Die Liquidation kann zunächst als umfassender Begriff für den Tatbestand der Beendigung der Erwerbstätigkeit eines Unternehmens verstanden werden. Sie beinhaltet dann eine planmäßige Veräußerung von Vermögensgegenständen mit dem Zweck, einen daraus resultierenden Veräußerungserlös zur Abdeckung von Gläubigeransprüchen und schließlich Anteilseigneransprüchen zu verwenden.
Der Teilliquidation liegt die Auflösung und Verflüssigung von Teilbereichen eines Unternehmens, der Totalliquidation die Veräußerung des gesamten Unternehmens zugrunde. Eine Teilliquidation kann freiwillig durch Gesellschafterbeschluß oder zwangsweise durch Geltendmachung von Gläubigersicherheitsrechten erfolgen. Sie führt in der Regel zu einer Einschränkung der wirtschaftlichen Tätigkeit, der rechtliche Fortbestand der Firma ist jedoch nicht gefährdet.
Der formellen Liquidation als einer Form der Totalliquidation liegt der formalrechtliche Vorgang des Vermögens- und Schuldenübergangs auf eine andere Rechtsform zugrunde (Einzelrechtsnachfolge).
Eine ausschließlich materielle Liquidation liegt vor, wenn nach Einstellung der wirtschaftlichen Tätigkeit eine Veräußerung des Vermögens und die Rückzahlung der Kapitaleinlagen erfolgen, ohne dass der rechtliche Rahmen des Unternehmens davon betroffen wird. Materielle Liquidationen können sowohl freiwillig als auch zwangsweise (Einzelvollstreckung durch Gläubiger) durchgeführt werden.
Während bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften materielle Liquidationen ohne formelle Liquidation möglich sind, trifft dies für vermögenslose Kapitalgesellschaften nur ausnahmsweise zu, weil hier die Löschung im Handelsregister von Amts wegen erfolgen kann.
Eine Vermögenslosigkeit wird insbesondere dann angenommen, wenn die Gesellschaft entgegen handelsrechtlicher Verpflichtungen in drei aufeinanderfolgenden Jahren ihren Jahresabschluss und mit ihm offenzulegende Unterlagen ganz oder teilweise nicht bekanntmacht und zum Handelsregister eingereicht hat und die Offenlegung auch nicht innerhalb von sechs Monaten bewirkt, nachdem das Gericht die Absicht der Löschung mitgeteilt hat.
Wird mit der materiellen Liquidation auch die Beendigung des Geschäftsbetriebs in das Handelsregister eingetragen, bedeutet dies eine materielle und zugleich formelle Liquidation.
Das Aktiengesetz unterscheidet zwischen dem formalrechtlichen Vorgang der Auflösung und der materiellen Beendigung des Geschäftsbetriebs durch den Vorgang der Liquidation oder Abwicklung. Mit der Auflösung endet der eigentliche Geschäftszweck. Die ehemals werbende Gesellschaft geht in eine Abwicklungsgesellschaft über, was nach außen durch den Zusatz i.L. (= in Liquidation) im Firmennamen dokumentiert wird.
Als gesetzliche Gründe für eine Auflösung kommen im wesentlichen in Frage:
(1) der Ablauf der in Satzung oder Gesellschaftsvertrag bestimmten Zeit,
(2) der qualifizierte Auflösungsbeschluss der Hauptversammlung oder der Gesellschafter,
(3) die gerichtliche Verfügungsentscheidung.
Der neue Rechnungsabschnitt der Abwicklung wird mit einer Liquidationseröffnungsbilanz eingeleitet. Die Aufstellung erfolgt wie bei der laufenden Jahresbilanz anhand einer körperlichen Aufnahme der Vermögensgegenstände und der Verbindlichkeiten. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu berücksichtigen.
Die Abwickler (Liquidatoren) sind im allgemeinen mit den bisherigen gesetzlichen Vertretern identisch. Allerdings sind Personen, die innerhalb der letzten fünf Jahre wegen eines Konkursdelikts bestraft worden sind oder gegen die ein Berufsverbot ergangen ist, als Liquidatoren ausgeschlossen. Die Aufgabe der Abwickler besteht darin, die laufenden Geschäfte abzuschließen, die Forderungen einzuziehen, das Vermögen zu veräußern sowie die Gläubiger zu befriedigen.
Für Kapitalgesellschaften und Genossenschaften ist zu jedem Geschäftsjahresabschluss während des Abwicklungszeitraums ein Zwischenjahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang) und ein Lagebericht zu erstellen, um den Einblick in die gegenwärtige Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu ermöglichen. Dabei soll der Lagebericht über den Stand und Fortschritt der Abwicklung informieren. Die Jahresabschlüsse sind grundsätzlich prüfungspflichtig. Das Gericht kann jedoch von einer Prüfung absehen, sofern die Verhältnisse der Gesellschaft überschaubar und die Gesellschafter- und Gläubigerinteressen gewahrt sind.
Zum Abschluss der Liquidationsperiode muss nach Handelsrecht eine Schlussbilanz und nach Aktienrecht eine Schlussrechnung (keine GuV-Rechnung), aufgestellt werden, aus der, nach vorhergegangener Befriedigung der Gläubiger aus dem Liquidationserlös, die Ansprüche der Anteilseigner an den liquiden Mitteln hervorgehen. Der Schlussrechnung kommt damit weniger der Charakter einer Statusbilanz als vielmehr der einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu. Für die GmbH und die eG ist ein solcher Abschluss zwar nicht vorgeschrieben, er muss aber, weil er für eine ordnungsgemäße Rechenschaftslegung der Liquidatoren unerlässlich ist, gefordert werden.