die Roh- und Betriebsstoffe zu dieser Kategorie.
Aus handelsrechtlicher Sicht werden zu den Hilfsstoffen sämtliche Materialien gerechnet, die innerhalb der Fertigung bzw. im Produktionsprozess mit ihrer Substanz in das Produkt eingehen (substanzieller Einfluss). Anders als bei den Rohstoffen erstreckt sich der Einfluss der Hilfsstoffe auf das Endprodukt jedoch nicht auf die physische Substanz. Sie spielen somit lediglich einen untergeordneten Bestandteil des Gesamtprozesses. Betriebsstoffe hingegen werden innerhalb des Produktionsprozesses verbraucht und bilden keinen festen Bestandteil des geschaffenen Endproduktes (z. B. Öl, Brennstoffe, Wasser, Schmierstoffe etc.)
Die Hilfsstoffe stellen – wie bereits beschrieben – lediglich Nebenbestandteile des fertigen Endproduktes dar und führen somit eine Hilfsfunktion aus. Nicht immer kann bei der Klassifizierung der Stoffe eine eindeutige Abgrenzung zwischen den Hilfs- und Rohstoffen vorgenommen werden. Der Hilfsstoff wird in der Regel über seinen wertmäßig bzw. mengenmäßig geringen Anteil am fertigen Gesamtprodukt identifiziert. Hilfsstoffe werden innerhalb der sogenannten „vorgelagerten Produktionsstufen“ erzeugt und gelten als deren Fertigungserzeugnis. Aus diesem Umstand ergibt sich die Schlussfolgerung, dass die fertigen Produkte eines Unternehmens einem anderen Unternehmen als Hilfsstoffe dienen können (vertikaler Produktionsprozess).
Hilfsstoffe können sowohl einen festen als auch einen flüssigen Aggregatzustand aufweisen.
Zu den festen Stoffen dieser Gattung gehören z. B. Kunststoffe, Metalle, Stoffe, Gummi, Nägel, Schrauben, Dübel, Bänder, Klemmen etc.
Zu den flüssigen Stoffen gehören z. B. Material zum verkleben (Leim etc.), Farben, Konservierungsmittel, Lacke etc.
Wie bereits eingangs erläutert bilden die Hilfsstoffe einen Teil des Umlaufvermögens auf der Aktivseite der unternehmerischen / kaufmännischen Bilanz. Diese unterliegt den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Gemäß § 266 Absatz 1 Nr. 1 HGB werden die in der Geschäftsperiode nicht verbrauchten Hilfsstoffe aktiviert und als „Vorräte“ deklariert.
Da die Hilfsstoffe einen Teil des Umlaufvermögens bilden, gilt auch für diese das strenge Niederstwertprinzip im Sinne des § 253 Absatz 4 HGB. Bei dem strengen Niederstwertprinzip handelt es sich um einen der sogenannten „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“. Es sieht vor, dass aus bilanzieller Sicht entweder der Anschaffungswert der Stoffe oder der niedrigere Börsen- oder Marktpreis bei der Bewertung als Grundlage zu nehmen ist. Sollten gleichartige Stoffe im Unternehmen zusammengefasst werden können, so ist auch eine Bewertung im Rahmen des Festwertverfahrens möglich.
Die feste Aufzeichnung der im Betrieb befindlichen Hilfsstoffe ist auch in kleineren Betrieben - insbesondere in Betrieben des Handwerks – zwingend vorgeschrieben. Eine Inventur muss daher vorgenommen werden. Dies gilt auch für die sogenannten „halbfertigen Erzeugnisse“.
Innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) werden die Hilfsstoffe zu den Einzelkosten gerechnet. Der Begriff „Kosten“ entspricht im betriebswirtschaftlichen und finanzwirtschaftlichen Sinne einem Aufwand, der in seiner Art und Weise betriebsbedingt ist. In häufigen Fällen werden sie jedoch auch als unechte Gemeinkosten deklariert. Dies liegt primär daran, dass eine spezifizierte Zuordnung der Hilfsstoffe zu den fertigen Enderzeugnissen mit einem hohen verwaltungstechnischen Aufwand verbunden und somit unwirtschaftlicher ist. Hierdurch wird jedoch das Prinzip der verursachungsgerechten Zuordnung - auch ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung - in seinem Kern verletzt.
