Das Inventar ist ein detailliertes Verzeichnis der Vermögensgegenstände, Schulden und des Reinvermögens eines Unternehmens. Um ein Inventar zu erstellen, ist eine Bestandsaufnahme des Vermögens im Betrieb erforderlich. Diese Bestandsaufnahme wird als Inventur bezeichnet.
Bei der Inventur werden alle Dinge im Unternehmen nach Art, Menge und Wert erfasst. Bei der Art unterscheidet man zwischen Anlage-, Umlaufvermögen und Schulden.
Die Menge wird, je nach Beschaffenheit des Gegenstandes, durch Zählen, Messen oder Wiegen ermittelt.
Die Vermögensgegenstände werden der Art nach zusammengefasst, der Wert summiert und, entsprechend gesetzlicher Vorschriften, gegliedert. Die Zusammenfassung der Inventur, erweitert um das errechnete Reinvermögen, wird als Inventar bezeichnet.
Der Wert von Vermögensgegenständen darf maximal mit den Anschaffungs- bzw. Herstellkosten angesetzt werden. Dieses Vorgehen wird als Niederstwertprinzip bezeichnet. Abnutzbare Anlagevermögen sind um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Das Niederstwertprinzip lässt sich in ein strenges und ein gemildertes Niederstwertprinzip einteilen. Letzteres erlaubt außerplanmäßige Abschreibungen bei vorübergehender Wertminderung im Anlagevermögen, wohingegen das strenge Niederstwertprinzip die außerplanmäßige Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung im Anlage- und Umlaufvermögen generell vorschreibt. Die Bemessungsgrundlage bei der Bewertung des Umlaufvermögens bildet der Börsen- oder Marktpreis. Für das Anlagevermögen und jenes Umlaufvermögen, für welches kein Marktpreis ermittelt werden kann, ist der „beizulegende Wert“ anzusetzen.
Sachanlagen, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe dürfen, sofern sie häufig ersetzt werden und für den Betrieb von untergeordneter Bedeutung sind, nach §240 (3) HGB, gleichbleibend bewertet werden.
Die Struktur des Inventars ist gesetzlich vorgeschrieben und erfolgt in Staffelform. Es gliedert sich wie folgt:
A. Vermögen
I. Anlagevermögen
II. Umlaufvermögen
Anlagevermögen + Umlaufvermögen = Gesamtvermögen
B. Schulden
I. Langfristige Schulden
II. Kurzfristige Schulden +
Langfristige Schulden + Kurzfristige Schulden = Gesamtschulden
C. Reinvermögen (Eigenkapital)
Gesamtvermögen – Gesamtschulden = Eigenkapital
Als Anlagevermögen zählen alle Dinge, die dem längerfristigen Geschäftsbetrieb dienen und schwer liquidierbar sind. Dazu gehören Geräte, Maschinen, Grundstücke und Gebäude, aber auch immaterielles Eigentum, wie Lizenzen und Patente. Das Umlaufvermögen hingegen setzt sich zusammen aus Vermögensgegenständen, die kurzfristig im Unternehmen verbleiben und in der Regel einfach zu veräußern sind. Dazu gehören Waren, Rohstoffe, Vorräte und Forderungen gegenüber Kunden. Die Schulden bestehen aus kurz- und langfristigen Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern. Das Reinvermögen ergibt sich aus der Differenz zwischen Gesamtvermögen und Gesamtschulden. Es wird auch als Eigenkapital bezeichnet.
Im dritten Buch des Handelsgesetzbuchs legt der Gesetzgeber die Mindestanforderungen an ein Inventar fest. Im §240 (1) HGB wird die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars und dessen Inhalt verbindlich festgelegt. Demnach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Grundstücke, Forderungen, Bargeld und sonstige Vermögensgegenstände, aber auch Schulden, festzuhalten. Von dieser Pflicht sind Kaufläute, die nach § 241a HGB ein Jahresumsatz von 500.000 EUR oder ein Jahresüberschuss von 50.000 EUR nicht überschreiten, befreit.
Das Inventar muss gemäß §240 (1) und (2) HGB bei Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres, innerhalb eines angemessenen Zeitraums, aufgestellt werden. Schulden und gleichartige Vermögensgegenstände können, entsprechend §240 (4) HGB, zusammengefasst werden.
Das Inventar darf auch unter Anwendung mathematisch-statistischer Methoden anhand von Stichproben aufgestellt werden. Näheres regelt der §241 HGB.
Nach den gesetzlichen Vorschriften kann die Inventur nach verschiedenen Verfahren durchgeführt werden.
• Stichtagsinventur
• Verlegte Inventur
• Permanente Inventur
Bei der Stichtagsinventur wird die Inventur zeitnahe - zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag - vorgenommen. Wertveränderungen, die vor und nach dem Bilanzstichtag eingetreten sind, müssen hinzu- bzw. herausgerechnet werden.
Die verlegte Inventur ähnelt der Stichtagsinventur. Allerdings kann hier die Inventur bis zu drei Monate vor bzw. zwei Monate nach Ende des Geschäftsjahres erfolgen.
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand über die Lagerbuchhaltung fortlaufend ermittelt (=Soll-Bestand). Dieser muss mindestens einmal jährlich kontrolliert werden (Ist-Bestand). Differenzen werden dabei festgehalten.
Bei der Bilanz wird das Inventar weiter zusammengefasst und in Kontenform dargestellt. Dabei wird das Vermögen als Aktiva, dem Fremd- und Eigenkapital als Passiva, gegenüber gestellt.
