Die umgangssprachliche Bezeichnung für den Kassenbeleg ist der Kassenbon als ausgedruckter Nachweis über den Geschäftsvorgang an der Kasse. Als Kasse oder Kassenzone wird im Einzelhandel der Ort bezeichnet, an dem die gekaufte Ware bezahlt wird. Das geschieht entweder bar oder bargeldlos. In beiden Fällen erhält der Kunde als Zahlender einen Kassenbeleg ausgehändigt. Für ihn ist das zum einen der Nachweis darüber, dass er die gekaufte Ware bezahlt hat. Zum anderen kann er aus dem Kassenbeleg ersehen, welche einzelnen Waren er in welcher Stückzahl zu welchem Preis gekauft hat. Der Kassenbeleg wird auf der sogenannten Kassenrolle ausgedruckt; eine Mehrausfertigung verbleibt beim Händler.
Der Kassenbeleg als Nachweis über die Bezahlung der gekauften Ware erfüllt in vielen Fällen nicht die Voraussetzungen einer buchhalterischen Rechnung. Oftmals entscheidet der Händler am Ort, welches Kassensystem er nutzen möchte. Der buchstäblich einfachste Kassenbeleg weist neben dem Datum nur noch den Gesamtbetrag in brutto und netto, also mit sowie ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer, aus. Einen solchen Kassenbeleg muss sich der Selbstständige im Einzelfall um eine sogenannte Quittung ergänzen lassen. Darauf wird handschriftlich vermerkt, welche Ware in welcher Stückzahl zu welchem Preis gekauft und bezahlt worden ist. Kassenbeleg und Quittung gemeinsam sind der Buchungsbeleg für die Buchhaltung. Der Kassenbeleg bis zu einem Gesamtbetrag von hundertfünfzig Euro gilt nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung als sogenannte Kleinbetragsrechnung.
Im Gegensatz zu einem internen Beleg oder zu einem Eigenbeleg ist der Kassenbeleg ein externer Buchhaltungsbeleg. So wie die Eingangsrechnung wird auch der Kassenbeleg von einem externen Unternehmen als Nachweis darüber ausgestellt, dass die verkaufte Ware oder die erbrachte Dienstleistung vom Empfänger bezahlt worden ist. Mit dem Kassenbeleg in der Hand ist der Nachweis darüber möglich, dass die mitgeführte Ware bezahlt worden ist. Üblicherweise werden auf einem Kassenbeleg Angaben zu Datum und Uhrzeit sowie zum Namen des Kassenpersonals ausgedruckt. Dieser Kassenbeleg ist ein steuerabzugsfähiger Buchungsbeleg. Wenn die gekaufte Ware im Handel am Ort bar bezahlt worden ist, dann kann gegen Vorlage des Kassenbeleges die bezahlte Summe der Bargeldkasse des Unternehmers entnommen werden. Dieser Austausch Kassenbeleg gegen Geld ist dasselbe wie die Onlineüberweisung vom Firmenkonto auf das Privatkonto. Dem Buchungsvorgang wird als Belegnachweis der Kassenbeleg beigefügt.
Besonders in größeren sowie großen Kaufhäusern mit mehreren Abteilungen und Stockwerken sollte der Kunde zu jedem gekauften und bezahlten Artikel den Kassenbeleg mitführen. Den erhält er zum Abschluss eines jeden Kaufvorganges vom Kassenpersonal ausgehändigt. Der Hausdetektiv muss dem Kunden im Einzelfall nachweisen können, dass der die infrage stehende Ware „gestohlen hat“. Im Detail bedeutet das ein Mitführen der Ware, ohne nachweisen zu können, dass sie bezahlt worden ist. Mit einem Kassenbeleg ist das denkbar einfach; ohne ihn wird die Situation schwierig. Nach dem Grundsatz „wer klagt, muss beweisen“ ist der Hausdetektiv in der Beweispflicht. Andererseits kann der Kunde ohne den Kassenbeleg eine Bezahlung nicht nachweisen. Die dadurch entstehende Pattsituation endet meistens unerfreulich; oftmals auch dann zu Lasten des Kunden, wenn der die mitgeführte Ware bezahlt hat, ohne das mit dem erhaltenen, jedoch nicht mehr paraten Kassenbeleg nachweisen zu können.
Der Jungunternehmer wird in Bezug auf Kassenbelege und die damit verbundene Buchführung kaum Probleme bekommen. Barkäufe im Einzelhandel überschreiten selten den Betrag von hundertfünfzig Euro. Die Kassenbelege gut strukturierter Einzelhändler erfüllen nahezu alle Erfordernisse einer Rechnung als Buchungsbeleg. Wenn der Kassenbeleg dürftig ist, dann erkennt das der Existenzgründer und kann sich vom Verkäufer eine ergänzende Quittung ausstellen lassen. Die muss dann mit Datum, Unterschrift sowie Firmenstempel versehen sein. Allein schon um sich diese Mühe dauerhaft zu ersparen, investiert auch der Kleinhandel am Ort in eine professionelle Kasse, die auf Knopfdruck hin einen aussagefähigen bis hin zu lückenlosen Kassenbeleg ausdruckt.
