Als Überschuss wird ganz allgemein ein Ertragsergebnis bezeichnet, vermindert um die Summe der damit zusammenhängenden Unkosten. Der Jahresüberschuss ist ein feststehender Begriff aus der Buchhaltung. Er ist das positive Ergebnis eines Geschäftsjahres, im Gegensatz zum Jahresfehlbetrag als dem Negativergebnis. Der Unternehmer kann im Anschluss an die Feststellung des Jahresüberschusses über dessen Verwendung entscheiden.
Der Existenzgründer wird aufgrund der Unternehmensgröße in der Anfangszeit mit einer einfachen Einnahmeüberschussrechnung, auch als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezeichnet, auskommen können. Hier wird der Jahresüberschuss auf eine deutlich einfachere Art und Weise als mit der handelsrechtlichen sowie der steuerlichen Bilanz ermittelt. Wie das Wort sagt, lautet die Rechnung „Einnahmen minus Ausgaben“. Erwartungsgemäß ergibt sich dann ein Plus- oder Habensaldo, der Jahresüberschuss. Um ihn sachlich und rechnerisch genau zu ermitteln, muss der Selbstständige alle Einnahmen und Ausgaben sowohl zahlen- als auch belegmäßig erfassen. Einnahmen sind die Summe der Leistungen, die den Auftraggebern in Rechnung gestellt, und die von denen kassenwirksam, also durch Überweisung auf das Firmenkonto, beglichen worden sind. Offene, das heißt noch nicht bezahlte Rechnungen werden als Forderungen geführt, fließen jedoch bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht in den Jahresüberschuss ein. Hier werden ausschließlich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst. Auf der Ausgabenseite sind das alle betriebsbedingten Aufwendungen und Kosten. Auch sie müssen kassenwirksam ausgegeben worden sein; entweder in bar über die Firmenkasse, oder bargeldlos durch Überweisung vom Firmenkonto. Der Unternehmer muss beachten, dass nur solche Ausgaben bei der Ermittlung des Jahresüberschusses berücksichtigt werden, bei denen ein erklärbarer sowie nachvollziehbarer Zusammenhang mit der Unternehmensführung besteht. Darauf achtet das Betriebsfinanzamt besonders, weil diese steuerabzugsfähigen Ausgaben den Jahresüberschuss und somit das zu versteuernde Jahreseinkommen beeinflussen.
Die Höhe des Jahresüberschusses gibt eine erste verlässliche Aussage über den Geschäftsverlauf des neuen Unternehmens. Er ist für die Hausbank als den Kreditgeber eine gute und beruhigende Referenz dafür, dass die Geschäfte buchstäblich gut laufen. Der Jahresüberschuss in Relation zum Gesamtumsatz gibt auch erste Erkenntnisse, wie ertragreich und mit welchen Gewinnspannen beziehungsweise Gewinnmargen gearbeitet worden ist. Auf der anderen Seite erhöht sich mit steigendem Jahresüberschuss auch die Steuerlast. In der Anlage EÜR zur Jahressteuererklärung wird der Jahresüberschuss aus- und nachgewiesen. Umgangssprachlich ist er das Einkommen vor Steuern aus der Selbstständigkeit, also das zu versteuernde Einkommen. Anhand des Jahresüberschusses werden die Einkommensteuer, die anteilige Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag berechnet. Der Jahresüberschuss aus dem Unternehmen wird jetzt zum Einkommen des Existenzgründers nach Steuern. Die danach verbleibende Summe kann in etwa mit dem Nettoeinkommen eines unselbstständigen Arbeitnehmers verglichen werden. Der Gewerbetreibende muss davon die bereits bezahlten oder noch fälligen Beiträge für Kranken-, Pflege- und andere Versicherungen abziehen, die der Arbeitnehmer schon in den vergangenen Monaten regelmäßig gezahlt hat.
Ein ebenso erfreuliches wie erfolgreiches Erlebnis ist für den Existenzgründer die Überlegung, wie er seinen ersten Jahresüberschuss verwendet. Die Versuchung ist groß, ihn als Privatentnahme vom Firmen- auf das Privatkonto umzubuchen, um dort frei darüber zu verfügen. Unternehmerisch gesehen sollte der Jahresüberschuss, wie es genannt wird, im Betrieb bleiben. Das betrifft sowohl die Liquidität auf dem Firmenkonto als auch den Bestand und Erhalt des Betriebsvermögens. Möglichkeiten für eine betriebliche Verwendung des Jahresüberschusses sind:
• Ablösung eines in Anspruch genommenen Dispo-Kredites
• Außerordentliche Tilgungszahlung für ein Firmendarlehen
• Vorzeitige Ablösung eines kurzfristigen Firmenkredites
• Sparanlage als Festgeld- oder als Tagesgeldkonto mit Zinsertrag
• Zeitliches Vorziehen einer geplanten Investition in das Anlage- oder Umlaufvermögen des Unternehmens
Als ganz allgemeine Faustregel gilt der Grundsatz, dass in den ersten fünf Jahren einer Unternehmensgründung der Jahresüberschuss im Betrieb bleiben muss, also nicht privat entnommen werden darf. Das Eigenkapital wird dadurch erhöht, und der Schuldendienst für die Fremdfinanzierung dauerhaft reduziert. Das wiederum verbessert die Bonität, wenn mit der Hausbank über das nächste Finanzierungsprojekt verhandelt wird. Denn dann braucht aufgrund der guten Kapitalsituation nicht mehr ganz, sondern nur noch teilweise fremdfinanziert zu werden.
