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Kassenbericht

KassenberichtWie viel Bargeld ist in der Kasse? Diese Frage sollte ein Firmenchef oder Verantwortlicher jederzeit peinlich genau beantworten können. Als Mittel zum Zweck dient der sog. Kassenbericht, in dem sämtliche Ein- und Auszahlungen tagesgenau und chronologisch zu erfassen sind. Gesetzesgrundlage ist § 146 der Abgabenordnung in Verbindung mit § 22 des Umsatzsteuergesetzes. Innerhalb der Geschäftsbilanz zählt das Kassenbuch zu den Aktivposten, genau gesagt zum unternehmerischen Umlaufvermögen. Mehrfache Verstöße gegen die vorschriftsmäßige Führung dieser wichtigen Geschäftsunterlage können im schlimmsten Falle als Anfangsverdacht zur Steuerhinterziehung gewertet werden und sogar eine Gewerbeuntersagung nach § 35, Abs. 1, S. 1 der Gewerbeordnung nach sich ziehen. Damit nicht genug, denn wer dann noch ein bargeldintensives Geschäft führt, muss damit rechnen, dass auch die materielle Buchführung gemäß 158 AO angezweifelt wird. Ein Existenzgründer tut also gut daran, sich bereits im Vorfeld zur Tätigkeitsaufnahme mit dem Aufbau seines Kassenwesens zu beschäftigen und es transparent zu organisieren, entsprechende Kassenberichte sind übrigens im Fachhandel erhältlich.

Formale Anforderungen an den Kassenbericht

Als Datenerfassungsgerät für die Bargeldabwicklung inklusive der Belegausgabe fungiert die Geschäfts- oder Registrierkasse. Je nach Modell kann diese sogar mit dem Warenwirtschaftssystem des Unternehmens gekoppelt sein. Vom Gesetzgeber vorgeschrieben (s. § 146, Abs. 4, AO) ist zudem jeglicher Ausschluss von Manipulationsmöglichkeiten. Außerdem wurde der behördliche Druck durch die Pflicht zur Aufzeichnung aller Einzeldaten erhöht. Die rechtlichen Rahmenbedingungen dazu sind allerdings noch nicht hinreichend erfüllt. Anzuraten wäre in der Folge die Anschaffung eines sog. "geschlossenen Kassensystems", das weitgehend für eine hohe Ausfall- und Datensicherheit ausgelegt ist.
Im Kassenbericht ist somit jeder bargeldrelevante Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Zur Belegerfassung gehören unter anderem eine fortlaufende Nummer, der aussagekräftige Buchungstext, die Art der Einnahme oder Ausgabe sowie steuerliche Hinweise samt Umsatzsteuerschlüssel. Der Saldo ist als sog. "Tageslosung" zu ermitteln und fortzuschreiben. Zeitliche Verzögerungen bei der Berichterstellung sind ebenso wenig erlaubt, wie die Zusammenfassung mehrerer Tage.
Die Ergebniserfassung weiterer Nebenkassen müssen in sog. "Nebenkassenkladden" erfolgen und dem jeweiligen Kassenbericht zugeordnet sein. Seine Struktur sollte insgesamt retrograd (gegenläufig, zeitlich oder örtlich zuückliegend) aufgebaut sein. Ergänzend sei noch erwähnt, dass die Pflicht zur Einzelaufzeichnung für Belege auch bei offenen Ladenkassen erfüllt sein muss.

Etliche Stolperfallen müssen vermieden werden

Aufzeichnen bedeutet auch Aufbewahren. Dies gilt nicht nur für die Belege, sondern auch für die sog. Zählprotokolle der Tagesabrechnung(en). Die Annahme, eine rein rechnerische Kassenführung sei also ausreichend, ist definitiv falsch und könnte zu einer hinzuzurechnenden Schätzung durch die Finanz- und Steuerbehörde führen (s. § 162 AO). Nicht erlaubt zur Abrechnung sind auch elektronische Medien, z.B. Excel, da sich die Daten- und Ergebniserfassung manipulieren ließe. Die Chronologie der Ein- oder Auszahlungen ist strikt zu gewährleisten, nicht plausible Aufzeichnungen werden beanstandet.
Die mit dem Kassenbericht aufzubewahrenden Kassenbons erfüllen formaljuristisch nicht die Schriftformanforderung einer Quittung oder Rechnung nach § 14 UStG., gilt allerdings als sog. Kleinbetragrechnung, sofern die Summe die Höhe von 150 Euro nicht überschritten wird und die Vorgaben gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erfüllt. Wichtig: Das verwendete Druckpapier eines Kassenbons muss so beschaffen sein, dass er die Aufbwahrungspflicht von zehn Jahren erfüllt. Für den Kunden dient der Bon unter anderem auch als Vorlage zur Geltendmachung von Garantie- oder Gewährleistungsansprüchen. Die Vorlage allerdings ist nicht zwingend vorgeschrieben, sofern der Nachweis des Erwerbs auch anders nachgewiesen werden kann, z.B. durch einen Kreditkartenbeleg.

Buchungsvorgaben

Der Kassenbericht ist buchhalterisch ein sog. Grundbuch und daher in Kontoform nach Maßgaben der italienischen Buchführung zu führen. Darunter versteht man die Buchtrennung zwischen allen getätigten Bargeschäften sowie dem Tagebuch für alternative Kreditgeschäfte. Beide Geschäftsbücher werden am Jahresende in Hauptbuch übertragen und bilanztechnisch bewertet. Fremdwährungen müssen dabei ebenso übernommen und ausgewiesen werden. Stimmen die Kassenendbestände der Kassenberichte mit den buchhalterischen Ergebnisse der Konten nicht überein, handelt es sich beim Differenzbetag um das sog. Manko. In vielen Unternehmen werden solche Fehlbeträge durch eine vertraglich vereinbarte Haftungserweiterung der kassenberechtigten Mitarbeiter ausgeglichen.

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